Khi nào tìm và thay thế định dạng hữu ích?
Có nhiều cách để sử dụng Tìm và Thay thế để định dạng, nhưng khi nào bạn nên cân nhắc sử dụng Tìm và Thay thế thay vì áp dụng các thay đổi định dạng thủ công hoặc sử dụng các tùy chọn khác như Định dạng Họa sĩ?
Đôi khi, việc áp dụng các thay đổi định dạng theo cách thủ công có ý nghĩa. Ví dụ: nếu bạn cần thay đổi màu của tất cả văn bản hoặc xóa tất cả các phiên bản văn bản in đậm trong tài liệu của mình, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn tất cả (Ctrl + A) rồi áp dụng thay đổi bạn muốn. Nếu bạn cần phải kiểm soát những gì được thay đổi và những gì không chính xác hơn, bạn có thể tốt hơn là đi qua tài liệu của bạn và thực hiện những thay đổi đó bằng tay.
Tuy nhiên, có những lúc Tìm và Thay thế có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách áp dụng các thay đổi định dạng nhanh hơn và dễ dàng hơn định dạng thủ công. Bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế để tìm kiếm và thay đổi cả định dạng ký tự và đoạn văn.
Dưới đây là một vài ví dụ khi nó có thể hữu ích:
- Bạn đã sử dụng một loại định dạng ký tự trong toàn bộ tài liệu của mình và muốn thay đổi nó thành một loại định dạng khác. Ví dụ: giả sử bạn đã sử dụng chữ nghiêng để nhấn mạnh và giờ bạn muốn xóa định dạng đó.
- Bạn có một từ hoặc cụm từ cụ thể mà bạn muốn áp dụng (hoặc thay đổi) định dạng ký tự. Ví dụ: giả sử bạn lặp lại cụm từ "Little Red Riding Hood" trong toàn bộ tài liệu của bạn và bây giờ bạn đã quyết định bạn muốn cụm từ đó sử dụng phông chữ và văn bản màu đỏ khác.
- Bạn đã sử dụng một định dạng đoạn cụ thể (căn chỉnh, thụt đầu dòng, khoảng cách, v.v.) và bạn muốn thay đổi điều đó. Ví dụ: giả sử bạn đặt các đoạn cụ thể được căn chỉnh sang bên trái và có một thụt đầu dòng cụ thể và bây giờ bạn muốn loại bỏ thụt đầu dòng và căn giữa đó căn chỉnh các đoạn đó.
Bây giờ có, với một số tầm nhìn xa, bạn có thể thiết lập các kiểu ký tự và đoạn văn và sau đó áp dụng chúng một cách nghiêm ngặt trong suốt tài liệu của bạn. Điều đó sẽ làm thay đổi một số điều này dễ quản lý hơn. Nhưng khi tầm nhìn xa nhìn về phía sau, Find and Replace có thể giúp bạn hoàn thành công việc.
Sẵn sàng để xem nó trong hành động?
Sử dụng Tìm và Thay thế để Thay đổi Định dạng Ký tự
Khi tìm kiếm và thay thế định dạng, bạn có thể tạo tìm kiếm cho các loại định dạng cụ thể hoặc bạn có thể làm điều đó kết hợp với tìm kiếm văn bản (thậm chí bạn có thể tìm kiếm và kết hợp nó với ký tự đại diện để tinh chỉnh thêm tìm kiếm của mình).
Nếu bạn muốn làm việc với chỉ định dạng ký tự
Nếu bạn muốn tìm kiếm định dạng mà không kèm theo văn bản, thật dễ dàng. Hãy lấy ví dụ từ trước đó, nơi chúng tôi đã quyết định chúng tôi muốn xóa các lần xuất hiện văn bản in nghiêng. Kích hoạt hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách chuyển đến Trang chủ> Thay thế hoặc nhấn Ctrl + H.
Trên các Thay thế tab, bấm vào để đặt điểm chèn của bạn trong "Tìm gì" hộp. Tiếp theo, nhấp vào trình đơn thả xuống “Định dạng” và chọn tùy chọn “Phông chữ”.
