Làm thế nào để bảo vệ tài liệu và tập tin PDF với chủ sở hữu và mật khẩu người dùng trong LibreOffice

Mục lục:

Làm thế nào để bảo vệ tài liệu và tập tin PDF với chủ sở hữu và mật khẩu người dùng trong LibreOffice
Làm thế nào để bảo vệ tài liệu và tập tin PDF với chủ sở hữu và mật khẩu người dùng trong LibreOffice

Video: Làm thế nào để bảo vệ tài liệu và tập tin PDF với chủ sở hữu và mật khẩu người dùng trong LibreOffice

Video: Làm thế nào để bảo vệ tài liệu và tập tin PDF với chủ sở hữu và mật khẩu người dùng trong LibreOffice
Video: Cách Sắp Xếp Icon Trên Desktop Win 10, 11 - YouTube 2024, Tháng Ba
Anonim
Có hai cách để bảo vệ tệp PDF: mật khẩu chủ sở hữu và mật khẩu người dùng. Chúng tôi sẽ giải thích mục đích của từng mục và chỉ cho bạn cách áp dụng chúng vào tệp PDF của bạn.
Có hai cách để bảo vệ tệp PDF: mật khẩu chủ sở hữu và mật khẩu người dùng. Chúng tôi sẽ giải thích mục đích của từng mục và chỉ cho bạn cách áp dụng chúng vào tệp PDF của bạn.

Chủ sở hữu hoặc Quyền, mật khẩu cho phép bạn áp dụng quyền đối với tệp PDF. Ví dụ: nếu bạn không muốn cho phép một tệp PDF được in hoặc các trang được trích xuất, bạn có thể chọn những gì bạn muốn cho phép và không cho phép và áp dụng mật khẩu chủ sở hữu cho tệp PDF. Mật khẩu chủ sở hữu cũng có thể được gọi là mật khẩu chính. Đó là những gì cho phép bạn thay đổi các quyền đó.

Mật khẩu Người dùng, hoặc Mở, cho phép bạn yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để xem cả PDF. Nếu họ không nhập đúng mật khẩu, tệp PDF sẽ không mở.

Có một số dịch vụ trực tuyến để bảo vệ các tệp PDF, chẳng hạn như PDFProtect, nhưng nếu bạn muốn thêm mật khẩu vào tài liệu nhạy cảm, có thể bạn không cảm thấy thoải mái khi tải lên dịch vụ mà bạn không biết. Vì vậy, chúng tôi sẽ tập trung vào tùy chọn ngoại tuyến tốt nhất trong hướng dẫn này.

Chúng tôi đã giới thiệu cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Word nhưng chỉ thêm mật khẩu người dùng. Không có tùy chọn để thêm mật khẩu chủ sở hữu. Chúng tôi đã thực hiện một số nghiên cứu và thấy rằng tùy chọn tốt nhất để bảo vệ tệp PDF của bạn ngoại tuyến là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ tài liệu Microsoft Word hoặc LibreOffice Writer bằng mật khẩu và cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu từ tài liệu.

LƯU Ý: Chúng tôi sử dụng tệp Word trong ví dụ của chúng tôi, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự với tài liệu LibreOffice Writer (tệp.odt). Bạn cũng có thể mở các tệp PDF trong LibreOffice. Chúng mở trong LibreOffice Draw, ngay cả khi bạn đang ở trong Writer, Calc hoặc Impress, nhưng thủ tục để bảo vệ mật khẩu trong Draw giống như trong các chương trình LibreOffice khác và được mô tả trong phần “Cách chuyển đổi tài liệu thành Tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu”bên dưới. Bạn sẽ chuyển đổi tệp PDF không được bảo vệ thành mật khẩu được bảo vệ.

Cách thêm mật khẩu mở và quyền vào tài liệu

Trước khi bạn bắt đầu, hãy tải xuống LibreOffice và cài đặt nó, hoặc bạn có thể tải xuống phiên bản di động nếu bạn không muốn cài đặt LibreOffice. Mở LibreOffice Writer và sau đó mở một tệp Word. Nhấp vào mũi tên xuống trên nút "Lưu" trên thanh công cụ và chọn "Lưu dưới dạng" từ trình đơn thả xuống.

