Hầu hết các dịch vụ lưu trữ đám mây đều cung cấp một cách để phục hồi các tệp thông qua web và nhiều dịch vụ cho phép bạn hoàn tác các thay đổi đối với tệp của mình và nhận lại các phiên bản cũ hơn. Nhưng họ chỉ giữ những tập tin cũ quá lâu.
Xóa và thay đổi đồng bộ ngay lập tức
Khi bạn sử dụng một dịch vụ như Dropbox để lưu trữ các tệp quan trọng của bạn, một "bản sao chính" của các tệp của bạn được lưu trữ trên các máy chủ của dịch vụ. Mỗi lần bạn xóa hoặc sửa đổi tệp, chương trình đồng bộ hóa các thay đổi của bạn với máy chủ và những thay đổi đó đồng bộ hóa trên các máy tính khác của bạn.
Càng xa càng tốt. Nhưng điều này có nghĩa là, nếu bạn vô tình xóa một tệp, tệp đó sẽ bị xóa ngay lập tức khỏi các máy tính khác của bạn. Nếu bạn sửa đổi một tệp, tệp đó sẽ thay đổi trên tất cả các máy tính khác của bạn. Nếu máy tính của bạn bị nhiễm phần mềm độc hại và phần mềm độc hại đó bị nén với tệp của bạn thì phiên bản giả mạo sẽ đồng bộ hóa với các máy tính khác của bạn. Nếu chương trình đồng bộ hóa có lỗi và vô tình xóa một số tệp, chúng cũng sẽ bị xóa trên các máy tính khác của bạn.
Bản sao tệp của bạn trên máy chủ từ xa không đủ điều kiện làm bản sao lưu ngoại vi và chúng sẽ giúp bảo vệ tệp của bạn nếu tất cả phần cứng của bạn bị hỏng hoặc bị đánh cắp. Nhưng những thay đổi xảy ra ngay lập tức và các tệp cũ chỉ được lưu giữ quá lâu.
Có nhiều cách để xóa các tệp đã xóa đó và hoàn nguyên về các bản sao cũ của các tệp của bạn nhưng chúng bị giới hạn.
Bao lâu bạn có thể xóa các tập tin đã xóa
Khi bạn xóa các tệp khỏi dịch vụ lưu trữ trên đám mây, chúng sẽ được gửi đến Thùng rác (trên Windows) hoặc Thùng rác (trên máy Mac). Đó là tin tốt - nếu ứng dụng đồng bộ hóa tệp của bạn quyết định xóa một số tệp, chúng sẽ nằm trên máy tính của bạn, sẵn sàng để được khôi phục.
Nhưng bạn có thể kết thúc việc dọn sạch Thùng rác hoặc Thùng rác mà không nhận thấy. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải khôi phục chúng từ trang web của dịch vụ lưu trữ đám mây.
Dropbox chỉ giữ các tệp đã xóa trong 30 ngày, vì vậy bạn sẽ phải thông báo rằng tệp đã bị xóa và khôi phục tệp trước đó. Người đăng ký Pro có “Lịch sử phiên bản mở rộng” có thể khôi phục tệp trong tối đa một năm.
Các dịch vụ khác rộng rãi hơn. Google Drive dường như không bao giờ tự động xóa các tệp đã xóa khỏi thùng rác. OneDrive xóa các tệp sau một năm nhưng sẽ tự động bắt đầu xóa các tệp cũ nhất sau ba ngày nếu Thùng rác đầy.
Ổ iCloud Drive của Apple không cung cấp bất kỳ cách nào để lấy lại tệp đã xóa - thậm chí không phải thùng rác hoặc thùng rác. Nó chỉ phụ thuộc vào bạn có các bản sao lưu Time Machine cục bộ.
Bao lâu bạn có thể hoàn nguyên tập tin đã sửa đổi
Dịch vụ lưu trữ đám mây cũng giữ các phiên bản trước của tệp. Nếu bạn - hoặc một chương trình trên máy tính của bạn - sửa đổi các tệp này, bạn có thể lấy lại chúng bằng cách hoàn nguyên về phiên bản cũ của tệp. Bạn cũng có thể thực hiện điều này từ trang web của dịch vụ - nhấp chuột phải vào tệp và chọn tùy chọn thích hợp để xem danh sách các phiên bản cũ hơn của các tệp bạn có thể sử dụng.
Như với thùng rác hoặc thùng rác, vấn đề là các dịch vụ sẽ không giữ các phiên bản cũ này mãi mãi. Họ mất không gian, sau khi tất cả.
Dropbox chỉ giữ ảnh chụp nhanh các phiên bản trước của các tệp của bạn trong 30 ngày. Bạn sẽ cần tính năng "Lịch sử phiên bản mở rộng" trả phí để nhận các phiên bản trước đó kéo dài hơn. Google Drive cũng giữ các phiên bản cũ hơn của các tệp của bạn trong 30 ngày.
OneDrive của Microsoft chỉ cung cấp cho tài liệu Office và iCloud Drive của Apple không cung cấp nó. Cả hai đều phụ thuộc vào bạn có bản sao lưu cục bộ.
Thực hiện sao lưu cục bộ thông thường để giữ cho tệp của bạn an toàn
Giải pháp thực sự ở đây - một giải pháp đảm bảo bạn luôn có bản sao lưu của bất kỳ tệp quan trọng nào mà bạn có thể vô tình xóa hoặc sửa đổi, ngay cả khi dịch vụ lưu trữ đám mây bạn chọn không phải là tạo bản sao lưu cục bộ.
Bạn không cần bất cứ điều gì ưa thích hoặc phức tạp. Chỉ cần kết nối ổ cứng bên ngoài mỗi tuần một lần hoặc lâu hơn và chạy công cụ sao lưu của hệ điều hành của bạn. Trên Windows 7, đó là Windows Backup. Trên Windows 8, 8.1 hoặc 10, đó là Lịch sử tệp - nếu bạn đang sử dụng Lịch sử tệp, hãy chắc chắn rằng nó cũng đang sao lưu thư mục lưu trữ trên đám mây của bạn. Trên máy Mac, đó là Time Machine. Miễn là bạn đang đồng bộ hóa nội dung lưu trữ đám mây với PC, công cụ sao lưu sẽ tạo một bản sao của những tệp đó và lưu trữ chúng trên ổ đĩa sao lưu.
Bạn có thể không bao giờ phải chạm vào các bản sao lưu này nếu dịch vụ lưu trữ đám mây của chúng tôi không gặp bất kỳ vấn đề gì, nhưng bạn sẽ biết ơn về bản sao lưu bổ sung nếu bạn cần. Nếu bạn lưu trữ các tệp quan trọng trong lưu trữ đám mây, hãy đảm bảo bạn có bản sao lưu cục bộ - chỉ trong trường hợp.
