Các hướng dẫn dưới đây áp dụng cho Microsoft Word, PowerPoint, Excel và Access 2016, nhưng quá trình này sẽ tương tự như trong các phiên bản Office khác gần đây.
Bảo vệ mật khẩu của Microsoft Office an toàn như thế nào?
Các tính năng bảo vệ bằng mật khẩu của Microsoft Office đã nhận được một đoạn rap tồi trong quá khứ. Từ Office 95 đến Office 2003, lược đồ mã hóa rất yếu. Nếu bạn có tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu với Office 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, mật khẩu có thể dễ dàng và nhanh chóng bỏ qua bằng phần mềm bẻ khóa mật khẩu có sẵn rộng rãi.
Với Office 2007, Microsoft trở nên nghiêm túc hơn về bảo mật. Office 2007 đã chuyển sang Chuẩn mã hóa nâng cao (AES) bằng khóa 128 bit. Điều này được coi là an toàn và có nghĩa là Office hiện sử dụng mã hóa thực, mạnh để bảo vệ tài liệu của bạn khi bạn đặt mật khẩu. Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng mã hóa PDF và thấy rằng nó sử dụng mã hóa AES 128 bit trên Office 2016, quá.
Có hai điều quan trọng bạn cần phải chú ý. Đầu tiên, chỉ mật khẩu mã hóa đầy đủ tài liệu mới được bảo mật. Văn phòng cũng cho phép bạn đặt mật khẩu để "Hạn chế chỉnh sửa" của một tệp - theo lý thuyết, cho phép mọi người xem tệp nhưng không chỉnh sửa tệp mà không có mật khẩu. Loại mật khẩu này có thể dễ dàng bị bẻ khóa và xóa, cho phép mọi người chỉnh sửa tệp.
Ngoài ra, mã hóa của Office chỉ hoạt động tốt nếu bạn đang lưu vào các định dạng tài liệu hiện đại như.docx. Nếu bạn lưu vào các định dạng tài liệu cũ hơn như.doc - tương thích với Office 2003 và trước đó - Office sẽ sử dụng phiên bản mã hóa cũ hơn, không an toàn.
Tuy nhiên, miễn là bạn đang lưu tệp của mình ở định dạng Office hiện đại và sử dụng tùy chọn "Mã hóa bằng mật khẩu" thay vì tùy chọn "Hạn chế chỉnh sửa", tài liệu của bạn phải được bảo mật.
Làm thế nào để mật khẩu bảo vệ tài liệu văn phòng
Để bảo vệ mật khẩu tài liệu Office, trước tiên hãy mở tài liệu đó trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Nhấp vào menu “Tệp” ở góc trên bên trái của màn hình. Trên ngăn Thông tin, hãy nhấp vào nút “Bảo vệ tài liệu” và chọn “Mã hóa bằng mật khẩu”.
Nút này chỉ được đặt tên là "Bảo vệ tài liệu" trong Microsoft Word, nhưng nó được đặt tên tương tự như trong các ứng dụng khác. Tìm "Protect Workbook" trong Microsoft Excel và "Protect Presentation" trong Microsoft PowerPoint. Trong Microsoft Access, bạn sẽ chỉ thấy nút "Mã hóa bằng mật khẩu" trên tab Thông tin. Các bước sẽ hoạt động tương tự.
LƯU Ý: Nếu bạn chỉ muốn hạn chế chỉnh sửa tài liệu, bạn có thể chọn "Hạn chế chỉnh sửa" tại đây, nhưng như chúng tôi đã nói, điều đó không phải là rất an toàn và có thể dễ dàng bị bỏ qua. Bạn nên mã hóa toàn bộ tài liệu nếu có thể.
Cảnh báo: Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu nếu bạn quên mật khẩu của mình, vì vậy hãy giữ mật khẩu an toàn! Microsoft khuyên bạn nên viết tên của tài liệu và mật khẩu của tài liệu và giữ nó ở nơi an toàn.
Lần sau khi bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy hộp "Nhập mật khẩu để mở tệp". Nếu bạn không nhập mật khẩu chính xác, bạn sẽ không thể xem tài liệu.
Cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu
Bạn cũng có thể xuất tài liệu Office sang tệp PDF và mật khẩu bảo vệ tệp PDF đó. Tài liệu PDF sẽ được mã hóa bằng mật khẩu bạn cung cấp. Điều này hoạt động trong Microsoft Word, Excel và PowerPoint.
Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu, nhấp vào nút menu “Tệp” và chọn “Xuất”. Nhấp vào nút “Tạo PDF / XPS” để xuất tài liệu dưới dạng tệp PDF.
Khi bạn hoàn tất, hãy nhập tên cho tệp PDF và nhấp vào nút “Xuất bản”. Văn phòng sẽ xuất tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.
Cảnh báo: Bạn sẽ không thể xem tệp PDF nếu bạn quên mật khẩu. Hãy nhớ theo dõi hoặc bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp PDF của mình.
Tính năng này có thể giúp bảo vệ các tài liệu đặc biệt nhạy cảm, đặc biệt khi bạn lưu trữ chúng trên ổ đĩa USB hoặc trong một dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Microsoft OneDrive.
Mã hóa toàn bộ đĩa như Mã hóa thiết bị và BitLocker trên PC Windows hoặc FileVault trên máy Mac an toàn hơn và không gây đau đớn cho việc bảo vệ tất cả tài liệu trên máy tính của bạn, tuy nhiên, đặc biệt nếu máy tính của bạn bị đánh cắp.