Trên hộp thoại Lưu dưới dạng, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay thế tài liệu gốc. Nếu bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ dưới dạng tệp mới, hãy nhập tên khác cho tệp trong hộp "Tên tệp". Để mật khẩu bảo vệ tài liệu, hãy chọn hộp "Lưu bằng mật khẩu". Sau đó, nhấp vào "Lưu".
Trên hộp thoại Lưu dưới dạng, điều hướng đến nơi bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ thay thế tài liệu gốc. Nếu bạn muốn lưu tài liệu được bảo vệ dưới dạng tệp mới, hãy nhập tên khác cho tệp trong hộp "Tên tệp". Để mật khẩu bảo vệ tài liệu, hãy chọn hộp "Lưu bằng mật khẩu". Sau đó, nhấp vào "Lưu".
Nếu bạn đang thay thế tệp gốc, hộp thoại Xác nhận lưu dưới dạng sẽ hiển thị. Nhấp vào “Có” để thay thế tệp.
Nếu bạn đang thay thế tệp gốc, hộp thoại Xác nhận lưu dưới dạng sẽ hiển thị. Nhấp vào “Có” để thay thế tệp.
Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, bạn có thể chỉ định hai loại mật khẩu, giống như mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho tệp PDF. Để yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để xem tài liệu (như mật khẩu người dùng), hãy nhập mật khẩu vào ô “Nhập mật khẩu để mở” và hộp “Xác nhận mật khẩu” trong “Mật khẩu mã hóa tệp”. Nếu bạn cũng muốn bảo vệ tài liệu chống lại việc chỉnh sửa (như mật khẩu chủ sở hữu), hãy nhấp vào “Tùy chọn” ở giữa hộp thoại và nhập mật khẩu vào ô “Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa” và hộp “Xác nhận mật khẩu” bên dưới Mật khẩu chia sẻ tệp.
Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, bạn có thể chỉ định hai loại mật khẩu, giống như mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho tệp PDF. Để yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để xem tài liệu (như mật khẩu người dùng), hãy nhập mật khẩu vào ô “Nhập mật khẩu để mở” và hộp “Xác nhận mật khẩu” trong “Mật khẩu mã hóa tệp”. Nếu bạn cũng muốn bảo vệ tài liệu chống lại việc chỉnh sửa (như mật khẩu chủ sở hữu), hãy nhấp vào “Tùy chọn” ở giữa hộp thoại và nhập mật khẩu vào ô “Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa” và hộp “Xác nhận mật khẩu” bên dưới Mật khẩu chia sẻ tệp.
LƯU Ý: Mật khẩu chia sẻ tệp chỉ hoạt động cho tài liệu LibreOffice Writer, không phải tài liệu Word. Nếu bạn muốn sử dụng mật khẩu chia sẻ tệp, hãy lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp.odt, đây là tùy chọn đầu tiên trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng" trên hộp thoại Lưu dưới dạng được mô tả ở trên.
LƯU Ý: Mật khẩu chia sẻ tệp chỉ hoạt động cho tài liệu LibreOffice Writer, không phải tài liệu Word. Nếu bạn muốn sử dụng mật khẩu chia sẻ tệp, hãy lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp.odt, đây là tùy chọn đầu tiên trong danh sách thả xuống "Lưu dưới dạng" trên hộp thoại Lưu dưới dạng được mô tả ở trên.

Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa tự động khiến tài liệu mở ở chế độ chỉ đọc. Nếu bạn muốn mở tệp ở chế độ chỉ đọc theo mặc định mà không cần mật khẩu, hãy chọn hộp “Mở tệp chỉ đọc” và để trống các hộp mật khẩu bên dưới Mật khẩu chia sẻ tệp.

Nhấp vào “OK”.

