Phần mềm soạn thảo văn bản là một trong những trình chỉnh sửa văn bản yêu thích của chúng tôi. Với một loạt các tính năng như vậy, Microsoft Office Word có thể trông phức tạp. Có nhiều thủ thuật và lối tắt ẩn giúp chỉnh sửa văn bản dễ dàng hơn. Dưới đây là một số mẹo tôi nghĩ sẽ giúp bạn khi bạn đang sử dụng Microsoft Word.
Mẹo và thủ thuật của Microsoft Word
1. Lựa chọn văn bản theo chiều dọc
Thông thường, chúng tôi chọn một ký tự, một từ, một câu hoặc một đoạn văn. Tất cả các lựa chọn này là các lựa chọn nằm ngang. Đôi khi bạn có thể cần chọn theo chiều dọc. Ví dụ: nếu văn bản của bạn có số ở đầu, bạn có thể chỉ muốn chọn các số để xóa chúng một lần (xem hình).
2. Giãn cách dòng mặc định
Khoảng cách dòng mặc định trong Microsoft Word 2010 là 1,15 so với 1 trong Microsoft Word 2003. Microsoft đã thay đổi khoảng cách dòng để làm cho văn bản của bạn dễ đọc hơn. Nếu bạn muốn khoảng cách dòng mặc định là 1, hãy làm theo quy trình sau:
- Trong khi trên tab Trang chủ, nhấp chuột phải vào nút Kiểu nhanh bình thường và chọn Sửa đổi
- Trong danh sách Định dạng xuất hiện, chọn Đoạn
- Trong khoảng cách, thay đổi khoảng cách dòng từ 1,15 đến 1
- Nhấp vào OK
- Chọn hộp "Tài liệu mới dựa trên mẫu này".
- Nhấp vào OK
3. Thay đổi vị trí lưu mặc định
Theo mặc định, MS Word mở thư mục Tài liệu khi bạn nhấn CTRL + S lần đầu tiên. Nếu bạn cho rằng điều này làm bạn khó chịu, bạn có thể thay đổi vị trí tệp mặc định thành một số nơi khác mà bạn thường lưu trữ tài liệu của mình.
- Nhấp vào Tệp
- Nhấp vào Tùy chọn
- Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của cửa sổ xuất hiện
- Ở phần bên phải của cửa sổ, cuộn xuống nút có nội dung “Vị trí tệp”
- Chọn Tài liệu và nhấp vào Sửa đổi
- Trong hộp thoại Lưu tệp xuất hiện, nhập hoặc chọn đường dẫn mới và bấm OK để đóng hộp thoại Lưu Tệp.
- Nhấp vào OK để đóng cửa sổ.
4. Thay đổi phông chữ mặc định
Phông chữ mặc định cho tài liệu mới trong MS Word 2010 là Calibri. Mặc dù phông chữ là tốt cho xem trực tuyến, nó tạo ra vấn đề khi in. Bạn có thể đang sử dụng Times New Roman hoặc Arial cho các lệnh in. Một phương pháp là thay đổi phông chữ theo cách thủ công mỗi lần sau khi bạn đã nhập tài liệu. Nhưng sau đó, nó sẽ liên quan đến việc định dạng lại tài liệu. Một phương pháp khác là thay đổi phông chữ mặc định.
- Nhấp chuột phải vào nút Kiểu nhanh thông thường trên tab Trang chủ.
- Nhấp vào Sửa đổi
- Trong hộp thoại xuất hiện, nhấp vào Định dạng… để mở trình đơn thả xuống và chọn Phông chữ
- Trong hộp thoại Phông chữ, chọn phông chữ bạn muốn sử dụng với mọi tài liệu.
- Thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác mà bạn muốn như kích thước phông chữ, v.v.
- Nhấp vào OK
- Nhấn vào đây để chọn "Tài liệu mới dựa trên mẫu này"
- Bấm OK để đóng hộp thoại Sửa đổi.
5. Di chuyển hàng văn bản trong bảng
Đôi khi khi bạn đang làm việc trên bàn, bạn có thể muốn di chuyển một hoặc nhiều hàng trong bảng lên hoặc xuống mà không phải thay đổi định dạng bảng. Một phương pháp là dán bản sao nhưng có nguy cơ định dạng.
Một phương pháp khác là sử dụng ALT + SHIFT + phím mũi tên lên để di chuyển toàn bộ hàng lên. Tương tự, để di chuyển toàn bộ hàng xuống, hãy sử dụng phím mũi tên ALT + SHIFT + DN. Lưu ý rằng bạn phải chọn hàng trước khi bạn có thể di chuyển nó bằng cách sử dụng phím ALT + SHIFT + Mũi tên. Phương pháp này đảm bảo định dạng không bị quấy rầy.
