Trước khi bạn mở ví của mình, hãy lùi lại một bước và tự hỏi liệu bạn có thực sự cần Microsoft Office hay không. Nếu bạn giống như hầu hết người dùng gia đình, sinh viên và thậm chí nhiều người dùng doanh nghiệp, bạn không thực sự cần Microsoft Office. Có các bộ ứng dụng văn phòng chất lượng cao mà bạn có thể sử dụng thay thế.
Suite Office dựa trên web được miễn phí
Google Documents hoàn toàn miễn phí. Nó có thể được sử dụng trên nhiều thiết bị như bạn muốn và thậm chí cung cấp các ứng dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng để bạn có thể xem nhanh tài liệu của mình trên thiết bị di động.
Microsoft cũng cung cấp các ứng dụng Web Office miễn phí của riêng họ, cạnh tranh với Google Documents. Ứng dụng Office Web của Microsoft cũng hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu bất kỳ khoản phí đăng ký nào. Bạn truy cập Ứng dụng web Office của Microsoft trong trình duyệt, giống như bạn thực hiện với Google Documents.
Đối mặt với viễn cảnh trả hàng trăm đô la mỗi khi Microsoft phát hành phiên bản Office mới hoặc chi tiêu 1000 đô la trong 10 năm tiếp theo cho thuê bao Office 365, bạn nên cân nhắc nghiêm túc xem liệu một trong những bộ ứng dụng văn phòng miễn phí này có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
Bạn có thực sự cần Microsoft Office đầy đủ không?
Phiên bản Microsoft Office đầy đủ dành cho máy tính để bàn có rất nhiều tính năng, hầu hết các tính năng mà bạn sẽ không tìm thấy trong Google Documents hoặc thậm chí là Ứng dụng web Office của Microsoft. Nếu bạn đang viết một cuốn sách và cần xây dựng một chỉ mục bằng Microsoft Word, quản lý một cơ sở dữ liệu phức tạp với Microsoft Access hoặc sử dụng các macro phức tạp trong Microsoft Excel, các giải pháp này sẽ không cắt nó.
Mặt khác, nếu bạn sử dụng bộ ứng dụng văn phòng để viết một tài liệu Word chuẩn, tạo các bản trình bày đơn giản hoặc kết hợp các bảng tính với công thức, Google Documents hoặc Ứng dụng web Office sẽ hoạt động cho bạn.
Google Documents có thể xuất tài liệu của bạn sang định dạng Microsoft Office và tệp PDF. Ứng dụng Web Office được tạo bởi Microsoft và phải có khả năng tương thích tuyệt vời với các định dạng Microsoft Office. Bạn thậm chí có thể lưu trữ tài liệu của mình trực tuyến dưới dạng trang web để chia sẻ dễ dàng với người khác.
Ưu điểm của một bộ phần mềm văn phòng dựa trên web
Ngoài việc tự do, bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web có sẵn ở mọi nơi và bao gồm các tính năng cộng tác tuyệt vời - cả hai bộ ứng dụng văn phòng cho phép mọi người làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc trên Internet. Không có phần mềm máy tính để bàn để cài đặt, vì vậy bạn có thể đăng nhập vào trình duyệt của mình và bắt đầu làm việc trên bất kỳ PC nào mà không phải cài đặt bộ ứng dụng văn phòng cục bộ.
Tài liệu của bạn sẽ luôn được đồng bộ hóa trên bất kỳ máy tính xách tay và máy tính để bàn nào bạn sử dụng - thậm chí bạn có thể truy cập chúng từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Chúng được lưu trữ trực tuyến, vì vậy có một bản sao chính và bạn sẽ không mất chúng nếu ổ cứng máy tính của bạn bị chết.
Việc thiếu các tính năng trong các suite văn phòng này thậm chí có thể là một lợi thế. Google Documents và Office Web Apps cung cấp các giao diện đơn giản hơn, giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tính năng quan trọng nhất mà bạn sử dụng.
Điều gì về hỗ trợ ngoại tuyến?
