Người mới bắt đầu: Cách duy trì, lưu trữ và sao lưu dữ liệu của bạn trong Outlook 2013

Video: Người mới bắt đầu: Cách duy trì, lưu trữ và sao lưu dữ liệu của bạn trong Outlook 2013

Video: Kinh nghiệm cần cho intern/ fresher để pass qua phỏng vấn - Talk With Me | Lofi Chill - YouTube 2024, Tháng tư

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02

Hôm nay, chúng tôi sẽ đề cập đến nội dung Outlook "nhàm chán". Bảo trì và bảo mật, như trong, duy trì và bảo mật tệp dữ liệu Outlook 2013 của bạn - đầy đủ tất cả dữ liệu quan trọng của bạn - bằng cách sao lưu và lưu trữ dữ liệu đó.

Tính đến thời điểm này, nếu bạn đã sử dụng Outlook để soạn và gửi e-mail, và bạn đã dành thời gian để nhập địa chỉ liên hệ G-mail vào sổ địa chỉ của mình hoặc thực tế là bạn thậm chí đang sử dụng Outlook sổ địa chỉ, có nghĩa là bạn có rất nhiều dữ liệu cần bảo vệ.

Tương tự, bạn cũng có thể dành nhiều thời gian và công việc tạo lịch của mình, thêm công việc và danh sách việc cần làm và thậm chí có thể có một loạt ghi chú bạn muốn lưu.

Tất cả những điều này được lưu ý là đảm bảo rằng bạn ít nhất thỉnh thoảng sao lưu tệp dữ liệu của mình vì bất kỳ ai trong chúng ta đều có thể chứng thực, nó khá bực bội và chán nản để mất tất cả dữ liệu của bạn và phải bắt đầu lại.

Bảng điều khiển thư

Để bắt đầu, hãy xem nhanh bảng điều khiển Mail trong Windows.

Như hình ảnh hiển thị, bạn có quyền truy cập vào ba lĩnh vực chính của thiết lập Outlook của bạn. Điều đó nói rằng, nhấp vào nút "Tài khoản E-mail …" hoặc "Tệp dữ liệu …" sẽ mở cùng một cửa sổ, trên các tab tương ứng của chúng.

Trong ảnh chụp màn hình sau, chúng ta thấy tab E-mail, cho phép bạn thực hiện các thao tác trên (các) tài khoản email của bạn như sửa chữa hoặc thay đổi chúng. Bạn cũng có thể xem nơi dữ liệu được lưu trữ cho mỗi tài khoản.

Nếu bạn muốn ảnh hưởng trực tiếp đến các tệp dữ liệu này, bạn cần phải nhấp vào tab "Tệp dữ liệu". Có một số điều hữu ích bạn có thể làm ở đây.

Ví dụ: bạn có thể nhấp vào nút “Mở vị trí tệp” để xem vị trí tệp dữ liệu của bạn. Điều này rất tiện lợi vì bạn sẽ muốn biết chúng ở đâu trong trường hợp bạn cần quét và sửa chữa chúng (được thảo luận trong phần tiếp theo).

Có một tính năng thú vị khác mà bạn có thể sử dụng từ cửa sổ Cài đặt tài khoản. Nếu tập tin dữ liệu của bạn đã nhận được rất nhiều và đang chiếm nhiều không gian đĩa (một số người thu thập gigabyte trên gigabyte của e-mail cũ), sau đó bạn có thể nén nó.

Nhấp vào nút "Cài đặt" trên tab Tệp dữ liệu và sau đó nhấp vào "Nhỏ gọn ngay bây giờ" để giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn.

Bảng điều khiển Mail là cách đáng tin cậy để duy trì các tệp và hồ sơ dữ liệu của bạn, nhưng đó không phải là cách duy nhất và ứng dụng Outlook cũng sẽ cho phép bạn quản lý các hộp thư của mình. Chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn các kiểm soát này ngay sau khi chúng tôi trình bày cách sửa chữa các tệp dữ liệu của bạn.

