Tất cả những điều này là nỗ lực quản lý hộp thư đến email của bạn cho bạn. Những mánh lới quảng cáo này không bao giờ thông minh như bản thân bạn, vì vậy bạn có thể làm cho email của mình trở nên thông minh hơn bằng cách đóng vai trò tích cực hơn.
Chúng tôi sẽ sử dụng Gmail ở đây, nhưng các nguyên tắc phải giống nhau đối với bất kỳ ứng dụng email nào.
Sử dụng Hộp thư đến cổ điển
Trước tiên, chúng tôi sẽ loại bỏ bất kỳ hộp thư đến Gmail phô trương nào đang sử dụng ngày hôm nay. Các hộp thư đến này không bao giờ có được danh mục và ưu tiên hoàn hảo. Họ buộc bạn phải đi qua tất cả các email của bạn để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất cứ điều gì và khuyến khích bạn tiếp tục nhận được email vô ích spam bằng cách quét chúng dưới tấm thảm.
Để sử dụng hộp thư đến cổ điển hơn trong Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Cài đặt. Nhấp vào tab Hộp thư đến, nhấp vào hộp Loại hộp thư đến và chọn Chưa đọc trước tiên. Tất cả các tab và tùy chọn ưu tiên sẽ biến mất.
Hủy đăng ký nhận email bạn không quan tâm
Với các danh mục theo thẻ và các ưu tiên bị vô hiệu hóa, tất cả email của bạn sẽ được sắp xếp thành một đống lớn. Tất cả những email và bản tin thông báo mạng xã hội vô ích mà bạn không quan tâm sẽ nằm trong hộp thư đến cùng với các email quan trọng thực sự của bạn.
Điều này là tốt - thay vì chỉ quét các email mà bạn không muốn thấy dưới tấm thảm, bạn nên ngăn chúng đến hoàn toàn.
Xem xét loại email bạn không muốn xem. Các loại email vô ích phổ biến bao gồm thông báo của Facebook và Google+, email quảng cáo và bản tin bạn có thể đã vô tình đăng ký. Bất cứ khi nào một email bạn không muốn thấy đến, mở nó và sử dụng liên kết Hủy đăng ký - thông thường bạn sẽ tìm thấy những email này ở cuối email - để hủy đăng ký nhận email và ngăn không cho email đó đến trong tương lai.
(Lưu ý rằng bạn không nên sử dụng liên kết Hủy đăng ký nếu email thực sự là spam, vì người gửi spam sẽ coi đây là dấu hiệu ai đó đang đọc email và gửi spam nhiều hơn theo cách của bạn. Nhấp vào nút Spam nếu đó là email spam thực và nhấp vào Hủy đăng ký nếu đó là một tổ chức hợp pháp.)
Gửi email vô dụng Bạn không thể hủy đăng ký từ Thùng rác
Theo luật của Hoa Kỳ (cụ thể là Đạo luật CAN-SPAM), thực sự là bất hợp pháp đối với một công ty không cung cấp liên kết hủy đăng ký trong email của họ để bạn có thể chọn không nhận email trong tương lai. Tuy nhiên, một số công ty chưa nhận được bản ghi nhớ hoặc không quan tâm. Thay vì theo đuổi hành động pháp lý để loại bỏ danh sách email của họ, bạn có thể chỉ cần tạo bộ lọc gửi tất cả email trong tương lai từ họ vào thùng rác của bạn, nơi bạn không phải xem chúng.
Khi xử lý email như vậy trong Gmail, hãy mở email đó, nhấp vào liên kết Khác và chọn Lọc thư như thế này. Điều chỉnh bộ lọc của bạn để chặn email - ví dụ: nếu bạn không bao giờ quan tâm đến việc nhận email khác từ người gửi đó, bạn có thể lọc dựa trên địa chỉ email của họ. Sử dụng bộ lọc của bạn để gửi tất cả các email đó vào thùng rác.
Tự động lưu trữ email bạn không muốn xem
Một số email quan trọng, nhưng bạn có thể không muốn xem chúng. Ví dụ: cửa hàng trực tuyến có thể gửi cho bạn biên lai xác nhận mỗi khi bạn mua một thứ gì đó từ họ. Bạn chỉ nên có các biên nhận như vậy trong trường hợp bạn cần chúng, nhưng nếu bạn thường xuyên mua sản phẩm và không bao giờ muốn xem các email như vậy, bạn có thể muốn ngăn chúng tiếp cận hộp thư đến của bạn ngay từ đầu.
