Trước khi bạn xuất bản công khai tài liệu Office hoặc gửi cho ai đó, có thể bạn sẽ muốn kiểm tra thông tin ẩn mà tài liệu chứa và xóa dữ liệu nhạy cảm. Siêu dữ liệu này có thể vi phạm quyền riêng tư của bạn hoặc có khả năng gây lúng túng.
Xem và xóa dữ liệu ẩn
Trên Office 2013 hoặc Office 2010, hãy nhấp vào trình đơn Tệp, nhấp vào Thông tin và công cụ Tài liệu Kiểm tra sẽ ở phía trước và giữa, thông báo cho bạn về thông tin có khả năng nhạy cảm mà tài liệu chứa. Thông tin này rõ ràng hơn so với các phiên bản Office cũ hơn, nhưng vẫn dễ dàng bỏ lỡ nếu bạn không biết Office thêm dữ liệu nhạy cảm này vào tài liệu của bạn.
Trên Office 2007, bấm vào nút Office orb trên ribbon, trỏ tới Chuẩn bị và bấm Kiểm tra tài liệu.
Loại siêu dữ liệu nào Office có thể lưu?
Văn phòng lưu thuộc tính tài liệu bao gồm các chi tiết như tác giả, chủ đề, tiêu đề, ngày bạn tạo tài liệu, khi bạn sửa đổi tài liệu lần cuối và thời gian bạn đã làm việc trên tài liệu. Các thuộc tính này cũng sẽ chứa tên của bất kỳ mẫu nào bạn đã sử dụng trong khi tạo tài liệu, tiêu đề email và các thông tin liên quan khác. Điều này có thể có khả năng gây lúng túng - ví dụ, bạn có thể gửi báo cáo TPS cho sếp của bạn và nói rằng bạn đã dành cả ngày để làm việc một mình. Nhưng siêu dữ liệu có thể tiết lộ tht bạn chỉ làm việc trên báo cáo TPS trong vài phút, cộng tác với những người khác và bạn đã sử dụng một mẫu có tên là "Bản báo cáo TPS vô dụng" khi tạo nó. Tệ hơn nữa, có những ý nghĩa riêng tư khác ở đây - bạn có thể muốn xuất bản tài liệu trên web mà không có tên của bạn được liên kết với nó, nhưng tên của bạn sẽ xuất hiện trong thuộc tính của tài liệu theo mặc định.
Đầu trang, chân trang, hình mờ và văn bản được định dạng là văn bản ẩn cũng có thể được bao gồm, nhưng sẽ không xuất hiện nếu bạn thực hiện lướt qua lướt qua tài liệu. Công cụ này cho bạn biết liệu tài liệu của bạn có chứa thông tin này hay không.
Nếu bạn cộng tác với những người khác trong khi viết tài liệu, nó sẽ chứa nhiều dữ liệu hơn. Siêu dữ liệu sẽ hiển thị tên của tất cả những người đã làm việc trên tài liệu cũng như mọi nhận xét, nhãn hiệu sửa đổi, chú thích bằng mực và các phiên bản trước của tài liệu. Nếu bạn đang xuất bản tài liệu mà bạn đã làm việc, có thể bạn sẽ muốn xóa tất cả dữ liệu này thay vì chia sẻ tài liệu đó.
Làm thế nào để ngăn chặn văn phòng từ tiết kiệm siêu dữ liệu
Thật không may, bạn sẽ phải sử dụng công cụ Trình kiểm tra tài liệu để xóa dữ liệu nhạy cảm khỏi từng tài liệu riêng lẻ trước khi xuất bản hoặc chia sẻ nó với ai đó. Không có cách tích hợp để xóa thông tin này khỏi nhiều tài liệu cùng một lúc, cũng như không có cài đặt trong Office để ngăn Office áp dụng dữ liệu này cho tài liệu.
Tuy nhiên, bạn có thể có Office tự động xóa siêu dữ liệu mỗi khi bạn lưu tệp. Bạn phải áp dụng cài đặt này cho từng tài liệu bạn sử dụng - đó là cài đặt dành riêng cho tài liệu chứ không phải cài đặt toàn hệ thống.
Để ngăn Office lưu siêu dữ liệu cùng với tài liệu của bạn, hãy bấm vào menu Tệp, bấm Tùy chọn và chọn danh mục Trung tâm Tin cậy. Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm tin cậy và chọn Tùy chọn bảo mật. Bật tùy chọn “Xóa thông tin cá nhân khỏi các thuộc tính tệp khi lưu”. Nếu nó có màu xám, hãy nhấp vào nút Trình kiểm tra tài liệu bên dưới, chạy Trình kiểm tra tài liệu và xóa tất cả thông tin cá nhân của tài liệu. Sau đó, bạn có thể nhấp vào hộp kiểm.
Hãy nhớ rằng, bạn sẽ phải thay đổi tùy chọn này cho từng tài liệu riêng biệt.
Thông tin này có thể hữu ích và một số thông tin thậm chí còn quan trọng đối với việc cộng tác hoặc cho các công ty để theo dõi ai đã làm việc trên một tài liệu. Nhưng khi đến lúc xuất bản tài liệu, có thể bạn sẽ muốn xóa siêu dữ liệu này.
