Bài viết này của khách được viết bởi Askar, người đam mê phía sau trang web công nghệ DemoGeek.
Nếu bạn làm việc trong nhóm hoặc khi bạn đang làm việc với khách hàng, bạn có thể muốn đảm bảo rằng bạn phân phối tài liệu của mình đúng cách để thông tin trong tài liệu đến đúng đối tượng và tính bảo mật của thông tin được tôn trọng.
Word 2007 có một tính năng mà bạn có thể chuẩn bị chính thức tài liệu Word của bạn để phân phối thích hợp cho một nhóm người hoặc thậm chí với bất kỳ cá nhân nào có yếu tố tín nhiệm nhất định.
Chuẩn bị
Khởi chạy Word 2007 và tạo tài liệu theo cách bạn muốn.
Khi bạn hài lòng với tài liệu và sẵn sàng phân phối, hãy tạm dừng một lúc trước khi nhấn vào ứng dụng email và làm theo các bước đơn giản sau để có tài liệu sẵn sàng phân phối. Hãy nhớ rằng các bước này được phân lập và điều đó có nghĩa là bạn có thể chọn và chọn các bước mà bạn muốn theo dõi.
Nhấp vào Nút văn phòng và nhấp vào “ Chuẩn bị Tùy chọn trình đơn. Có 7 tùy chọn khác nhau bạn có thể xem. Tôi sẽ giải thích từng tùy chọn đó để bạn có thể chọn và chọn kết hợp các tùy chọn phù hợp với yêu cầu phân phối của mình.
Thuộc tính tài liệu
Đầu tiên trong danh sách là “ Tính chất' tùy chọn mà bạn có thể nhập thông tin siêu dữ liệu về tài liệu.
Một số trong số này có thể được xem qua Tập tin >> Tính chất hộp thoại.
Xin lưu ý rằng khi bạn hoàn thành tài liệu, bạn sẽ không thể xem các thuộc tính này nhưng cho đến lúc đó, bạn có thể liên kết các thuộc tính với tài liệu của mình để người khác có được ý tưởng về tài liệu trước khi mở tài liệu.
Kiểm tra tài liệu
Tùy chọn thứ hai trong danh sách là “ Kiểm tra tài liệu Tùy chọn. Là một phần của việc chuẩn bị phân phối tài liệu của bạn, bạn có thể kiểm tra tài liệu cho các nhận xét, sửa đổi, các nhãn hiệu sửa đổi, chú thích bằng mực. Bạn có thể kiểm tra siêu dữ liệu ẩn hoặc bất kỳ thông tin cá nhân nào đã được lưu với tài liệu. Bạn có thể kiểm tra bất kỳ dữ liệu XML tùy chỉnh nào đã được lưu trữ cùng với tài liệu. Bạn cũng có thể kiểm tra bất kỳ thông tin nào về đầu trang, chân trang và bất kỳ hình mờ nào. Cuối cùng, bạn cũng có thể kiểm tra bất kỳ văn bản ẩn nào trong tài liệu.
Chọn các tùy chọn kiểm tra bạn muốn đảm bảo trước khi phân phối tài liệu và khi bạn nhấn vào “ Thanh tra Nút Word sẽ kiểm tra tài liệu và sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ mục nào mà nó tìm thấy trên thanh tra của nó.
Mã hóa tài liệu
Thứ ba trong danh sách là “ Mã hóa tài liệu Tùy chọn. Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn tài liệu chỉ được xem bởi một số người bạn tin cậy. Nó cho phép bạn mã hóa tài liệu bằng mật khẩu bạn chọn và người dùng phải nhập mật khẩu này để xem tài liệu.
Hạn chế quyền
Thứ tư trong danh sách là “ Hạn chế quyền" Tùy chọn. Bạn có thể sử dụng tùy chọn “Hạn chế quyền” để hạn chế những gì mọi người có thể làm với tài liệu. Nếu tài liệu nhạy cảm thì bạn có thể sử dụng "Hạn chế quyền" để hạn chế họ chỉnh sửa, sao chép và in tài liệu.
Bạn có thể được nhắc cài đặt Quản lý quyền của Windows dụng cụ. Đừng lo, hãy tiếp tục và cài đặt nó, nó đến từ nguồn đáng tin cậy. Sau khi cài đặt, bạn sẽ có thể cấu hình những gì mọi người có thể làm với tài liệu.
Thêm chữ ký số
Thứ năm trong danh sách là “ Thêm chữ ký số Tùy chọn. Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Hãy suy nghĩ về chữ ký số như một chữ ký giấy nhưng được thực hiện bằng điện tử để thuận tiện. Khi một tài liệu có chữ ký số, nó biểu thị tính toàn vẹn và sự tin cậy của tài liệu. Điều này sẽ có ích nếu bạn phân phối tài liệu cho một nhóm khán giả rất lớn.
Nhấp vào “ Thêm chữ ký số ”Và Word sẽ nhắc bạn với hộp thoại ở trên để tìm kiếm các nhà cung cấp Chữ ký số trên Office Marketplace.
Chạy trình kiểm tra tương thích
Hãy bỏ qua tùy chọn cuối cùng “ Chạy trình kiểm tra tương thích Đầu tiên.Nếu bạn đã sử dụng bất kỳ tính năng cụ thể cho Word 2007 và nếu bạn nghi ngờ đối tượng của mình có thể đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn thì bạn có thể chạy Trình kiểm tra tương thích để đảm bảo rằng toàn bộ đối tượng của bạn có thể đọc được tài liệu.
Đánh dấu là Chung kết
Đây sẽ là bước cuối cùng bạn muốn làm theo trước khi bạn phân phối tài liệu cho nhóm. Như tên cho thấy hành động này sẽ đánh dấu tài liệu là tất cả các thiết lập để phân phối.
Việc chuẩn bị một tài liệu được chuẩn bị để phân phối có thể giúp bạn tránh được những sai lầm rõ ràng nhất định mà bạn thực hiện khi phân phối tài liệu cho một nhóm lớn người. Bạn không phải làm theo tất cả các bước; thay vào đó bạn có thể chọn và chọn cái nào bạn muốn / thích. Word 2007 là đủ linh hoạt để làm những gì bạn yêu cầu nó làm khi chuẩn bị một tài liệu để phân phối.
Tôi hy vọng bạn thấy điều này hữu ích và tôi hy vọng bạn sử dụng khả năng của Word 2007 để hoàn thành chính xác tài liệu trước khi phân phối. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến xin vui lòng cho tôi biết trong ý kiến.
