Cách tạo và tùy chỉnh chế độ xem thư mục trong Outlook
Video: Cách tạo và tùy chỉnh chế độ xem thư mục trong Outlook
Video: Những Việc bạn nên làm sau khi cài xong Win 10 | Tips for 2021 - YouTube 2024, Tháng tư
2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-01-12 05:34
Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, thì cơ hội là bạn dành rất nhiều thời gian giao dịch với email, có lẽ hầu hết trong Microsoft Outlook. Bạn nên dành chút thời gian để Outlook có thể hiển thị thông tin bạn cần. Đối với email, cách tốt nhất để làm điều này là với chế độ xem thư mục. Đây là cách chúng hoạt động.
Xem thư mục là gì?
Mọi nơi bạn giữ email trong Outlook - dù đó là hộp thư đến, các mục đã gửi, lưu trữ, các mục đã xóa hoặc bất kỳ nơi nào khác - là một thư mục. Mỗi thư mục này trông giống nhau theo mặc định, với các cột chứa siêu dữ liệu về email, như người gửi, chủ đề, ngày và giờ nhận được, v.v. Outlook nhóm các email theo ngày (với thư mới nhất ở trên cùng), các kiểu thư chưa đọc bằng văn bản màu xanh đậm và hiển thị các thư bạn đã đọc bằng phông chữ màu đen thông thường.
Đây là chế độ xem thư mục mặc định.
Nhưng bạn có thể thay đổi chế độ xem đó nếu muốn. Bạn có thể tạo một chế độ xem khác nhau cho mỗi thư mục hoặc bạn có thể tạo chế độ xem thư mục mà bạn thích và áp dụng cho mỗi thư mục. Outlook thậm chí còn có một số chế độ xem tích hợp thay thế mà bạn có thể bắt đầu.
Cách thay đổi chế độ xem tích hợp khác
Để bắt đầu, hãy thay đổi một trong các chế độ xem được tích hợp khác bằng cách nhấp vào Chế độ xem> Thay đổi chế độ xem.
Chế độ xem Nhỏ gọn là chế độ xem mặc định mà mọi thư mục đều sử dụng, nhưng bạn có thể thay đổi thành một trong hai thư mục còn lại:
Độc thân: Thao tác này sẽ xóa nhóm Theo ngày và hiển thị tất cả thư của bạn trong một danh sách đơn giản.
Xem trước: Điều này (phần nào phản trực giác) loại bỏ bảng Preview.
Image
Cách tùy chỉnh chế độ xem hiện tại
Bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem thư mục hiện tại bằng cách nhấp vào Xem> Xem cài đặt.
Chúng tôi sẽ thay đổi các cột được hiển thị và cài đặt sắp xếp làm ví dụ. Nhấp vào “Cột” để mở cửa sổ Hiển thị cột.Chọn "Đề cập" ở cột bên phải, nhấp vào nút "Xóa", sau đó nhấp vào "OK".Quay lại cửa sổ Cài đặt chế độ xem nâng cao, nhấp vào nút "Sắp xếp" để mở cửa sổ Sắp xếp.Trong trình đơn thả xuống “Sắp xếp các mục theo”, chọn “Từ” và sau đó nhấp vào “OK”.Giờ hãy nhấp vào “OK” trên Cài đặt chế độ xem nâng cao. Chế độ xem thư mục hiện đã thay đổi để cột "Đề cập" bị ẩn và thư mục được sắp xếp theo người đã gửi thư.Đây chỉ là hai ví dụ nhanh về những gì bạn có thể làm. Bạn có thể thêm hoặc xóa nhiều cột khác nhau, nhóm và sắp xếp thư theo nhiều cách khác nhau và thậm chí thay đổi phông chữ và kiểu được sử dụng để hiển thị thư. Chơi xung quanh với các tùy chọn khác nhau để tìm những gì phù hợp nhất với bạn.
Áp dụng chế độ xem cho các thư mục khác
Sau khi bạn đã tùy chỉnh chế độ xem của mình, bạn có thể áp dụng cùng một chế độ xem cho bất kỳ thư mục nào khác mà không phải tùy chỉnh từng chế độ xem. Nhấp vào View> View Settings lần nữa và lần này, nhấp vào lệnh “Apply Current View to Other Folders”.
