Trước đây, chúng tôi đã đề cập đến các cách ký điện tử các tài liệu mà không cần in và quét chúng. Với quy trình này, bạn có thể ký một tài liệu kỹ thuật số và fax nó vào một doanh nghiệp - tất cả trên máy tính của bạn và không cần in bất kỳ.
Cách máy fax hoạt động (và tại sao chúng lại vô tình)
Đây không phải là dễ dàng như nó phải được. Tất cả các máy fax đều được kết nối với các đường dây điện thoại cũ. Khi bạn sử dụng máy fax tiêu chuẩn, máy fax đó sẽ thực hiện cuộc gọi đến số bạn chỉ định. Máy fax tại số đích trả lời và tài liệu được truyền qua một cuộc gọi điện thoại.
Quá trình này được phát minh trước Internet và có vẻ hơi cổ xưa vào thời điểm này. Để thực hiện fax, một người có thể nhập tài liệu, in ra, và quét nó vào máy fax gửi qua đường dây điện thoại. Người nhận fax sau đó có thể quét tài liệu fax và chuyển nó trở lại thành một tập tin kỹ thuật số. Họ đã có vòng kết nối đầy đủ - tài liệu được gửi từ một máy tính đến máy tính khác với nhiều công việc bổ sung và chất lượng hình ảnh bị mất.
Lý tưởng nhất là bạn có thể gửi tài liệu qua email hoặc phương thức trực tuyến bảo mật hơn. Nhiều doanh nghiệp coi fax là một phương thức truyền tải tài liệu an toàn, nhưng thực sự không phải - nếu ai đó đang rình mò trên đường dây điện thoại, họ có thể dễ dàng chặn tất cả các tài liệu fax.
Không có cách nào để kết nối với máy fax trực tiếp qua Internet, vì máy fax chỉ được kết nối với đường dây điện thoại. Để thực hiện fax trực tuyến, chúng tôi sẽ cần một số loại gateway chấp nhận tài liệu qua Internet và truyền tài liệu đến máy fax. Đó là nơi các dịch vụ dưới đây đến. Cung cấp cho họ tài liệu và họ sẽ thực hiện công việc gây phiền nhiễu khi quay số máy fax và gửi tài liệu của bạn qua đường dây điện thoại.
Bạn có thể fax chỉ với máy tính của bạn, nhưng…
Bạn có thể bỏ qua các dịch vụ dưới đây, tất nhiên. Microsoft Windows thậm chí còn có một ứng dụng Fax và Quét cho phép bạn gửi fax. Điều bắt buộc là bạn cần máy tính của mình được kết nối với đường dây điện thoại - có, điều này có nghĩa là bạn cần modem fax quay số. Bạn cũng cần kết nối điện thoại cố định và bạn phải yêu cầu mọi người dừng điện thoại khi bạn gửi fax, giống như trong các ngày Internet dial-up cũ. Tất nhiên, nếu bạn đang fax rất nhiều, bạn có thể trả tiền cho một đường dây điện thoại fax chuyên dụng - điều này thậm chí có thể cần thiết nếu bạn nhận được rất nhiều fax.
Điều này rõ ràng không phải là lý tưởng. Chắc chắn, nếu bạn cần gửi một số fax, hãy tiếp tục và mua một máy fax hoặc modem và nối nó với điện thoại cố định của bạn. Nhưng có thể bạn không cần phải gửi và nhận fax thường xuyên này - bạn hy vọng chỉ cần gửi fax định kỳ bất cứ khi nào bạn gặp phải một tổ chức bị kẹt trong quá khứ.
Quét tài liệu hoặc sử dụng tệp kỹ thuật số hiện có
Quá trình cơ bản rất đơn giản. Trước tiên, bạn cần phải quét tài liệu bạn muốn fax, giống như khi bạn gửi tài liệu đó qua email. nếu bạn không có máy quét nằm xung quanh, bạn có thể thử quét bằng điện thoại thông minh của bạn. Nếu tài liệu đã là một tệp trên máy tính của bạn, xin chúc mừng - bạn không phải quét bất kỳ thứ gì.
Với tài liệu hiện ở dạng kỹ thuật số, bạn có thể gửi nó cùng với một dịch vụ sẽ thực hiện công việc fax gây phiền nhiễu cho bạn.
Gửi Fax trực tuyến, miễn phí
Có rất nhiều dịch vụ fax trực tuyến trên mạng nên rất khó có thể đưa ra quyết định sáng suốt về việc chọn người nào. Điều đầu tiên cần xem xét là bạn là loại người dùng nào, tần suất bạn sẽ fax và các tính năng bạn cần.
Người dùng điện: Fax RingCentral
Nếu bạn sắp gửi fax nhạy cảm mọi lúc, hoặc bạn làm việc cho một công ty và bạn đang cố chọn dịch vụ, RingCentral Fax, một phần thuộc sở hữu của Cisco và AT & T, có lẽ là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của bạn, đặc biệt là vì chúng có rất nhiều tính năng bảo mật tuyệt vời và hỗ trợ cho nhiều người dùng với các đường fax riêng biệt.
Nó có tất cả các tính năng mà bạn có thể tưởng tượng, bao gồm tích hợp với Outlook, Google Drive, Dropbox, Box và thậm chí bạn có thể nhận được một số điện thoại miễn phí. Nó cũng có rất nhiều tính năng bảo mật hữu ích cho các doanh nghiệp hoặc những người đang truyền thông tin an toàn.
Tất nhiên, nếu bạn chỉ muốn gửi một vài fax, bạn có thể đăng ký một trong những kế hoạch giá rẻ của họ mà bắt đầu dưới $ 13 mỗi tháng … và sau đó chỉ hủy sau một hoặc hai tháng.
Người dùng không thường xuyên
Nếu bạn cần gửi fax định kỳ, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng MyFax, cho phép bạn gửi tối đa 10 trang miễn phí mà không phải trả tiền. Điều này nghe có vẻ không nhiều, nhưng nhiều trang hơn mỗi tháng so với hầu hết mọi người phải fax mỗi năm. Nếu bạn cần gửi nhiều trang hơn mỗi tháng, bạn có thể nâng cấp lên gói thông thường.
Nhận fax
Nếu bạn cần nhận fax, bạn sẽ phải đăng ký dịch vụ trả phí. Dịch vụ sẽ cần thiết lập một số điện thoại chuyên dụng cho đường dây fax của bạn và số tiền đó sẽ tốn tiền. RingCentral, MyFax và nhiều dịch vụ khác sẽ thực hiện việc này nếu bạn thanh toán.
May mắn thay, bạn nên ít nhất có thể có được một thử nghiệm miễn phí - RingCentral cung cấp 30 ngày nhận fax miễn phí, ví dụ.
Có nhiều dịch vụ fax để sử dụng và nếu bạn chỉ cần gửi fax định kỳ, bạn có thể quản lý để thực hiện việc đó miễn phí, nhưng nếu bạn muốn nhận fax, bạn sẽ cần phải đăng ký tài khoản dùng thử. Bạn luôn có thể hủy nếu muốn.