Chạy công cụ bảo trì PST

Nếu bạn không nhận thấy bây giờ, dữ liệu Outlook được lưu trữ trong tệp.PST hoặc.OST và hầu như không có gì sai với điều đó.

Thật không may, đôi khi dữ liệu của bạn bị hỏng, không giống như nói rằng nó xấu hoặc vô vọng ngoài phục hồi, bạn chỉ cần chạy công cụ Sửa hộp thư đến đi kèm. Công cụ sửa hộp thư đến hoặc "ScanPST" sẽ quét và sửa chữa tệp thư mục cá nhân của bạn, xác thực và sửa bất kỳ lỗi nào trong khi sao lưu tệp.PST hoặc.OST bị hỏng của bạn trong trường hợp có sự cố trong quá trình khôi phục.

Có thể tìm thấy công cụ ScanPST trong thư mục cài đặt của Outlook, thường là C: Program Files Microsoft Office Office15. Khi bạn định vị nó, bấm đúp vào tiện ích ScanPST để khởi động nó.

Điều đầu tiên bạn cần làm là duyệt đến nơi tệp.PST hoặc.OST của bạn được đặt. Trong ảnh chụp màn hình sau, bạn sẽ thấy chúng nằm ở đâu trên máy tính của chúng tôi. Chúng tôi chọn một và nhấp vào “Mở”.

Nếu công cụ ScanPST tìm thấy bất kỳ lỗi nào, nó sẽ thông báo cho bạn nhiều và đề nghị sửa chữa. Nhấp vào nút aptly-có tiêu đề để bắt đầu sửa chữa nói.

Sau khi hoàn tất, công cụ ScanPST sẽ cho bạn biết rằng tệp Outlook của bạn đã được sửa chữa thành công.

Bạn có thể đóng công cụ hoặc lặp lại quy trình trên bất kỳ tệp dữ liệu nào khác nếu cần.

Tự động lưu trữ dữ liệu của bạn

Hãy lưu ý những thông tin quan trọng về cách lưu trữ và sao lưu dữ liệu của bạn tốt nhất. Điều đầu tiên chúng tôi muốn thảo luận là các tùy chọn AutoArchive của bạn. Để bắt đầu, nhấp vào tab "Tệp" trên ruy-băng để bạn thấy màn hình sau đây.

Ngay lập tức lưu ý, bạn có thể chọn tài khoản bạn muốn tham dự (nếu có) bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống nằm phía trên nút Thêm tài khoản.

Hãy nhấp vào nút "Công cụ làm sạch" và sau đó chọn "Dọn dẹp hộp thư" từ các tùy chọn. Dưới đây là những lựa chọn mà bạn sẽ thấy. Tất cả mọi thứ ở đây là dành riêng để cắt giảm chất béo từ hộp thư đến của bạn và lưu trữ các tin nhắn cũ.

Nhấp vào nút "Tự động lưu trữ" có nghĩa là Outlook sẽ tự động lưu trữ bất kỳ thư mục thư nào đã được định cấu hình như vậy. Để đặt các tùy chọn tự động lưu trữ, bạn cần phải nhấp chuột phải vào thư mục thư và chọn tab "Tự động lưu trữ".

Ở đây chúng ta thấy một cửa sổ thuộc tính thư mục đặc trưng. Tab AutoArchive sẽ cho phép bạn điều chỉnh cách thư mục được tự động lưu trữ. Lưu ý, trong ảnh chụp màn hình này, chúng tôi có thư mục được cấu hình để Tự động lưu trữ theo lịch biểu và hành động của riêng nó.

Bạn cũng có thể chỉ định thư mục để tự động lưu trữ theo cài đặt tự động lưu trữ mặc định tổng thể của Outlook.Nếu bạn đặt thư mục thành cài đặt mặc định và sau đó nhấp vào “Cài đặt lưu trữ mặc định…”, bạn sẽ thấy hộp thoại sau (vì chúng là “mặc định”, bất kỳ thay đổi nào bạn đặt ở đây sẽ áp dụng cho mọi thư mục được định cấu hình để tự động lưu trữ mặc định).

