Nó không chỉ là về thư rác. Thư rác vẫn còn tồn tại, một thực tế gây phiền nhiễu của cuộc sống, nhưng có nhiều cách để đối phó với điều đó. Đó là sự nghiền nát của các email khác mà chúng tôi nhận được - cập nhật về phần mềm, lời mời tham gia sự kiện, danh sách gửi thư mà chúng tôi đã đăng ký nhưng không bao giờ nhớ hủy đăng ký - tất cả đều cần một số cách để sắp xếp, sắp xếp và gửi tin nhắn đến địa điểm thích hợp của họ, cho dù đó là thư mục được chỉ định hay thùng rác.
Chúng tôi đã nói khá nhiều về Outlook, bao gồm các thông tin cơ bản về email như soạn và gửi, cách thêm và nhận tệp đính kèm cũng như nhập danh sách liên hệ và quản lý sổ địa chỉ. Chúng tôi muốn chuyển sự chú ý của chúng tôi ngay bây giờ để hình ảnh lớn hơn, bằng cách tập trung vào quản lý hộp thư đến.
Làm chủ Hộp thư đến Outlook của bạn
Outlook có rất nhiều tính năng được tích hợp sẵn để giúp bạn lọc thư của mình vào các vị trí thích hợp. Để bắt đầu, nếu bạn nhấp chuột phải vào thư hoặc di chuột lên ruy-băng, bạn sẽ nhận thấy có một tính năng được gọi là Các bước nhanh.
Điều đầu tiên bạn cần làm là chọn Bước Nhanh mà bạn muốn tạo. Hãy làm một cách đơn giản để minh họa quan điểm của chúng ta.
Trong Bước Nhanh này, chúng tôi chọn một thư mà chúng tôi cho là linh tinh và nhấp vào Bước Nhanh, thư sẽ chuyển thư đến thư mục Misc và đánh dấu thư là Đã đọc.
Ví dụ, trong ảnh chụp màn hình này, bạn có thể loại bỏ bước mà thư được đánh dấu là đã đọc, vì vậy mọi thứ được chuyển đến thư mục khác nhưng trạng thái của nó vẫn không thay đổi.
Quy tắc cơ bản của quy tắc
Như chúng tôi đã đề cập, các bước nhanh là điều bạn hành động trong khi Quy tắc hoạt động tự động, đằng sau hậu trường, theo tiêu chí bạn chỉ định. Khi bạn nhấp vào nút “Quy tắc”, bạn nên chọn “Tạo quy tắc…” từ danh sách thả xuống.
Các điều kiện chính để tạo quy tắc khá cơ bản và thậm chí bạn không cần phải nghiên cứu sâu vào bất kỳ tùy chọn nâng cao nào, vì vậy, hãy tiếp tục và kiểm tra một số khía cạnh đơn giản hơn của chúng.
Trong hình ảnh sau đây, bạn thấy bạn có thể định tuyến thư từ những người gửi nhất định hoặc dựa trên chủ đề hoặc người được gửi. Từ đó, bạn có thể có Outlook cảnh báo bạn một cách trực quan và / hoặc với âm thanh. Bạn cũng có thể di chuyển thư đến một thư mục cụ thể, không giống như sử dụng Bước Nhanh, sẽ xảy ra mà không cần đầu vào của bạn.
Nếu bạn nhấp vào nút "Tạo quy tắc", bạn sẽ thấy hộp thoại trình hướng dẫn sau xuất hiện.
Quy tắc là đáng ngạc nhiên không biến chứng nếu bạn đã biết những gì bạn muốn các quy tắc để làm. Nhấp vào “Tùy chọn nâng cao…” và bạn sẽ thấy ý của chúng tôi. Bạn sẽ không chỉ thấy các tùy chọn từ màn hình Tạo quy tắc cơ bản, bạn sẽ tìm thấy một thế giới hoàn toàn mới về các quy tắc khác mà bạn có thể sử dụng.
Trên màn hình tiếp theo, chúng tôi chọn tùy chọn “di chuyển đến thư mục được chỉ định” và sau đó ở phía dưới, chúng tôi nhấp vào liên kết được gạch chân “di chuyển nó đến thư mục được chỉ định.” Chúng tôi sẽ hiển thị các tùy chọn cho phép chúng tôi định tuyến thư đến bất kỳ chúng tôi chọn, trong trường hợp này là "Misc".
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về tự động di chuyển thư đến một thư mục cụ thể, chúng tôi khuyên bạn nên xem bài viết này.
Xóa và bỏ qua thư email
Bạn sẽ nhận được rất nhiều e-mail mà bạn không muốn hoặc cần, cho dù nó chuyển tiếp từ một phụ huynh quá cởi mở, hay thẳng thắn spam, giữ cho hộp thư đến của bạn được thuần hóa và chuẩn bị chu đáo sẽ là một thách thức lớn nếu bạn không biết cách sử dụng các công cụ theo ý của bạn.
Như bạn có thể thấy nổi bật trên Ribbon, có một phần hoàn toàn dành cho việc xóa mọi thứ, đáng chú ý nhất là nút “Xóa” lớn và X. khổng lồ của nó. Bạn cũng có thể chỉ cần chọn tin nhắn hoặc nhóm tin nhắn và nhấp vào nút đó hoặc chạm vào "Xóa" trên bàn phím của bạn.
Các tùy chọn đáng chú ý khác là tính năng Clean Up. Nhấp vào nút "Xóa" sẽ kích hoạt menu thả xuống với các tùy chọn sau
Spam, Spam Go Away !!
Spam không nhận được cùng một loại tiêu đề mà nó từng làm vì phần lớn các bộ lọc spam hiện đại thực hiện một công việc khá tốt trong việc loại bỏ nó. Nếu bạn sử dụng Gmail hoặc các dịch vụ webmail khác, có thể bạn sẽ không thấy nhiều dịch vụ email trực tuyến, điều này không có nghĩa là bạn không có mặt ở đó, đặc biệt nếu bạn phạm sai lầm không đồng ý để cho phép công ty chia sẻ địa chỉ của bạn với các đối tác tiếp thị của họ, hoặc bạn bấm vào hộp sai và nhầm lẫn đăng ký để được vào một danh sách phân phối.
Vấn đề là, thư rác vẫn còn xảy ra, nhưng Outlook cung cấp cho bạn những cách để hy vọng giữ cho nó phần lớn được kiểm soát với các bộ lọc rác. Khi bạn nhận được một tin nhắn rõ ràng là rác hoặc spam, bạn có thể chọn tin nhắn đó rồi nhấp vào nút “Junk” để xem danh sách các tùy chọn thả xuống. Đối với các thư không mong muốn, bạn sẽ chọn "Chặn người gửi", nhưng đối với mọi thứ khác, bạn sẽ muốn điều chỉnh Tùy chọn email rác.
Giữ cho hộp thư đến của bạn nạc và có nghĩa là mất sự cống hiến và chú ý đến từng chi tiết. Thành thật mà nói, một vài quy tắc được thiết kế tốt có thể bù đắp cho rất nhiều công việc, nhưng luôn có những thách thức mới. Hãy nhớ những công cụ này - Các bước nhanh, Quy tắc, bỏ qua và bộ lọc Rác - và bạn sẽ thực hiện tốt công việc sửa đổi e-mail của mình.
Hãy nghe từ bạn ngay bây giờ. Hãy cho chúng tôi biết về các yêu thích của riêng bạn Các bước và quy tắc nhanh hoặc cách bạn xử lý spam. Diễn đàn thảo luận của chúng tôi mở cửa, vì vậy hãy cho chúng tôi biết ý kiến và câu hỏi của bạn.
