Với việc cố gắng quản lý một doanh nghiệp trong những ngày này, điều quan trọng là phải có Sơ đồ tổ chức để quản lý mọi thứ. Ở đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng một bản cập nhật trong Visio 2010.
Bài viết của khách này được viết bởi bạn bè của chúng tôi qua tại Câu lạc bộ Office 2010.
Cần cho bảng xếp hạng tổ chức
Nhu cầu tạo ra các Sơ đồ tổ chức đang trở thành không thể thiếu trong những ngày này, khi các công ty bắt đầu tập trung vào việc tuyển dụng rộng rãi cho khả năng tiếp cận xa, tăng năng suất và nhắm đến các thị trường đa dạng. Xem xét sự thay đổi nghiêm ngặt này, việc tạo ra một biểu đồ tổ chức có thể giúp các bên liên quan hiểu được cấu trúc và phân cấp tổ chức ngày càng phát triển một cách dễ dàng. Nó cho thấy cấu trúc cơ bản của tổ chức cùng với việc xác định mối quan hệ giữa nhân viên làm việc trong các phòng ban khác nhau.
Cơ hội, Microsoft Visio 2010 cung cấp một cách dễ dàng để tạo ra sơ đồ tổ chức. Như trước đây, các cách thức chính thống của việc liệt kê hệ thống phân cấp tổ chức đã được sử dụng để xác định cấu trúc của các phòng ban cùng với việc truyền thông có thể bao gồm; thông tin liên lạc ngang và dọc. Để chuyển đổi các danh sách này xác định cấu trúc tổ chức, thành một biểu đồ chi tiết, Visio 2010 bao gồm một bổ trợ để nhập bảng tính Excel, có ích để rút dữ liệu từ bảng tính để tạo biểu đồ tổ chức.
Quan trọng hơn, bạn không cần phải mê đắm bản thân về việc xác định cấu trúc phân cấp và cấu trúc phấn, vì bạn chỉ cần chỉ định tiêu đề cột và hàng, cùng với dữ liệu bạn cần nhập và nó sẽ tự động tạo ra biểu đồ xác định; phân cấp tổ chức với thông tin xác thực được chỉ định của từng nhân viên, được phân loại trong các phòng ban tương ứng của họ.
Tạo biểu đồ tổ chức trong Visio 2010
Để bắt đầu, chúng tôi đã tạo một bảng tính Excel có các trường, Tên, Giám sát, Chỉ định, Sở và Điện thoại. Các Tên lĩnh vực chứa tên của tất cả các nhân viên làm việc trong các phòng ban khác nhau, trong khi Giám sát viên trường chứa tên của người giám sát hoặc đội trưởng. Trường này là rất quan trọng để tạo Sơ đồ tổ chức, vì nó định nghĩa cấu trúc cơ bản và phân cấp trong biểu đồ.
Bây giờ khởi chạy Visio 2010, đi tới tab Xem, trong menu Bổ trợ, từ Tùy chọn doanh nghiệp, bấm Trình hướng dẫn Sơ đồ Tổ chức.
Thao tác này sẽ bắt đầu Trình hướng dẫn biểu đồ tổ chức, trong bước đầu tiên, bật Thông tin đã được lưu trữ trong một tệp hoặc cơ sở dữ liệu và nhấp vào Tiếp theo.
Trong bước này, bạn cần xác định các trường thực sự xác định cấu trúc của một tổ chức. Trong trường hợp của chúng tôi, đây là Tên & Giám sát viên lĩnh vực. Sau khi chỉ định các trường, hãy nhấp vào Tiếp theo để Tiếp tục.
Vì biểu đồ tổ chức chủ yếu cho thấy thứ bậc của các phòng ban / nhân viên làm việc trong tổ chức cùng với cách họ được liên kết với nhau và ai giám sát ai. Xem xét điều này, trong bước này, chúng tôi sẽ bỏ qua lĩnh vực Giám sát, bởi vì nó sẽ không cần thiết vì Visio tự động vạch ra cấu trúc cơ bản được xác định trong bảng tính Excel. Thêm phần còn lại của các trường dưới Các trường được hiển thị và nhấn Next.
Bước này là chia nhỏ biểu đồ thành nhiều trang, nếu bạn đang xử lý hơn 100 nhân viên, bạn có thể muốn chỉ định số trang mà Sơ đồ tổ chức sẽ được hiển thị. Nhưng trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi đang xử lý lượng dữ liệu ít hơn nhiều, vì vậy chúng tôi sẽ bật Tôi muốn trình hướng dẫn tự động phá vỡ biểu đồ tổ chức của tôi trên các trang Tùy chọn. Chỉ định tên bạn cần hiển thị ở đầu trang. Nếu bạn có ít hơn 20 cấu trúc phân cấp, hãy nhập tên của nhân viên được xếp hạng cao nhất trong tổ chức và nhấp vào Kết thúc để kết thúc trình hướng dẫn.
Để có các tùy chỉnh nâng cao, hãy chuyển sang Biểu đồ Org ở đây, bạn sẽ tìm thấy các nhóm khác nhau để thiết lập hệ thống phân cấp của Biểu đồ Org và quản lý các vị trí của nhân viên khác. Dưới Sắp xếp nhóm, hình dạng sắp xếp có thể được thay đổi và nó cung cấp điều hướng dễ dàng thông qua biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi loại vị trí và ẩn cấp dưới của nhân viên được chọn.
Từ Hình ảnh nhóm, bạn có thể chèn một hình ảnh của các nhân viên, phòng ban, vv Từ nhóm đồng bộ, bạn có tùy chọn tạo một bản sao đã đồng bộ hóa và mở rộng cấp dưới của nhân viên được chọn. Trong nhóm Dữ liệu tổ chức, bạn có thể thay đổi toàn bộ bố cục của biểu đồ tổ chức từ Tùy chọn hiển thị kể cả; hiển thị hình dạng, hiển thị dải phân cách, bật / tắt các trường đã nhập, thay đổi vị trí khối và tô màu, v.v.
Ví dụ, chúng tôi đã thêm một nhà tư vấn trong tổ chức, người trực tiếp dưới sự giám đốc điều hành, để duy trì điều này, chúng tôi đã kéo Tư vấn hộp và chỉ cần bỏ nó trên hộp Giám đốc điều hành để làm cho vị trí cấp dưới trực tiếp.
Phần kết luận
Sơ đồ tổ chức là một cách tuyệt vời để hiển thị phân cấp tổ chức chi tiết; với thông tin xác thực của nhân viên, cơ cấu phòng ban, vị trí tuyển dụng mới, nhân viên mới tuyển dụng, các phòng ban gần đây bổ sung và quan trọng nhất cho thấy cách tương tác thuận tiện nhất giữa các phòng ban và nhân viên khác nhau, v.v.
