Outlook cho phép bạn tạo và tùy chỉnh chế độ xem thư mục theo nhiều cách, như thêm và xóa cột hoặc nhóm và sắp xếp thư. Bạn cũng có thể áp dụng các quy tắc để làm cho Outlook hiển thị thư theo các cách khác nhau dựa trên các thuộc tính của chúng (như người gửi, dòng chủ đề hoặc dấu thời gian). Cái này được gọi là định dạng có điều kiện. Chúng ta hãy xem nó hoạt động như thế nào.
Cập nhật: Một trong những độc giả của chúng tôi đã lưu ý rằng định dạng có điều kiện chỉ có sẵn trên phiên bản Windows của Windows vàkhông phải phiên bản macOS. Cảm ơn, Christy!
Bắt đầu
Để bắt đầu thiết lập định dạng có điều kiện, hãy chuyển đến Chế độ xem> Xem cài đặt.
Quy tắc hoạt động như thế nào
"Quy tắc" là các điều kiện mà thông báo phải đáp ứng cho Outlook để áp dụng định dạng. Trong các quy tắc mặc định, ví dụ, quy tắc "Tin nhắn chưa đọc" được kích hoạt khi một tin nhắn được đánh dấu là chưa đọc. Khi quy tắc đó được kích hoạt, Outlook sử dụng phông chữ Segoe UI đậm, xanh dương, 11 điểm để hiển thị nó.
Outlook áp dụng các quy tắc theo thứ tự từ đầu danh sách. Quy tắc cao hơn trong danh sách được ưu tiên hơn các quy tắc giảm xuống. Điều này hoạt động như thế nào trong thực tế? Giả sử bạn có hai quy tắc, một quy tắc ở đầu danh sách thay đổi phông chữ thành màu xanh lá cây và một quy tắc thấp hơn trong danh sách thay đổi phông chữ thành màu đỏ. Nếu một thông điệp đáp ứng các điều kiện của cả hai quy tắc, phông chữ sẽ được thay đổi thành màu xanh lá cây vì quy tắc đó cao hơn trên danh sách - quy tắc đặt phông chữ thành màu đỏ sẽ bị bỏ qua.
Với các quy tắc mặc định, bạn chỉ có thể thay đổi phông chữ. Bạn không thể xóa các quy tắc mặc định hoặc di chuyển đơn đặt hàng xung quanh hoặc thay đổi các điều kiện cho quy tắc. Tuy nhiên, bạn có thể tắt quy tắc mặc định bằng cách bỏ chọn chúng trong danh sách "Quy tắc cho chế độ xem này".
Cách thêm quy tắc mới
Trong cửa sổ Định dạng có điều kiện, nhấp vào nút "Thêm". Quy tắc mới có tên “Chưa có tiêu đề” sẽ được thêm vào danh sách. Đặt tên cho quy tắc của bạn và sau đó nhấp vào nút "Điều kiện".
Để thực hiện việc này, trước tiên hãy nhấp vào nút “Từ”, mở ra sổ địa chỉ và chọn một liên hệ.
- Nó đã được chỉ định một danh mục cụ thể
- Đã đọc hoặc chưa đọc
- Nó có tệp đính kèm hoặc không có tệp đính kèm
- Nó được đánh dấu là ưu tiên cao, bình thường hoặc thấp
- Nó đã bị bạn đánh dấu, bởi người khác, không ai, hoặc được đánh dấu là hoàn thành
- Văn bản bạn đang tìm kiếm cần phù hợp với trường hợp
- Đó là một kích thước cụ thể, lớn hơn hoặc nhỏ hơn kích thước cụ thể hoặc giữa hai kích thước
Chuyển sang tab “Nâng cao” và bạn có thể tạo các điều kiện phức tạp.
Nhấp vào menu thả xuống “Điều kiện” để chọn điều kiện của bạn.
- Bất cứ lúc nào
- Hôm qua
- Hôm nay
- Ngày mai
- Trong 7 ngày qua
- Trong 7 ngày tới
- Tuần trước
- Tuần này
- Tuần tới
- Tháng trước
- Tháng này
- Tháng tiếp theo
- Trên
- Ở trên hoặc ở phía sau
- Vào hoặc trước
- Giữa
- Tồn tại
- Không tồn tại
Và các trường khác bạn có thể chọn cung cấp số lượng tùy chọn tương tự.
Chọn Điều kiện của bạn, thêm giá trị và nhấp vào nút “Thêm vào danh sách”.
Bạn có thể thiết lập nhiều điều kiện trong quy tắc để nhận những thứ cụ thể tùy thích. Muốn có thư hiển thị Outlook trong phông chữ 16pt màu đỏ nếu chúng từ một số liên lạc nhất định, nhận được trong bảy ngày qua, chứa một từ cụ thể trong chủ đề, và bao gồm tệp đính kèm? Không thành vấn đề.
Cách xóa quy tắc
Nếu bạn đã tạo quy tắc và bạn không muốn sử dụng quy tắc nữa, bạn có thể dễ dàng xóa quy tắc đó. Trong cửa sổ Định dạng có điều kiện, chọn quy tắc bạn muốn xóa và nhấp vào nút “Xóa”. Chỉ cần nhớ rằng bạn chỉ có thể xóa các quy tắc bạn đã tạo - không phải quy tắc mặc định được tích hợp sẵn của Outlook.
