Nhưng, sau đó, làm thế nào để bạn chắc chắn rằng các trang được đánh số một cách chính xác và dễ dàng tạo ra một bảng nội dung và một chỉ mục cho toàn bộ tài liệu? Đó là nơi Word‚Äôs tính năng tài liệu chính có thể giúp đỡ. Nó cho phép bạn kết hợp nhiều tệp Word thành một tệp Word duy nhất.
Tài liệu chính là tệp Word chứa các liên kết đến một tập hợp các tệp Word riêng biệt khác, được gọi là các tệp phụ. Nội dung của các tài liệu phụ không được chèn vào tài liệu chính. Tài liệu chính chỉ chứa liên kết đến các tài liệu phụ. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa riêng các subdocuments. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cho các tài liệu phụ được tích hợp vào tài liệu chính một cách tự động. Nếu có nhiều người làm việc trên một tài liệu, tài liệu chính cho phép bạn gửi các phần khác nhau của tài liệu tới những người khác nhau để làm việc.
Trong bài viết này, chúng tôi cho bạn thấy những điều cơ bản về việc tạo một tài liệu chủ và các phần phụ từ đầu và tạo một tài liệu chủ từ các tài liệu con hiện có. Chúng tôi cũng chỉ cho bạn cách dễ dàng thêm một bảng nội dung vào đầu tài liệu chính.
Tạo tài liệu chính từ đầu
Nếu bạn đang bắt đầu một tài liệu chủ mới không có các tài liệu con hiện có, bạn có thể tạo một tài liệu con từ đầu. Để làm như vậy, hãy tạo một tài liệu Word mới, trống và lưu nó, chỉ ra trong tên tệp là tài liệu chính.
Khi bạn đã lưu tệp tài liệu chính của mình, hãy nhấp vào tab Chế độ xem và nhấp vào Phác thảo trong phần Chế độ xem tài liệu của tab.
Khi bạn đã nhập tất cả các tiêu đề bạn muốn, bấm Hiển thị tài liệu trong phần Tài liệu chính của tab phác thảo.
LƯU Ý: Khi bạn tạo tài liệu chính từ đầu, Word sẽ chèn phần ngắt liên tục trước và sau mỗi tài liệu phụ bạn tạo. Điều này có nghĩa là không có ngắt trang trong tài liệu của bạn. Bạn có thể dễ dàng thay đổi loại của mỗi phần phá vỡ.
Hình ảnh sau đây cho thấy tài liệu của bạn trông như thế nào trong chế độ phác thảo với các phần phụ được hiển thị mở rộng.
Tạo tài liệu chính bằng các tệp Word hiện có
Nếu bạn có một số tài liệu hiện có mà bạn muốn bao gồm trong tài liệu chính, bạn có thể tạo một tệp tài liệu chính mới và chèn các tài liệu hiện có làm tài liệu phụ. Để thực hiện việc này, hãy tạo một tài liệu Word mới, trống và lưu nó như chúng tôi đã đề cập trước đó khi tạo tài liệu chính từ đầu.
Nhấp vào tab Xem và sau đó nhấp vào Phác thảo trong phần Chế độ xem tài liệu. Tab Outlining trở nên khả dụng và hoạt động. Nhấp vào Hiển thị tài liệu trong phần Tài liệu chính để kích hoạt các tùy chọn bổ sung. Để thêm một tài liệu phụ vào tài liệu chính, bấm Chèn.
LƯU Ý: Nó có thể dễ dàng hơn nếu bạn lưu trữ các tệp subdocument của bạn trong cùng thư mục với tệp tài liệu chính của bạn.
LƯU Ý: Khi bạn nhập tệp Word hiện có vào tệp tài liệu chính, Word sẽ chèn một phần trang tiếp theo ngắt trước và ngắt phần liên tục sau mỗi tài liệu phụ.Một lần nữa, bạn có thể dễ dàng thay đổi loại của mỗi phần phá vỡ, nếu cần thiết.
Đối với cả hai phương pháp được thảo luận trong bài viết này để tạo tài liệu chính, khi bạn chỉnh sửa tài liệu được bao gồm trong tài liệu chính, nội dung cho tài liệu phụ đó được cập nhật trong tài liệu chính.
Tài liệu chính trong các phiên bản Word cũ hơn đôi khi làm hỏng tài liệu. Bạn có thể gặp sự cố này trong Word 2010. Xem trang web của Microsoft Answers để biết thêm thông tin.