Ở bất kỳ mức nào, bây giờ bạn đã sẵn sàng để tìm kiếm. Nhấn nút “Tìm tiếp theo” để Word định vị và làm nổi bật sự xuất hiện tiếp theo của bất kỳ nội dung nào bạn đang tìm kiếm. Ở đây, nó đã tìm thấy từ được in nghiêng tiếp theo của chúng ta. Nhấp vào nút "Thay thế" để thực hiện thay đổi. Nhấn “Tìm tiếp theo” để tìm lần xuất hiện tiếp theo và lặp lại. Nếu bạn cảm thấy may mắn, bạn cũng có thể nhấn nút “Thay thế tất cả” để Word tiếp tục và thay thế mọi thứ mà bạn tìm thấy mà không cần phải kiểm tra từng trang, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên lưu hoặc sao chép tài liệu trước khi thực hiện việc này.
Nếu bạn muốn làm việc với định dạng ký tự và văn bản
Đủ dễ dàng, nhưng nếu bạn muốn làm việc với cả định dạng và văn bản cùng một lúc thì sao? Hãy lấy một ví dụ lớn hơn.
Giả sử bạn đã hoàn thành việc nhập và định dạng báo cáo và tên công ty là "Lorem Incorporated", bạn đã áp dụng màu đậm, in nghiêng và màu phông chữ màu xanh để nhấn mạnh. Tài liệu của bạn trông giống như sau:
Kích hoạt hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách chuyển đến Trang chủ> Thay thế hoặc nhấn Ctrl + H.
Nhập “Lorem Incorporated” vào ô “Find What”. Nhấp vào nút "Thêm" để mở rộng tùy chọn Tìm và thay thế nếu chúng chưa được hiển thị.
Tiếp theo gõ “Lorem Inc.” vào ô “Replace With”. Nhấp lại vào nút “Định dạng” và sau đó nhấp vào “Phông chữ”.
Sử dụng Tìm và Thay thế để Thay đổi Định dạng Đoạn
Bạn cũng có thể sử dụng Tìm và Thay thế để làm việc với định dạng cấp đoạn văn và nó hoạt động khá giống với cách làm việc với định dạng cấp ký tự. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để tìm và thay thế định dạng ký tự và đoạn văn bản cùng một lúc nếu bạn muốn.
Nhưng hãy lấy một ví dụ đơn giản hơn để xem nó hoạt động như thế nào. Giả sử chúng tôi đã sao chép và dán một số đoạn từ một tài liệu Word khác để sử dụng trong tài liệu của chúng tôi. Trong tài liệu của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng khoảng cách dòng chuẩn mà không có khoảng trống bổ sung nào trước đoạn văn và khoảng cách 8pt sau đoạn văn.
Vì một lý do nào đó, tài liệu mà chúng tôi đang viết các đoạn văn được thiết lập để sử dụng khoảng trống 18pt cả trước đây và sau đoạn văn. Chúng tôi đang dán văn bản có định dạng vì chúng tôi muốn giữ nguyên định dạng cấp ký tự như văn bản in đậm.
Kết quả không đẹp vì đoạn mà chúng tôi sao chép và dán có nhiều không gian hơn trước và sau không gian hơn các đoạn khác của chúng tôi.
Bạn đoán nó - Tìm và Thay thế để giải cứu. Kích hoạt lại từ Trang chủ> Thay thế hoặc bằng cách nhấn Ctrl + H.
Đặt điểm chèn của bạn vào hộp “Tìm gì”, mở menu thả xuống “Định dạng” và chọn tùy chọn “Đoạn”.
Lần này, hãy thiết lập định dạng bạn muốn sử dụng để thay thế. Chúng tôi sẽ đi với mặc định của Word không có khoảng cách trước và sau 8pt - giống như trong phần còn lại của tài liệu của chúng tôi. Nhấp vào “OK” khi bạn thiết lập.
Bạn có thể tinh vi hơn nhiều với các tìm kiếm của mình so với các ví dụ đơn giản mà chúng tôi đã cung cấp ở đây. Bạn có thể kết hợp nhiều loại định dạng ký tự và đoạn văn khác nhau thành một tìm kiếm. Bạn thậm chí có thể sử dụng các ký tự đại diện và các ký tự đặc biệt khác để sáng tạo hơn với văn bản cụ thể mà bạn tìm thấy. Nhưng điều đó là đủ để bạn bắt đầu!