Nếu bạn đã áp dụng mật khẩu mở cho tài liệu, lần sau khi bạn mở tệp, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mở.

Nếu tệp của bạn là tài liệu LibreOffice Writer (.odt) và bạn đã gán Mật khẩu Chia sẻ Tệp cho nó, tài liệu sẽ được mở ở chế độ chỉ đọc. Để chỉnh sửa tài liệu, nhấp vào nút "Chỉnh sửa tài liệu" trong thanh màu vàng.
Nếu tệp của bạn là tài liệu LibreOffice Writer (.odt) và bạn đã gán Mật khẩu Chia sẻ Tệp cho nó, tài liệu sẽ được mở ở chế độ chỉ đọc. Để chỉnh sửa tài liệu, nhấp vào nút "Chỉnh sửa tài liệu" trong thanh màu vàng.
Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu chia sẻ tệp để có thể sửa đổi tệp.
Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu chia sẻ tệp để có thể sửa đổi tệp.
Image
Image

Cách chuyển đổi tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Bạn cũng có thể chuyển đổi tài liệu Word hoặc tài liệu LibreOffice thành tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu và áp dụng mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho nó. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu và sau đó chọn “Xuất dưới dạng PDF” từ trình đơn Tệp.

Trên hộp thoại Tùy chọn PDF, nhấp vào tab "Bảo mật".
Trên hộp thoại Tùy chọn PDF, nhấp vào tab "Bảo mật".
Theo File Encryption and Permission, ban đầu có "No open password set" (mật khẩu người dùng) và "No password password set" (mật khẩu chủ). Để đặt các mật khẩu này, hãy nhấp vào “Đặt mật khẩu”.
Theo File Encryption and Permission, ban đầu có "No open password set" (mật khẩu người dùng) và "No password password set" (mật khẩu chủ). Để đặt các mật khẩu này, hãy nhấp vào “Đặt mật khẩu”.
Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, trong Đặt mật khẩu mở, nhập mật khẩu người dùng hai lần sẽ được yêu cầu để xem tệp PDF.Trong Đặt mật khẩu quyền, hãy nhập mật khẩu chủ sở hữu sẽ ngăn tệp PDF được in, chỉnh sửa hoặc có nội dung được trích xuất từ đó. Nhấp vào “OK”.
Trên hộp thoại Đặt mật khẩu, trong Đặt mật khẩu mở, nhập mật khẩu người dùng hai lần sẽ được yêu cầu để xem tệp PDF.Trong Đặt mật khẩu quyền, hãy nhập mật khẩu chủ sở hữu sẽ ngăn tệp PDF được in, chỉnh sửa hoặc có nội dung được trích xuất từ đó. Nhấp vào “OK”.

LƯU Ý: Bạn không phải sử dụng cả hai mật khẩu, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện bảo mật cao hơn. Tệp PDF chỉ có một trong hai mật khẩu được áp dụng (một trong hai) không an toàn như một mật khẩu được áp dụng cả hai. Planet PDF giải thích lý do tại sao hai mật khẩu tốt hơn một mật khẩu khi bảo mật các tệp PDF.

Image
Image

Bạn được trả lại hộp thoại Tùy chọn PDF và trạng thái của (các) mật khẩu bạn đặt hiển thị bên dưới nút Đặt mật khẩu. Nếu bạn chọn đặt mật khẩu quyền (chủ sở hữu), các tùy chọn ở bên phải của hộp thoại sẽ hoạt động. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai in tài liệu hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu, hãy chọn “Không được phép” trong mục In và Thay đổi. Nếu bạn chỉ muốn giới hạn loại in và các thay đổi có thể thực hiện, hãy chọn tùy chọn khác trong mục In và Thay đổi. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai sao chép nội dung từ tệp PDF của mình, hãy đảm bảo chọn hộp kiểm “Bật sao chép nội dung”. Đối với mục đích trợ năng, bạn nên chọn hộp kiểm “Bật quyền truy cập văn bản cho công cụ trợ năng”. Nhấp vào “Xuất”.

Đề xuất: