Chủ sở hữu hoặc Quyền, mật khẩu cho phép bạn áp dụng quyền đối với tệp PDF. Ví dụ: nếu bạn không muốn cho phép một tệp PDF được in hoặc các trang được trích xuất, bạn có thể chọn những gì bạn muốn cho phép và không cho phép và áp dụng mật khẩu chủ sở hữu cho tệp PDF. Mật khẩu chủ sở hữu cũng có thể được gọi là mật khẩu chính. Đó là những gì cho phép bạn thay đổi các quyền đó.
Mật khẩu Người dùng, hoặc Mở, cho phép bạn yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để xem cả PDF. Nếu họ không nhập đúng mật khẩu, tệp PDF sẽ không mở.
Có một số dịch vụ trực tuyến để bảo vệ các tệp PDF, chẳng hạn như PDFProtect, nhưng nếu bạn muốn thêm mật khẩu vào tài liệu nhạy cảm, có thể bạn không cảm thấy thoải mái khi tải lên dịch vụ mà bạn không biết. Vì vậy, chúng tôi sẽ tập trung vào tùy chọn ngoại tuyến tốt nhất trong hướng dẫn này.
Chúng tôi đã giới thiệu cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Word nhưng chỉ thêm mật khẩu người dùng. Không có tùy chọn để thêm mật khẩu chủ sở hữu. Chúng tôi đã thực hiện một số nghiên cứu và thấy rằng tùy chọn tốt nhất để bảo vệ tệp PDF của bạn ngoại tuyến là bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách bảo vệ tài liệu Microsoft Word hoặc LibreOffice Writer bằng mật khẩu và cách tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu từ tài liệu.
LƯU Ý: Chúng tôi sử dụng tệp Word trong ví dụ của chúng tôi, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự với tài liệu LibreOffice Writer (tệp.odt). Bạn cũng có thể mở các tệp PDF trong LibreOffice. Chúng mở trong LibreOffice Draw, ngay cả khi bạn đang ở trong Writer, Calc hoặc Impress, nhưng thủ tục để bảo vệ mật khẩu trong Draw giống như trong các chương trình LibreOffice khác và được mô tả trong phần “Cách chuyển đổi tài liệu thành Tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu”bên dưới. Bạn sẽ chuyển đổi tệp PDF không được bảo vệ thành mật khẩu được bảo vệ.
Cách thêm mật khẩu mở và quyền vào tài liệu
Trước khi bạn bắt đầu, hãy tải xuống LibreOffice và cài đặt nó, hoặc bạn có thể tải xuống phiên bản di động nếu bạn không muốn cài đặt LibreOffice. Mở LibreOffice Writer và sau đó mở một tệp Word. Nhấp vào mũi tên xuống trên nút "Lưu" trên thanh công cụ và chọn "Lưu dưới dạng" từ trình đơn thả xuống.
Nhập mật khẩu để cho phép chỉnh sửa tự động khiến tài liệu mở ở chế độ chỉ đọc. Nếu bạn muốn mở tệp ở chế độ chỉ đọc theo mặc định mà không cần mật khẩu, hãy chọn hộp “Mở tệp chỉ đọc” và để trống các hộp mật khẩu bên dưới Mật khẩu chia sẻ tệp.
Nhấp vào “OK”.
Nếu bạn đã áp dụng mật khẩu mở cho tài liệu, lần sau khi bạn mở tệp, bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu mở.
Cách chuyển đổi tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu
Bạn cũng có thể chuyển đổi tài liệu Word hoặc tài liệu LibreOffice thành tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu và áp dụng mật khẩu người dùng và chủ sở hữu cho nó. Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu và sau đó chọn “Xuất dưới dạng PDF” từ trình đơn Tệp.
LƯU Ý: Bạn không phải sử dụng cả hai mật khẩu, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện bảo mật cao hơn. Tệp PDF chỉ có một trong hai mật khẩu được áp dụng (một trong hai) không an toàn như một mật khẩu được áp dụng cả hai. Planet PDF giải thích lý do tại sao hai mật khẩu tốt hơn một mật khẩu khi bảo mật các tệp PDF.
Bạn được trả lại hộp thoại Tùy chọn PDF và trạng thái của (các) mật khẩu bạn đặt hiển thị bên dưới nút Đặt mật khẩu. Nếu bạn chọn đặt mật khẩu quyền (chủ sở hữu), các tùy chọn ở bên phải của hộp thoại sẽ hoạt động. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai in tài liệu hoặc thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu, hãy chọn “Không được phép” trong mục In và Thay đổi. Nếu bạn chỉ muốn giới hạn loại in và các thay đổi có thể thực hiện, hãy chọn tùy chọn khác trong mục In và Thay đổi. Nếu bạn không muốn bất kỳ ai sao chép nội dung từ tệp PDF của mình, hãy đảm bảo chọn hộp kiểm “Bật sao chép nội dung”. Đối với mục đích trợ năng, bạn nên chọn hộp kiểm “Bật quyền truy cập văn bản cho công cụ trợ năng”. Nhấp vào “Xuất”.