Điều này áp dụng cho nhiều loại email khác nhau - ví dụ: PayPal gửi cho bạn email "Chúng tôi chuyển tiền tới ngân hàng của bạn" mỗi khi bạn rút tiền. Bạn có thể muốn email này cho hồ sơ của bạn, nhưng bạn có thể không muốn xem nó trong hộp thư đến của bạn.
Nếu bạn tự động lưu trữ các email như vậy khi chúng đến, bạn có thể đặt quá trình này vào chế độ tự động chạy. Chỉ cần mở email như vậy, nhấp vào nút Thêm trong Gmail và chọn Lọc thư như thế này. Điều chỉnh bộ lọc của bạn để bao gồm các email bạn muốn bắt - có thể dựa trên Chủ đề, nếu nó luôn giống nhau. Yêu cầu Gmail tự động lưu trữ email và đánh dấu chúng là đã đọc để chúng không làm phiền bạn.
Bạn cũng có thể để Gmail tự động áp dụng nhãn cho họ, chẳng hạn như "Được lưu trữ tự động" hoặc nhãn cụ thể hơn. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các email trong tương lai nếu bạn thực sự cần chúng.
Thiết lập nhãn tự động
Nếu bạn đã làm theo quy trình này, bạn sẽ có thể giảm số lượng email đến. Bây giờ chúng tôi sẽ giúp bạn sắp xếp các email mà bạn quan tâm.
Phần này là tùy chọn, nhưng nó có thể giúp đỡ nếu bạn nhận được rất nhiều email - đặc biệt cho các mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể đã kết hợp nhiều tài khoản Gmail vào một hộp thư đến và nhận tất cả email cá nhân và công việc của bạn ở cùng một nơi.
Hãy thử tạo bộ lọc tự động sắp xếp email đến của bạn thành các nhãn cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có email từ Ngân hàng của mình tự động nhận được nhãn "Ngân hàng". Bạn có thể có email cá nhân nhận được nhãn "Cá nhân" và email công việc có nhãn "Cơ quan". Biên lai cho các sản phẩm đã mua có thể nhận được nhãn "Biên lai". Không cần phải thực hiện phần này theo cách thủ công - chỉ cần thiết lập Gmail để nó tự động sắp xếp email của bạn thành các danh mục cho bạn.
Mã hóa màu tất cả các nhãn này và bạn có thể khiến ứng dụng email của mình tự động phân loại email của bạn và hiển thị cho bạn nhanh chóng xem họ đến từ đâu. Để tô màu một nhãn trong Gmail, hãy nhấp vào hộp màu của nó trong ngăn bên trái và chọn màu mới.
Với hệ thống nhãn như vậy, bạn thậm chí có thể có ứng dụng Gmail trên Android và các trình thông báo email trên các nền tảng khác chỉ thông báo cho bạn khi có thư mới đến các nhãn quan trọng, ngăn chặn tình trạng quá tải thông báo.
Nếu có một số email nhất định mà bạn muốn được đánh dấu - có thể là email từ sếp hoặc vợ / chồng của bạn - bạn có thể thiết lập bộ lọc để tự động gắn dấu sao thư từ người gửi đó khi họ đến. Bạn có thể chọn loại hộp thư đến “Được gắn dấu sao trước” trong cài đặt hộp thư đến Gmail của mình, vì vậy các email quan trọng này sẽ tự động tăng lên đầu hộp thư đến của bạn. Điều này sẽ xảy ra chính xác theo cách bạn định cấu hình Gmail - bạn sẽ không phải chiến đấu với hệ thống ưu tiên hộp thư đến và cố gắng dạy Gmail những gì thực sự quan trọng.
Đây không phải là một quá trình thiết lập và quên. Chắc chắn, sau khi hủy đăng ký nhận email hoặc thiết lập bộ lọc, ứng dụng email của bạn sẽ tiếp tục thực hiện hành động đối với tất cả email đến - nhưng sẽ luôn có các loại email mới đến. Bạn sẽ phải thực hiện hành động để hủy đăng ký và lọc chúng đúng cách, ngăn không cho hộp thư email của bạn trở nên không được tổ chức lại.
Email mánh lới quảng cáo cố gắng tự động hóa quá trình này - chúng cố gắng tự động ẩn các email bạn không muốn thấy, làm nổi bật những gì quan trọng và phân loại email của bạn cho bạn. Tuy nhiên, với công việc nâng cao hơn một chút, bạn có thể đặt hộp thư đến email của mình hoạt động chính xác theo cách bạn muốn, loại bỏ sự cần thiết cho tất cả các mánh lới quảng cáo này.
