Trong bài viết hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Thuật sĩ Mail Merge 2010 của Word, viết các chủ đề email được cá nhân hóa và thiết lập các tệp đính kèm khác nhau cho từng người nhận email của bạn.
Hình ảnh của M! R
Tạo danh sách phân phối
Tính năng Mail Merge của Word giúp chúng tôi tiết kiệm từ việc nhập địa chỉ email của từng người nhận theo cách thủ công bằng cách cho phép chúng tôi nhập địa chỉ email từ danh bạ Outlook, nguồn dữ liệu Excel hoặc Access hoặc tệp dữ liệu Word.
Liên hệ của Outlook là tùy chọn tốt nhất trong số ba địa chỉ liên hệ và nếu bạn chưa sử dụng, bây giờ sẽ là thời điểm tốt để cập nhật sổ địa chỉ Outlook của bạn và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện. Bạn có thể bỏ qua phần tiếp theo và bắt đầu viết mail merge, nếu bạn đã biết cách thiết lập Outlook contact, nếu không hai phần tiếp theo sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cơ bản về cách thiết lập liên hệ Outlook của bạn bằng cách nhập danh sách liên lạc dựa trên web của bạn.
Thiết lập hồ sơ thư của bạn
Thiết lập liên hệ Outlook bắt đầu bằng cách tạo hồ sơ thư lưu trữ địa chỉ email, mật khẩu, thông tin máy chủ và liên kết của tài khoản của bạn với các dữ liệu khác như thông báo email và địa chỉ.
Chọn “Internet E-mail” để sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email cung cấp dịch vụ POP - ví dụ: Gmail.
Điền vào thư mục liên hệ của bạn
Bạn có thể nhập danh sách phân phối của mình theo cách thủ công vào Outlook hoặc nhập các sổ địa chỉ dựa trên web khác - chẳng hạn như sổ địa chỉ Gmail, Yahoo hoặc Hotmail. Hầu hết các nhà cung cấp email dựa trên web đều cho phép chúng tôi xuất sổ địa chỉ của mình vào nguồn dữ liệu tương thích với Outlook. Ví dụ: Gmail cung cấp cho chúng tôi tùy chọn xuất danh sách liên hệ của chúng tôi sang tệp CSV tương thích với Outlook.
Trong số tất cả các thư mục này, thư mục liên hệ là tùy chọn tốt nhất cho mục đích hợp nhất thư của chúng tôi.
Mail Merge Wizard
Bắt đầu với một tài liệu trống và mở ruy-băng “Mailings” để bắt đầu hợp nhất thư của chúng tôi.
Chọn người nhận thư
Trình hướng dẫn sẽ yêu cầu chúng tôi chọn loại tài liệu cho quá trình hợp nhất thư của chúng tôi, thư E-mail là loại tài liệu thích hợp cho bài tập hợp nhất thư của ngày hôm nay.
Chọn những người mà bạn muốn bao gồm trong phân phối email của bạn bằng cách đánh dấu vào các hộp kiểm thích hợp.
Soạn tin nhắn email
Bắt đầu viết tin nhắn email của bạn và chèn các trường hợp nhất mà bạn muốn đặt các thư được cá nhân hóa - chẳng hạn như tiêu đề hoặc họ vào vị trí thích hợp trên tài liệu của bạn.
Cá nhân hóa dòng chủ đề của bạn
Trình hướng dẫn sẽ phá vỡ quy trình trộn thư thành các bước sau: chọn đúng loại tài liệu và mẫu, tạo danh sách phân phối, đánh giá bản xem trước phối thư và gửi email đến tất cả người nhận của bạn.
Tại thời điểm này, bạn có thể nhận thấy hai hoạt động viết email phổ biến mà trình hướng dẫn không hỗ trợ, viết dòng chủ đề được cá nhân hóa và thiết lập các tệp đính kèm khác nhau. Chúng ta phải sử dụng macro để thực hiện chúng trong phối thư, tốt nhất là trước khi chúng ta hoàn tất trình hướng dẫn.
Khi bạn mở thư, nhấn “Alt + F11” và nhấp đúp vào “ThisDocument” trong cửa sổ Word đang hoạt động của bạn, để mở trình soạn thảo Macro.
Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open()
Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1
End Sub
Private Sub Document_Close()
Set wdapp = Nothing
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer
With ActiveDocument.MailMerge
If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If
i =.DataSource.DataFields.Count
Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop
End With
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Quay trở lại tài liệu của bạn và nhấp vào liên kết “Tiếp theo: hoàn thành hợp nhất” để gửi email của bạn.
Đính kèm các mục khác nhau vào thư điện tử của bạn
Đến thời điểm này, chúng tôi đã học cách sử dụng trình hướng dẫn phối thư và cách cá nhân hóa các trường chủ đề - và để hoàn thành hướng dẫn ngày hôm nay, chúng tôi sẽ hiển thị cho bạn một bổ trợ của bên thứ ba cho phép chúng tôi đính kèm tệp khác nhau cho mỗi email.
Tải xuống trình bổ sung, giải nén tệp đó và bạn sẽ thấy rằng trình bổ sung xuất hiện dưới dạng mẫu Tài liệu Word. Sử dụng "CreateEMailData Word 2007 Ver02", nếu bạn đang sử dụng từ 2007 hoặc 2010 và "CreateEMailData Word 2003 Ver02", nếu bạn đang sử dụng Word 2003.
Sao chép mẫu tài liệu thích hợp vào thư mục “% appdata% Microsoft Word STARTUP” trong đó “% appdata%” là thư mục khởi động Microsoft của bạn - trong trường hợp của chúng tôi là “C: Users zainul AppData Roaming”.
Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã học được cách sử dụng thư từ hợp nhất từ bài viết của ngày hôm nay. Vui lòng thảo luận các mẹo kết hợp thư khác với những người đọc khác trong phần nhận xét.