6. Thay đổi nhanh khoảng cách dòng
Đôi khi cần phát sinh rằng bạn phải thay đổi khoảng cách giữa các đoạn văn khác nhau. Dưới đây là các phím tắt:
CTRL + 1 -> Thay đổi giãn cách dòng thành 1
CTRL + 2 -> Thay đổi giãn cách dòng thành 2
CTRL + 5 -> Thay đổi giãn cách dòng thành 1.5
Lưu ý rằng bạn chỉ cần đặt con trỏ trên đoạn cần được tạo kiểu. Bạn không cần phải chọn đoạn văn.
7. Nhanh chóng thêm biên giới vào đoạn văn
Nếu bạn muốn thêm đường viền cho một số đoạn văn, bạn có thể sử dụng hộp thoại Đường viền và Bóng mờ. Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn chỉ là thêm đường viền dưới cùng vào văn bản / đoạn văn, bạn có thể làm điều đó bằng cách thêm ba ký tự đặc biệt và nhấn Enter.
Nhấn - (dấu gạch ngang) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch dưới 3/4 điểm
Nhấn _ (gạch dưới) ba lần và nhấn Enter để vẽ một đường gạch chân dưới 1,5 điểm
Nhấn ~ (dấu ngã) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch dưới ngoằn ngoèo
Nhấn * (dấu hoa thị) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền gạch dưới chấm chấm
Nhấn = (bằng) ba lần và nhấn Enter để vẽ đường viền kép
8. Tìm định dạng đặc biệt
Bạn có thể tìm thấy văn bản được định dạng đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tìm văn bản hoặc văn bản được đánh dấu có phông chữ là Times New Roman. Bạn cũng có thể tìm kiếm chữ in đậm hoặc in nghiêng. Có nhiều tùy chọn hơn khi bạn sử dụng tùy chọn Tìm.
- Nhấn CTRL + F để mở cửa sổ Tìm. Trong Word 2010 nó xuất hiện ở phía bên trái của cửa sổ.
- Nhấp vào hình tam giác hướng xuống bên cạnh kính lúp và nhấp vào Tìm nâng cao…
- Trong hộp thoại Tìm xuất hiện, nhấp vào Thêm.
- Bạn có thể thấy nhiều tùy chọn trong Định dạng.
- Khi bạn chọn bất cứ thứ gì, nó sẽ xuất hiện trong hộp văn bản “Find What”. Khi bạn nhấp vào, Tìm tiếp theo mà không cần nhập bất kỳ thứ gì vào hộp văn bản “Tìm gì”, nó sẽ tìm kiếm định dạng bạn đã chọn. Ví dụ, bạn có thể chọn Font và trong hộp thoại Font, chọn một font và các thuộc tính của nó (đậm, in nghiêng, vv).
9.Hợp nhất định dạng khi dán qua tài liệu
Khi bạn sao chép mọi thứ từ một tài liệu khác và dán nó vào tài liệu hiện tại, bạn sẽ muốn văn bản được sao chép khớp với định dạng của tài liệu hiện tại. Trong khi bạn có thể định dạng thủ công mỗi khi bạn sao chép văn bản từ các tài liệu khác sang tài liệu hiện tại, bạn cũng có thể đặt dán mặc định để hợp nhất định dạng sao cho văn bản được sao chép từ các nguồn khác có được định dạng của tài liệu hiện tại.
- Để đặt định dạng mặc định, hãy nhấp vào hình tam giác hướng xuống dưới Dán tab Trang chủ
- Nhấp vào Đặt dán mặc định
- Trong cửa sổ xuất hiện, Chọn Kết hợp đích trong 1] Khi dán trong cùng một tài liệu và 2] Khi dán giữa các tài liệu.
- Nhấp OK để đóng cửa sổ
10. Sao chép chỉ định dạng
Đôi khi bạn có thể muốn áp dụng một định dạng đã tồn tại từ một phần của tài liệu của bạn đến một phần khác. Bạn có Format Painter cho mục đích này. Sử dụng Format Painter có thể gây khó chịu khi xử lý các tài liệu dài. Đây là một phương pháp dễ sử dụng hơn.
Nhấn CTRL + SHIFT + C thay vì CTRL + C. Điều này sẽ chỉ sao chép định dạng và để lại văn bản.
Di chuyển đến đích nơi định dạng sẽ được áp dụng. Chọn văn bản sẽ áp dụng định dạng nào. Nhấn CTRL + SHIFT + V để dán định dạng vào vùng chọn.
Trên đây là một số mẹo và thủ thuật của Microsoft Word giúp bạn làm việc trên trình chỉnh sửa dễ dàng. Nếu bạn có bất cứ điều gì để chia sẻ, hãy sử dụng phần bình luận.