Cho dù ISP của bạn gặp sự cố với kết nối Internet, bạn đang ở trên máy bay trên Đại Tây Dương hay bạn đang cố gắng hoàn thành công việc trong đường hầm tàu điện ngầm, việc truy cập ngoại tuyến vào bộ ứng dụng văn phòng của bạn có thể rất quan trọng.
Google Documents cung cấp hỗ trợ ngoại tuyến, mặc dù nó chỉ hoạt động trong Google Chrome. Nếu bạn sử dụng Google Chrome, bạn có thể bật truy cập ngoại tuyến trong Google Drive. Bạn sẽ có thể xem, chỉnh sửa và tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày và bản vẽ ngoại tuyến. Các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ hóa khi bạn kết nối Internet tiếp theo.
Ứng dụng web Office của Microsoft không cung cấp bất kỳ chức năng ngoại tuyến nào. Để chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến, bạn cần có bộ Microsoft Office đầy đủ cho máy tính để bàn của mình.
Google Documents so với Ứng dụng web Office
Google Documents đã trở thành người tiên phong trong các bộ ứng dụng văn phòng dựa trên web. nó vẫn cung cấp tính năng Office Web Apps không, chẳng hạn như khả năng tạo, chỉnh sửa và xem tài liệu của bạn ngoại tuyến. Nó cũng tự động lưu tài liệu trong khi bạn làm việc trên chúng, trong khi ứng dụng Web Office yêu cầu bạn lưu tài liệu của mình theo cách thủ công. Nếu bạn gặp trục trặc kết nối hoặc trình duyệt của bạn gặp sự cố, tài liệu của bạn sẽ an toàn trong Google Tài liệu, trong khi nó có thể không truy cập được trong ứng dụng web Word. Tuy nhiên, ứng dụng web Word có tính năng "khôi phục tài liệu" có thể giúp ích.
Một điều tiêu cực với Office Web Apps là nó cung cấp các nút trong giao diện của nó để mở tài liệu của bạn trong các phiên bản Word, Excel hoặc PowerPoint dành cho máy tính để bàn. Các nút này đóng vai trò như một lời nhắc nhở toàn diện rằng bạn không sử dụng trải nghiệm văn phòng ưa thích của Microsoft, trong khi Google Documents là bộ ứng dụng văn phòng chính của Google. Ứng dụng web Office cố gắng đẩy bạn mua Microsoft Office đầy đủ.
Các lựa chọn thay thế miễn phí khác
Rõ ràng, Google Documents và Ứng dụng web Office không phải là lựa chọn thay thế duy nhất cho Microsoft Office. Có nhiều lựa chọn thay thế, nhưng chúng tôi sẽ đề cập đến hai lựa chọn tốt nhất mà bạn có thể tải xuống máy tính của mình và sử dụng cục bộ nếu bạn muốn sử dụng bộ ứng dụng văn phòng cục bộ miễn phí.
- LibreOffice: LibreOffice là một dự án được phát triển tích cực dựa trên OpenOffice. Đây là một bộ phần mềm văn phòng mạnh mẽ với nhiều tính năng đa dạng. Nó không thể khớp với tất cả các tính năng của Microsoft Office, nhưng tính năng này hoàn chỉnh hơn so với các ứng dụng web ở trên. Tuy nhiên, điều này cũng làm cho nó phức tạp hơn các ứng dụng web ở trên.
- Abiword: Abiword là một chương trình xử lý văn bản rất đơn giản hoạt động tốt nếu tất cả những gì bạn làm là viết các tài liệu cơ bản. Nó nhỏ, tải xuống nhanh và rất nhẹ.
Microsoft Office là tiêu chuẩn vàng cho các bộ ứng dụng văn phòng - chúng tôi biết điều đó và sẽ không tranh cãi. Office là bộ ứng dụng văn phòng giàu tính năng mạnh mẽ nhất hiện có. Nhưng hầu hết người dùng gia đình và sinh viên - và thậm chí nhiều người dùng doanh nghiệp - không cần tiêu chuẩn vàng. Họ cần một cái gì đó mà làm những điều cơ bản tốt, và cả Google Docs và Office Web Apps đủ điều kiện. Là sản phẩm miễn phí, chúng là một lựa chọn tốt hơn cho nhiều người hơn là Microsoft Office trả phí.
