Microsoft Office đã nâng cao tính năng cộng tác của họ để có thể cho phép nhiều người sáng tạo cùng nhau làm việc trên một tài liệu. Nó cho phép người dùng chia sẻ một tập tin trong OneDrive và xem ai đang làm việc trên nó, và thậm chí có một liên kết để gửi cho người khác để truy cập đơn giản hơn vào tài liệu đang được xem xét.
Cộng tác là một thành phần quan trọng trong việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Không giống như hầu hết các chức năng khác trong Phần mềm soạn thảo văn bản, các công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu trong thời gian thực.
Cộng tác và chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word
Hãy để chúng tôi xem cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, đồng tác giả và chia sẻ tài liệu Microsoft Word.
1] Trước khi thiết lập tệp của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của mình. Mặt khác, bạn có thể sử dụng “ Công cộng ”Thư mục tồn tại cho bạn theo mặc định.
2] Nếu bạn muốn tài khoản của riêng mình, hãy mở từ và nhấp vào Tập tin Tùy chọn. Từ menu Tệp, bạn cần phải nhấp vào Lưu thành và sau đó Thêm một P ren. ‘Thêm địa điểm’ sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn của các dịch vụ mà bạn có thể muốn sử dụng, như SharePoint hoặc OneDrive.
3] Hoàn tất màn hình ‘Đăng nhập’ xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Khi bạn hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên tùy chọn Lưu dưới dạng của Word. Sau khi lưu, bạn có thể chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào Tập tin và sau đó là Chia sẻ và bạn chọn tùy chọn Chia sẻ với mọi người hoặc là tôi nvite Con người.
4] Để mời và chia sẻ tệp, bạn sẽ phải nhập và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp và sau đó gửi cho họ liên kết tới tệp của bạn. Điều này sẽ xảy ra khi bạn nhấp vào Chia sẻ và chọn ‘Nhận liên kết chia sẻ’. Sau khi nhập địa chỉ email, bạn có thể chọn nếu bạn muốn đồng nghiệp chỉnh sửa tệp hoặc chỉ xem nó.
5] Nếu bạn chọn Chỉnh sửa tùy chọn, bạn đang cho đồng nghiệp của bạn quyền chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bạn và những người bạn đã chia sẻ tệp có thể vừa thực hiện thay đổi đối với tệp. Tuy nhiên, trong Lượt xem tùy chọn, bên kia không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, làm cho tệp của bạn an toàn.
Bạn có thể xóa mọi người bằng cách nhấp chuột phải vào tên của người dùng và chọn tùy chọn ‘Xóa người dùng’. Nếu bạn cho phép đồng nghiệp thay đổi tệp và sau đó thay đổi ý định, bạn có thể thay đổi quyền cho nhân viên đó. Nhấp chuột phải vào tên của nhân viên trong tóm tắt và chọn “Thay đổi quyền để có thể xem”. Bạn cũng có thể đi theo cách khác, cho phép một nhân viên thay đổi tập tin sau khi cho phép họ xem nó.
Khi bạn chia sẻ xong, bạn chỉ cần nhấp vào ‘X’ ở góc trên cùng bên phải của màn hình.
Nguồn: Office.com.
