Văn phòng đã làm việc phía sau hậu trường để giúp giữ cho kích thước tệp nhỏ. Loại tệp DOCX mới hơn về cơ bản hoạt động như một tệp ZIP, nén nội dung của tệp. Hình ảnh và văn bản xuất hiện nhiều lần trong tài liệu chỉ được lưu trữ một lần trong tệp thực tế. Vì vậy, ít nhất là trong các phiên bản ứng dụng Office gần đây hơn, bạn sẽ thấy rằng kích thước tệp lớn thường là kết quả của việc có nhiều hình ảnh khác nhau trong tài liệu của bạn.
Tin tốt là các ứng dụng Office cũng cung cấp một số công cụ hữu ích để giữ cho các kích thước hình ảnh đó được kiểm tra. Trong bài viết này, chúng tôi đang sử dụng Office 2016 (cụ thể hơn, Word 2016) làm ví dụ của chúng tôi. Nhưng bạn sẽ tìm thấy cùng một công cụ mà chúng ta thảo luận trong các ứng dụng Office khác, như Excel và PowerPoint và trong các phiên bản trước của Office sẽ quay lại ít nhất Office 2010.
Nén ảnh trong tài liệu văn phòng của bạn
Bước đầu tiên bạn nên làm trong cố gắng để giảm kích thước tập tin của một tài liệu với hình ảnh là để nén những hình ảnh. Mỗi ứng dụng Office cung cấp một công cụ hữu ích để thực hiện điều đó. Chúng tôi đang sử dụng Word ở đây (và đó là những gì chúng tôi sẽ đề cập đến trong các bước sau), nhưng bạn sẽ tìm thấy các tính năng trong cùng một vị trí trong các ứng dụng Office khác.
Trong tài liệu của bạn, nhấp vào bất kỳ hình ảnh nào để chọn nó. Nhấp vào trình đơn Định dạng xuất hiện trên thanh công cụ Office khi bạn chọn một hình ảnh.
Xóa thông tin chỉnh sửa khỏi ảnh
Các ứng dụng Office cung cấp tất cả các công cụ chỉnh sửa ảnh tuyệt vời được tích hợp ngay. Khi bạn sử dụng chúng, Word giữ lại ảnh gốc và theo dõi các chỉnh sửa bạn đã thực hiện để bạn có thể hoàn tác chúng hoặc quay lại ảnh gốc nếu cần. Nếu bạn hài lòng với cách bạn đã định dạng hình ảnh của mình, tất cả thông tin chỉnh sửa đã lưu chỉ làm tăng kích thước tệp của bạn. Nếu việc nén ảnh trong tài liệu của bạn không giảm kích thước tệp xuống đủ xa, bạn cũng có thể xóa Word để xóa thông tin định dạng đã lưu. Một lần nữa, bạn có thể muốn lưu tài liệu dưới dạng tệp mới trước khi bắt đầu để bạn có thể hoàn nguyên về tài liệu gốc nếu cần.
Khi tài liệu của bạn mở, hãy nhấp vào menu Tệp.
Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã lấy tệp Word (“Tệp 1.docx” trong hình ảnh sau) chứa khoảng 20 hình ảnh chất lượng tốt và có kích thước gần 48 MB. Nhiều ảnh trong số đó đã bị cắt, một số đã được thay đổi kích cỡ và một số đã được chỉnh sửa theo những cách khác. Sau khi nén hình ảnh và xóa thông tin định dạng đã lưu, tệp mới (“Tệp 2 (nén).docx” trong hình ảnh sau) hiện chỉ dưới 35 MB, giảm khoảng 27% kích thước tệp. Và để minh họa nén được xây dựng ở định dạng DOCX, chúng tôi cũng nén tệp đó. Như bạn có thể thấy, sự khác biệt về kích thước giữa các tệp nén và giải nén là không đáng kể.
