Làm thế nào để nhận được nhiều nhất của Slack để tăng năng suất nhóm của bạn

Đúng như tên gọi của nó, Slack là một công cụ tuyệt vời để nhận bất kỳ “slack” nào có thể bị bỏ sót bất cứ khi nào bạn cố gắng phối hợp nhiều người trên một dự án, trang web hoặc nỗ lực mã hóa.

Khi bạn đăng ký bằng lời nhắc ở trên, bạn sẽ có khả năng tự động tạo kênh Slack mới hoặc tham gia một kênh đã thuộc sở hữu của bạn.

Việc thiết lập dễ dàng như đặt tên cho phòng trò chuyện và xác nhận email của bạn, và nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bạn sẽ thấy một cửa sổ trông giống như sau:

Và bất kỳ nhân viên hoặc trợ lý dự án nào sẽ nhận được email như thế này ngay sau khi tên của họ được thêm vào danh sách thành viên.

Để bắt đầu cài đặt mọi thứ phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm của bạn, bạn có thể quản lý tên kênh của mình hoặc tạo tên mới cùng với tin nhắn trực tiếp và nhóm riêng tư thông qua thanh bên. Nếu chưa có ai tham gia kênh, bạn có thể sử dụng nút "Mời mọi người" lớn nằm ở cuối thanh bên để bắt đầu điền không gian cuộc họp của bạn.

Khi người mới được mời và đăng ký, bạn tạo một cuộc trò chuyện mới với họ chỉ bằng cách nhấp vào dấu cộng được đánh dấu bên cạnh loại phiên trò chuyện hoặc nhắn tin cá nhân mà bạn muốn bắt đầu:

Bất kỳ người dùng hoặc hồ sơ nào đã được thêm vào các cuộc trò chuyện của bạn trong suốt quá trình thành viên Slack của bạn có thể được quản lý như một phần của Thư mục nhóm, được chọn từ menu phía trên bên phải, được hiển thị bên dưới:

Khi ở đây, bạn sẽ được cung cấp thông tin tổng quan chung về những người là thành viên của nhóm Slack, cũng như tóm tắt những người dùng có quyền truy cập vào cuộc trò chuyện nào. Bạn có thể thay đổi những điều này theo người bạn muốn trong mỗi cuộc trò chuyện và bất kỳ ai bị chặn khỏi một kênh cụ thể sẽ không thể xem phòng họ bị lật đổ khỏi danh sách ở thanh bên của trung tâm truyền thông chính của họ.

Image

Cho dù bạn đang quản lý toàn bộ kênh hay chỉ được người quản lý mời, trình đơn Tùy chọn là nơi bạn có thể quản lý các tác vụ quan trọng như chỉ đường và cách bạn nhận thông báo hoặc chỉ định cách công cụ tìm kiếm của bạn xử lý các yêu cầu cụ thể.

Trong tab “Hồ sơ & tài khoản” (nằm bên dưới Tùy chọn), bạn có thể chuyển đổi các cài đặt như mức độ bảo mật được đính kèm vào hồ sơ của bạn thông qua xác thực hai yếu tố, cũng như nhiều thứ khác như múi giờ bạn đang ở. là nơi bạn có thể tùy chỉnh chính xác cách thức và nơi bạn nghe về những gì đang diễn ra trong các kênh bạn đã đăng ký, từ trò chuyện chung trong cửa sổ trò chuyện chính để hướng các tin nhắn chứa các tệp quan trọng.

Đây cũng là nơi bạn có thể xem tổng quan về thống kê mà kênh Slack của bạn đăng trên bất kỳ tuần, ngày hoặc tháng cụ thể nào và so sánh hoặc tương phản cách một thành viên hoạt động chống lại người khác dựa trên số liệu như tần suất đăng, dung lượng lưu trữ được sử dụng, và tham gia tổng thể vào cộng tác nhóm.

Nếu bạn quản lý nhiều tài khoản cùng một lúc, bất kỳ nhóm nào bạn đã đăng nhập sẽ tự động xuất hiện bên dưới tên của bạn mỗi lần bạn đăng nhập. Nếu bạn muốn tạo cuộc trò chuyện riêng tư ngoài tầm với của đám đông, bạn có thể làm như vậy bằng cách tạo nhóm "riêng tư", chỉ những thành viên trong nhóm bạn mời mới có thể xem bất kỳ nội dung nào được đăng trong phòng bị loại trừ.

Lưu ý rằng trừ khi bạn chỉ định khác, Slack sẽ tự động sao lưu và lưu toàn bộ tất cả các cuộc hội thoại được giữ trong nền tảng của nó (tối đa 10.000 tin nhắn cho người dùng miễn phí, không giới hạn cho những người đã đăng ký gói Standard hoặc Plus).

Một mặt, điều này có thể hữu ích cho các thành viên trong nhóm cần tìm kiếm một chuỗi mã cụ thể hoặc ý tưởng xếp hàng để được chăm sóc, nhưng mặt khác nó cũng là mối quan tâm về quyền riêng tư hợp lệ mà một số chủ sở hữu trang web có thể muốn xem xét trước khi thoát tùy chọn theo mặc định.

Ở góc trên cùng bên phải là nơi bạn sẽ tìm thấy các công cụ hữu ích khác như thanh Tìm kiếm, nút thông tin (hiển thị thông tin và số liệu thống kê về kênh hiện tại) và thanh “Đề cập” (được ký hiệu bởi dấu “@”), sẽ hiển thị danh sách tất cả các lần tên người dùng của bạn bị gắn cờ trong trò chuyện trong trường hợp bạn bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào đã được gửi theo cách của bạn.

Image

Tích hợp về cơ bản là cách ưa thích của Slack đề cập đến các plugin, nhưng với các tùy chọn phong phú và đa dạng trong bộ phận này, công ty có thể được tha thứ vì cố gắng đặt ra ngoài những gì còn lại ở đó.

Bạn có thể làm mọi thứ từ thử nghiệm ứng dụng web mới của mình trong mọi trình duyệt chính để lên kế hoạch cho phiên làm việc động não tiếp theo của bạn trong Trello tất cả thông qua hệ thống thông báo trong Slack. Điều này có nghĩa là ít thông báo hơn làm tắc nghẽn màn hình giật gân trên điện thoại của bạn và có nhiều thời gian hơn để tổ chức nhóm của bạn và tăng tốc độ cho mọi thứ.

Image

Bạn có thể tùy chỉnh các thông báo tải mà người dùng nhìn thấy khi họ đăng nhập vào mỗi phòng. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn tự mình chuẩn bị bất kỳ thứ gì, nền tảng đã được trang bị một chuỗi các thông điệp nhanh chóng, đơn giản và đầy cảm hứng có thể giúp tinh thần của nhóm của bạn được nâng lên và năng suất ở mức cao nhất mọi thời đại.