Đồng tác giả trực tuyến là một dịch vụ mà bạn và đồng nghiệp của bạn có thể làm việc trên cùng một tài liệu. Thông thường, tài liệu tự động lưu và các thay đổi được thực hiện bởi các đồng tác giả khác sẽ hiển thị trong vài giây. Nó làm cho nó dễ dàng hơn để làm việc trên các tài liệu bằng cách sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Microsoft Office 2016 đã cho phép cộng tác trong thời gian thực, một tính năng có vẻ khá thành công trên thị trường. Nó bắt đầu với việc cho phép đồng tác giả trên phiên bản máy tính để bàn của Word, và bây giờ, sự cộng tác trực tiếp là lực đẩy chính của Microsoft Office. Thay vào đó, hầu hết người dùng đã hoàn toàn chuyển sang đồng tác giả trực tuyến thay vì tạo và chia sẻ tài liệu qua email.
Đồng tác giả và cộng tác trong Excel
Để bắt đầu với sự cộng tác của nhóm và đồng tác giả sử dụng Excel, bạn có thể sử dụng các bước sau:
1] Đảm bảo rằng bạn có phiên bản cập nhật của đăng ký Windows và Office 365. Bạn sẽ sử dụng các định dạng tệp sau:.xlsm,.xlsx hoặc.xlsb. Nếu bạn có định dạng khác, bạn có thể thay đổi nó bằng cách mở tệp, nhấp vào Tệp> Lưu dưới dạng> Duyệt qua> Lưu Như Kiểu, sau đó thay đổi định dạng thành các loại áp dụng.
Nếu bạn không có đăng ký, bạn vẫn có thể cộng tác bằng cách tạo tài liệu trực tuyến bằng cách đăng nhập vào OneDrive cá nhân của bạn. Tuy nhiên, chức năng bị giới hạn.
2] Tạo hoặc tải lên trang tính Điểm chia sẻ, Một ổ đĩa, hoặc là OneDrive for Business.
3] Nếu bạn đã chọn tải lên một tệp, chỉ cần nhấp vào tên tệp và sổ làm việc sẽ mở trong một trình duyệt mới.
4] Nhấp vào Chỉnh sửa trong Excel Tùy chọn. Nếu bạn nhận được lời nhắc chọn phiên bản Excel, hãy chọn Excel 2016.
5] Khi tệp mở ra và bạn thấy tệp đó vẫn còn trong Chế độ xem được bảo vệ, chỉ cần nhấp vào Cho phép chỉnh sửa để có thể thực hiện thay đổi đối với tệp.
6] Nhấp vào Chia sẻ nút tìm thấy ở góc trên bên phải của cửa sổ. bên trong Mời mọi người, chỉ cần nhập địa chỉ email của các thành viên trong nhóm của những người bạn muốn cộng tác cùng. Phân tách từng địa chỉ email bằng dấu chấm phẩy. Chọn Có thể chỉnh sửa và sau đó tiếp tục nhấp vào Chia sẻ nút.
7] Những người mà bạn đã chia sẻ tệp sẽ nhận được email có liên kết tới tệp và truy cập để mở tệp đó. Để đồng tác giả, họ cần phải nhấp vào Chỉnh sửa sổ làm việc và sau đó chọn Chỉnh sửa trong Excel.
8] Khi bạn mở tệp, bạn sẽ thấy hình đại diện hoặc hình ảnh của cộng tác viên được mời ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. Chúng thường xuất hiện với hình ảnh, hình đại diện hoặc trong thư G nghĩa là "khách" hoặc tên viết tắt của tên của họ nếu không có hình ảnh hồ sơ được chọn. Lựa chọn của bạn sẽ được đánh dấu bằng màu xanh lục trong khi lựa chọn của những người khác sẽ có các màu khác như xanh dương, đỏ, vàng hoặc tím.
Tự động lưu khi đồng tác giả trên MS Excel
Tự động lưu là tính năng được bật theo mặc định trên tất cả tài liệu dành cho đồng tác giả hoặc trên OneDrive. Nó lưu các thay đổi vào tài liệu trong vài giây, đôi khi trong phần nhỏ của giây.
Lựa chọn của người dùng khác
Người dùng sử dụng Microsoft Excel hoặc Excel trực tuyến sẽ có thể thấy những người dùng khác trên danh sách ở trên cùng. Các lựa chọn và văn bản của những người dùng khác sẽ hiển thị với các màu khác nhau. Người dùng có các phiên bản khác của MS Excel sẽ không thể sử dụng tính năng này.
Thông báo “Làm mới được đề xuất” và “Tải lên không thành công”
Nếu bạn nhận được các thông báo lỗi này trong khi tự động lưu và bản nháp chưa được lưu, bạn có thể xem xét sao chép liên kết trên một tab khác và nhấn Enter. Hãy nhớ làm điều này một khi bạn chắc chắn rằng internet được kết nối.
Hai người dùng thay đổi cùng một thứ trên tài liệu
Khi hai người dùng thay đổi điều tương tự bằng cách tự động lưu hoặc nhấp vào lưu, thay đổi mới nhất sẽ được lưu. Để làm cho nó dễ dàng hơn, Excel trực tuyến cho phép một phần bình luận để thảo luận về điều này giữa những người dùng. Nó hoạt động giống như một hộp trò chuyện.
Đọc tiếp theo: Mẹo và thủ thuật Excel.