Chọn các thư mục mà bạn muốn áp dụng chế độ xem và sau đó nhấp vào “OK”.Bạn có thể chọn bao nhiêu thư mục (hoặc thư mục con) như bạn muốn.
Lưu chế độ xem thư mục tùy chỉnh
Bạn cũng có thể giữ chế độ xem tùy chỉnh làm mẫu để bạn có thể áp dụng nó cho các thư mục khác trong tương lai. Nhấp vào Xem> Xem lại cài đặt và chọn lệnh “Lưu chế độ xem hiện tại dưới dạng chế độ xem mới”.
Thao tác này sẽ mở cửa sổ Xem bản sao, nơi bạn có thể đặt tên chế độ xem của mình và chọn người có thể xem chế độ xem. Nhấp vào “OK” khi bạn đã thiết lập mọi thứ.Nếu bạn nhấp vào Xem> Xem lại cài đặt, Outlook sẽ hiển thị chế độ xem mới của bạn dưới dạng tùy chọn có sẵn. Nhấp vào “Quản lý chế độ xem” để xem tất cả các chế độ xem mà bạn có quyền truy cập.Cửa sổ Quản lý tất cả lượt xem cho phép bạn thêm, chỉnh sửa và xóa chế độ xem cũng như xem cài đặt được áp dụng cho mỗi chế độ xem.Image
Tạo chế độ xem từ đầu
Nếu bạn muốn tạo chế độ xem hoàn toàn mới, hãy nhấp vào nút "Mới" trong cửa sổ Quản lý tất cả chế độ xem. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tạo chế độ xem mới.
Chọn loại chế độ xem cơ sở bạn muốn bắt đầu và nhấp vào nút “OK”. Cửa sổ Cài đặt chế độ xem nâng cao mở ra và bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem theo cách bạn muốn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào “OK” cho đến khi bạn quay lại cửa sổ Quản lý tất cả lượt xem và sau đó nhấp vào “Áp dụng chế độ xem” để áp dụng chế độ xem cho thư mục hiện tại.Khi bạn đã tạo chế độ xem mới, bạn có thể áp dụng cho bất kỳ thư mục nào khác, tùy chỉnh nó thêm hoặc sử dụng nó làm cơ sở cho một chế độ xem mới khác.
Xóa tùy chỉnh khỏi chế độ xem
Nếu bạn đã thực hiện một số tùy chỉnh cho chế độ xem hiện tại của mình, bạn có thể dễ dàng quay lại chế độ xem hiện tại. Đây là cách hay để thử mọi thứ mà không phải lo lắng về việc hoàn tác chúng nếu các thay đổi không hiệu quả với bạn. Nhấp vào Xem> Đặt lại chế độ xem để xóa mọi tùy chỉnh chưa được lưu khỏi thư mục hiện tại.
Trong khi Windows File Explorer có vẻ hơi đơn giản so với các phiên bản cũ, nó vẫn gói trong rất nhiều tùy chọn để kiểm soát cách bạn xem nội dung của các thư mục của bạn.
Nếu bạn đặc biệt về cách Windows hiển thị nội dung của các thư mục của mình, bạn có thể giảm đáng kể thời gian tùy chỉnh của mình bằng cách tận dụng năm mẫu thư mục cài sẵn của File Explorer.
Bất kỳ vị trí nào trong OS X đều có các tùy chọn để thay đổi chế độ xem của nó. Phần tốt nhất là bạn có thể đặt từng vị trí thành chế độ xem cụ thể của riêng nó dựa trên nội dung của vị trí hoặc tùy chọn cá nhân của bạn.
Mỗi tuần một lần, chúng tôi nhúng vào túi thư của người đọc để trả lời các câu hỏi công nghệ cấp bách của bạn. Tuần này, chúng tôi đang xem xét tạm dừng Internet Explorer để cập nhật lên phiên bản 9, tùy chỉnh nền thư mục trong Windows 7 và tùy chỉnh bộ tải khởi động Ubuntu.
Tìm hiểu cách đặt và áp dụng cùng một cài đặt chế độ xem của thư mục hiện tại, làm mặc định, cho tất cả các thư mục khác trong Windows PC, sử dụng cùng loại mẫu thư mục.
