chú thích: Thông tin sau đây bao gồm tất cả các phiên bản của Outlook từ 2013-2019, bao gồm Outlook 365. Nó cũng chỉ áp dụng nếu bạn đang kết nối với máy chủ Microsoft Exchange và bao gồm nếu bạn kết nối với Hotmail hoặc Outlook.com. Nếu bạn kết nối với một dịch vụ khác, như Gmail hoặc máy chủ thư cá nhân, bạn có thể định cấu hình các tùy chọn này, nhưng Outlook sẽ bỏ qua chúng.
Tại sao Outlook không hiển thị tất cả thư của tôi?
Khi bạn cài đặt Microsoft Office, nó sẽ kiểm tra kích thước đĩa của bạn để đảm bảo bạn có đủ không gian để cài đặt tất cả các ứng dụng. Nó cũng sử dụng kiểm tra đó để đặt tham số trong Outlook xác định số lượng thư sẽ được tải xuống máy cục bộ của bạn, dựa trên các kích thước đĩa sau:
- Nhỏ hơn hoặc bằng 32 GB: Outlook giữ lại một tháng email trên hệ thống của bạn.
- Từ 32 đến 64 GB (không bao gồm): Outlook giữ lại ba tháng email.
- Bằng hoặc lớn hơn 64 GB: Outlook giữ lại 12 tháng email.
Microsoft thực hiện điều này vì thư chiếm dung lượng trên đĩa cứng của bạn và nếu bạn chỉ có một đĩa cứng nhỏ, có thể bạn sẽ không muốn phần lớn nó chứa một vài tệp lớn mà ai đó đã gửi email cho bạn hai năm trước. Outlook vẫn tải xuống tất cả các cuộc hẹn, danh sách liên hệ, công việc và mọi thứ khác trên lịch của bạn. Giới hạn này chỉ ảnh hưởng đến thư của bạn (và nguồn cấp dữ liệu RSS của bạn).
Nếu tài khoản thư của bạn sử dụng máy chủ Microsoft Exchange (như Hotmail, Microsoft Live, O365 hoặc nhiều hệ thống thư của công ty), thì thông số này sẽ xác định lượng thư được tải xuống máy tính của bạn. Nếu bạn đang sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ thư khác, như Google hoặc Yahoo, Outlook bỏ qua thông số này và tải xuống tất cả thư của bạn.
Thư của tôi ở đâu và tôi truy cập bằng cách nào?
Tin vui là thư của bạn không đi đâu cả; nó vẫn còn trên máy chủ email của bạn. (Nếu bạn không chắc chắn một máy chủ email là gì, câu trả lời ngắn gọn là nó là một máy tính mạnh mẽ với một đĩa cứng lớn mà nhà cung cấp email của bạn lưu trữ tất cả thư của bạn. Chúng tôi đã viết một câu trả lời dài hơn, đáng đọc.) Bạn có thể truy cập thư của mình bất kỳ lúc nào (miễn là bạn có quyền truy cập internet) hoặc thông qua Outlook hoặc, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn, thông qua giao diện web.
Để xem thư của bạn trong Outlook, hãy cuộn xuống cuối thư mục. Nếu có nhiều email hơn trên máy chủ email, bạn sẽ thấy một thông báo cho bạn biết.
Nếu bạn có Office 365, bạn cũng có thể truy cập email của mình thông qua ứng dụng web Outlook. Vì ứng dụng web về cơ bản chỉ là một cửa sổ trong Exchange Server, nên nó sẽ hiển thị cho bạn tất cả các email của bạn. Nếu bạn đang sử dụng Outlook tại cơ quan, người hỗ trợ CNTT của bạn sẽ có thể giúp bạn truy cập vào ứng dụng web Outlook. Nếu bạn đang ở nhà, hãy truy cập Office.com và đăng nhập tại đó. Bạn có thể truy cập Outlook - và mọi ứng dụng web khác mà bạn có quyền truy cập - sau khi bạn đã đăng nhập.
Tôi có thể thay đổi giá trị mặc định không?
Có, bạn có thể. Trong Outlook, hãy chuyển đến Tệp> Cài đặt tài khoản và sau đó chọn “Cài đặt tài khoản” từ trình đơn thả xuống.
Trong cửa sổ Thay đổi tài khoản mở ra, bạn sẽ thấy rằng "Sử dụng Chế độ trao đổi bộ nhớ cache" được bật. Bạn phải hãy bật tùy chọn này, nếu không, sẽ không có thư nào được tải xuống máy tính của bạn. Di chuyển thanh trượt “Mail to keep” sang khoảng thời gian bạn muốn.
Các tùy chọn là:
- Ba ngày
- Một tuần
- Ba tuần
- Mot thang
- Ba tháng
- Sáu tháng
- Một năm
- Hai năm
- Năm năm
- Tất cả các
Lưu ý: Các tùy chọn ba ngày, một tuần và hai tuần không khả dụng trong Office 2013, nhưng chúng có trong các phiên bản sau.
Chọn “Tất cả” nếu bạn muốn Outlook tải tất cả thư của bạn xuống máy tính hoặc chọn bất kỳ giá trị nào phù hợp với bạn. (Nếu bạn không thể thay đổi thanh trượt thì quản trị viên của bạn có thể đã đặt giá trị này một cách có chủ ý và ngăn bạn thay đổi nó.)
Khi bạn đã thực hiện lựa chọn của mình, hãy nhấp vào “Tiếp theo” và Outlook cảnh báo bạn rằng lựa chọn đó cần phải khởi động lại.
