Fax thường được xem là an toàn hơn email, mặc dù nó thực sự không phải là email. Các máy fax giao tiếp qua các đường dây điện thoại mà không cần bất kỳ mã hóa và máy fax nào thường được lưu giữ trong các khu vực bận rộn, nơi mọi người có thể dễ dàng nắm bắt các tài liệu.
Các lựa chọn thay thế cho Faxing
Có rất nhiều lựa chọn thay thế để fax. Nếu bạn không bị giới hạn bởi luật pháp hoặc bởi vì người ở đầu bên kia yêu cầu bạn sử dụng fax, hãy thử một trong các lựa chọn sau:
- Tài liệu email: Vâng, email khiêm tốn có thể thay thế nhiều bản fax. Có thể bạn đang fax một tài liệu được nhập từ máy tính, vậy tại sao lại phải sử dụng máy fax? Đính kèm tệp vào email hoặc chỉ bao gồm văn bản quan trọng trong email.
- Quét và gửi email: Nếu bạn có một máy fax cũng có chức năng như một máy quét, bạn có thể sử dụng nó để quét tài liệu giấy vào máy tính của bạn dưới dạng tệp PDF. Đính kèm các tệp PDF đó vào email để gửi chúng. Thậm chí bạn có thể thử sử dụng điện thoại để quét tài liệu - chắc chắn, nó sẽ không phải là chất lượng tốt nhất, nhưng chúng tôi đã thấy một số bản fax chất lượng khá thấp.
- Tải lên Tài liệu: Một số tổ chức có thể cho phép bạn tải lên các tệp tài liệu được quét này trên web thay vì chỉ gửi email cho họ.
- Sử dụng Snail Mail: Thư ốc là một cách thay thế chậm hơn để gửi fax tồi tệ hơn theo nhiều cách, nhưng không phải lúc nào cũng xấu. Nếu bạn không có máy fax và tài liệu không khẩn cấp, bạn thường có thể gửi tài liệu qua thư tới hầu hết các tổ chức thay vì gửi fax. Chắc chắn, bạn phải đối phó với hệ thống bưu chính, nhưng ít nhất bạn không phải fax bất cứ thứ gì.
Đăng ký tài liệu mà không cần in chúng
Bạn có thể phải ký giấy tờ và gửi cho ai đó, và sau khi in ra, bạn có thể bị cám dỗ để fax chúng. Sau khi tất cả, thay thế sẽ được in tài liệu, ký tên, quét nó trở lại vào máy tính của bạn, và gửi email cho nó. Thay vì lãng phí thời gian của bạn làm điều này, bạn có thể sử dụng phần mềm để áp dụng chữ ký thực của bạn cho một tài liệu trên máy tính của bạn. Đơn giản chỉ cần chụp chữ ký của bạn một lần và nó sẽ được lưu trữ như một hình ảnh bạn có thể áp dụng cho các tài liệu. Bạn có thể dễ dàng ký các tài liệu trong tương lai mà không cần in chúng.
Nếu bạn có máy tính bảng có bút, bạn thậm chí có thể sử dụng bút stylus để ký trực tiếp tài liệu trên màn hình của mình.
Gửi fax tài liệu trực tuyến
Dịch vụ fax trực tuyến cho phép bạn gửi fax tài liệu mà không cần máy fax của riêng bạn hoặc thậm chí là đường dây điện thoại. Bạn sử dụng giao diện dựa trên web để tải lên tài liệu và nhập số điện thoại của người nhận. Bản thân dịch vụ này sẽ xử lý tất cả các công cụ cuối cùng, fax tài liệu của bạn đến máy fax từ xa qua đường dây điện thoại của chính họ.
Nếu bạn chỉ cần gửi fax hiếm khi, các dịch vụ này sẽ cho phép bạn gửi một vài trang ở đây và ở đó mà không tốn một xu nào. Nếu bạn phải gửi fax tài liệu thường xuyên hơn, bạn có thể phải trả tiền - nhưng bạn sẽ phải trả tiền cho máy fax và đường dây điện thoại.
