Quy tắc là gì?
Ở dạng đơn giản nhất, các quy tắc của Outlook là các hành động mà tài khoản email của bạn sẽ tự động thực hiện dựa trên các nguyên tắc mà bạn đã chỉ định. Có hai loại quy tắc chính mà bạn có thể tạo. Đây là các quy tắc tổ chức và quy tắc dựa trên thông báo. Các quy tắc này sẽ không có hiệu lực, có nghĩa là các quy tắc này sẽ chỉ áp dụng cho các thư chưa đọc.
- Tổ chức email của bạn - Các quy tắc này tập trung vào việc gửi và sắp xếp thư dựa trên người gửi, từ khóa chủ đề và thư mục trong tài khoản Outlook của bạn. Đây là những cách hữu ích để đưa email vào các thư mục hoặc danh mục có liên quan.
- Giữ nguyên - Các quy tắc này sẽ gửi cho bạn thông báo dựa trên tin nhắn đến của bạn. Đây là những hữu ích nếu bạn muốn nhận được thông báo của các email mới cho các thiết bị di động của bạn.
Tạo quy tắc mới trong Outlook.com
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản email Outlook.com của mình, hãy nhấp vào nút "Cài đặt", sau đó nhấp vào tùy chọn "Quản lý quy tắc" để tạo quy tắc mới.
ĐIỀU KIỆN
Đầu tiên, chúng tôi sẽ nhấp vào liên kết điều kiện để thêm điều kiện thứ hai. Hãy để chúng tôi nói rằng bất kỳ email nào từ “[email protected]” có từ “apple” trong dòng chủ đề sẽ được gửi đến thư mục có tên “Apple Email” và phải được phân loại là “QUAN TRỌNG !!!”
Làm điều này bằng cách chỉnh sửa quy tắc của bạn cho đến khi hai phần trông giống như hình ảnh bên dưới.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa bất kỳ quy tắc nào đã tạo trước đó, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào quy tắc và chỉnh sửa quy tắc trong cửa sổ bật lên. Để xóa quy tắc, chỉ cần nhấp vào thùng rác nhỏ bên cạnh quy tắc.
Tạo quy tắc từ thư email
Trang “Quản lý quy tắc” không phải là cách duy nhất để tạo quy tắc cho email của bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn tạo quy tắc dựa trên email bạn nhận được, chỉ cần tìm quy tắc trong Hộp thư đến của bạn và nhấp chuột phải vào quy tắc đó. Tiếp theo, chọn tùy chọn “Tạo quy tắc”.
Tổ chức quy tắc của bạn
Điều quan trọng cần nhớ là Outlook.com sẽ tự động chọn các quy tắc bạn xác định và triển khai chúng dựa trên thứ tự mà chúng xuất hiện trong danh sách các quy tắc của bạn. Đây là lý do tại sao điều quan trọng là tổ chức các quy tắc của bạn theo thứ tự tầm quan trọng của chúng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên lên và xuống bên cạnh các quy tắc để đặt chúng theo thứ tự nếu cần.
Giới hạn quy tắc
Bây giờ bạn đã biết cách tạo và tổ chức các quy tắc của mình, bạn cần biết rằng cũng có một số hạn chế đối với các quy tắc trong Outlook.com Web App. Có giới hạn về số lượng quy tắc bạn có thể tạo. Vì một số lý do, bạn chỉ được phân bổ 64 KB cho các quy tắc Outlook.com của bạn. Không có câu trả lời dứt khoát về số lượng quy tắc bạn có thể tạo vì quy mô của các quy tắc sẽ thay đổi dựa trên độ dài của quy tắc và số lượng điều kiện và hành động bạn đã xác định. Khi bạn đã đạt đến giới hạn của mình, Outlook.com sẽ cho bạn biết rằng bạn không thể tạo thêm bất kỳ quy tắc nào. Đây là thời điểm bạn cần hợp nhất các quy tắc hoặc xóa các quy tắc cũ không còn cần thiết nữa.
Ngoài giới hạn về số lượng quy tắc bạn được phép tạo, nếu bạn cũng sử dụng ứng dụng Microsoft Outlook dành cho máy tính để bàn với các quy tắc, bạn có thể nhận được cảnh báo rằng các quy tắc của bạn xung đột với các quy tắc trên ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bạn sẽ cần phải kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn có thể vô hiệu hóa các quy tắc xung đột hoặc xóa chúng nếu cần.
Xin chúc mừng, bây giờ bạn biết khá nhiều thứ mà bạn cần biết về việc tạo, thao tác và sử dụng các quy tắc trong Microsoft Outlook Web App. Hãy vui vẻ quản lý giao tiếp kỹ thuật số của bạn một cách dễ dàng trên Outlook.com.