Đừng quên, bạn cũng có thể tìm thấy các cài đặt này bằng cách mở Tùy chọn và nhấp vào tiêu đề "Nâng cao".

Lưu trữ dữ liệu của bạn theo cách thủ công

Đơn giản, nếu bạn không muốn sử dụng tính năng tự động lưu trữ hoặc bạn muốn tạo điều kiện cho thủ tục lưu trữ, hãy quay lại Công cụ làm sạch được tìm thấy trên màn hình Thông tin tài khoản và nhấp vào "Lưu trữ" để mở hộp thoại sau.

Đủ dễ dàng, bạn chỉ muốn chọn thư mục bạn muốn lưu trữ, chọn ngày cho các mục lưu trữ của bạn và sau đó chọn thư mục nơi bạn muốn lưu trữ lưu trữ của mình. Vậy đó, bạn đã hoàn tất!

Sao lưu và khôi phục tệp dữ liệu Outlook của bạn

Sao lưu (các) tệp dữ liệu Outlook của bạn dễ dàng như việc sao chép các tệp.OST hoặc.PST của bạn sang ổ đĩa cứng khác, máy chủ đám mây, ổ USB hoặc một số phương tiện lưu trữ khác. Bạn có nhớ cách định vị tệp dữ liệu của mình không?

Mở bảng điều khiển Mail và nhấp vào nút "Tập tin dữ liệu". Nhấp vào “Mở vị trí tệp…” và sau đó bạn có thể sao lưu các tệp dữ liệu của mình.

Trên một lưu ý phụ, bạn có thể định vị lại vĩnh viễn các tệp dữ liệu của mình vào một vị trí trên đám mây, chẳng hạn như thư mục OneDrive hoặc Dropbox, do đó đảm bảo dữ liệu Outlook của bạn luôn được sao lưu về mặt kỹ thuật.

Để khôi phục tệp dữ liệu đã sao lưu của bạn, hãy quay lại tab Tệp và chọn “Mở tệp dữ liệu Outlook”.

Trong ảnh chụp màn hình sau, File Explorer sẽ tự động mở ra kho lưu trữ của chúng tôi, nhưng bạn rõ ràng có thể duyệt đến bất cứ nơi nào các tệp dữ liệu của bạn được đặt.

Chọn tệp bạn muốn và nhấp vào “Mở” để bạn có thể truy cập dữ liệu được lưu trong tệp. Sau khi được khôi phục, bạn sẽ có thể duyệt qua và xem các mục như bình thường.

Nếu bạn không còn cần phải truy cập vào tệp dữ liệu đã sao lưu của mình nữa, bạn có thể chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục trên cùng và chọn tùy chọn đóng.

Sao lưu và khôi phục các tệp dữ liệu phần lớn là hoạt động thủ công nhưng nếu bạn thiết lập các thư mục để tự động lưu trữ thường xuyên và chúng được lưu trữ vào một vị trí như thư mục trên đám mây thì bạn có một chút an toàn ở đó.

Cách tốt nhất để đảm bảo bạn không mất bất kỳ dữ liệu nào, tuy nhiên, thường xuyên sao lưu các tệp dữ liệu bán buôn của bạn. Bạn có muốn thêm gì không? Vui lòng cho chúng tôi biết trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi. Như thường lệ, chúng tôi mong nhận được phản hồi của bạn.

Đề xuất:

Cách tải xuống bản lưu trữ sao lưu của tất cả Gmail, Lịch, Documents và dữ liệu Google khác của bạn

Mọi người sử dụng các dịch vụ của Google đều biết rằng Google có các bản sao dữ liệu của bạn - lịch sử tìm kiếm, Gmail, lịch sử YouTube và nhiều hơn thế nữa. Nhưng bạn có biết bạn cũng có thể tải xuống bản sao dữ liệu này cho chính mình không? Đúng, thật dễ dàng.