Các dịch vụ này về mặt kỹ thuật liên quan đến việc gửi fax, nhưng ít nhất chúng không cảm thấy thích sử dụng máy fax cũ cồng kềnh và không yêu cầu bạn có điện thoại cố định.
Nhận fax trực tuyến
Nhận fax có thể là một nhức đầu nếu bạn có một văn phòng tại nhà. Máy fax của bạn cần được bật và nghe mọi lúc mọi nơi. Bạn cần một đường dây chuyên dụng để nhận fax để bạn không bỏ lỡ bất kỳ bản fax nào khi đang sử dụng điện thoại. Bạn có thể thử yêu cầu mọi người fax cho bạn một tài liệu tại một thời điểm cụ thể khi bạn chắc chắn rằng điện thoại cố định của bạn không bị ràng buộc.
Thay vì đối phó với tất cả những điều vô lý này, hãy yêu cầu mọi người quét và gửi tài liệu qua email cho bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác nếu bạn không muốn dựa vào email - ví dụ: bạn có thể sử dụng JotForm cùng với Dropbox để tạo trang web nơi mọi người có thể tải lên tệp PDF và chúng xuất hiện trong một thư mục trong Dropbox của bạn.
Bạn cũng có thể thử sử dụng một dịch vụ cung cấp cho bạn một số fax chuyên dụng và cho phép bạn nhận fax ở đó. Những chi phí nói chung là tiền - sau khi tất cả, dịch vụ fax phải trả tiền cho một số điện thoại cố định chuyên dụng và theo dõi nó cho bạn. eFax cung cấp 10 trang miễn phí mỗi tháng mặc dù chúng không cung cấp cho bạn bất kỳ trang gửi đi miễn phí nào. HelloFax cho phép bạn gửi năm trang miễn phí, nhưng đó là nó. Mỗi dịch vụ fax trực tuyến miễn phí đều có giao diện như thế này - ưu đãi miễn phí tồn tại để thu hút bạn trong khi bạn phải trả tiền cho các tính năng quan trọng nhất. Fax liên quan đến giao tiếp với máy fax và số điện thoại cố định, và điều đó không miễn phí. Nó cũng thường được sử dụng cho mục đích kinh doanh, và các doanh nghiệp sẵn sàng chi tiền vào loại điều này.
The Last Resort: Sử dụng một máy Fax thực tế mà không sở hữu một
Nếu bạn không muốn đối phó với các dịch vụ trực tuyến hoặc thư ốc và bạn hoàn toàn không có lựa chọn nào khác ngoài việc gửi tài liệu định kỳ dưới dạng fax, vẫn có cách khác để mua máy fax của riêng bạn và sử dụng điện thoại cố định. Bạn có thể ghé thăm một cửa hàng địa phương cung cấp sao chép và họ sẽ cho phép bạn trả một vài xu để gửi fax. Đây không phải là lý tưởng nếu bạn thường xuyên gửi fax, nhưng nếu bạn phải fax một cái gì đó một lần mỗi năm, thì đây có thể là một lựa chọn không sao.
Tất nhiên, điều này vẫn liên quan đến việc sử dụng một máy fax.Một số tổ chức chỉ yêu cầu fax và bạn có thể không cảm thấy thoải mái khi tải lên các tài liệu cực kỳ nhạy cảm với dịch vụ fax dựa trên web. Bạn không thể làm gì nhiều nếu bạn phải đối phó với một tổ chức yêu cầu fax.
Việc gửi fax sẽ vẫn ở bên chúng tôi trong một thời gian, nếu chỉ vì các quy định khuyến khích các tổ chức pháp lý và chăm sóc sức khỏe tiếp tục sử dụng hệ thống fax cũ hơn thay vì các lựa chọn thay thế hiện đại.
