Chúng tôi đã đề cập đến các khía cạnh của Outlook trong một thời gian và các phiên bản Office sẽ biết tất cả những thứ này, nhưng những người dùng mới, như những người cần biết cách sử dụng Outlook trong môi trường văn phòng, có thể phải biết cách sử dụng Outlook trên cơ sở hàng ngày. Điều đó nói rằng, đó là một ứng dụng e-mail nhiều mặt và trưởng thành mà người dùng Windows phải có trong hộp công cụ của họ.
Vì có quá nhiều thứ để tìm hiểu, chúng tôi không có nhiều thời gian để mất, vì vậy hãy bắt đầu ngay lập tức bằng cách soạn và gửi tin nhắn, cũng như phân tích tất cả các tùy chọn bạn có thể tinh chỉnh để làm cho Outlook trở nên hữu ích và thú vị hơn.
Soạn nhanh và gửi tin nhắn
Nếu bạn muốn hoặc cần hiểu những điều cơ bản của Outlook, chúng tôi đã viết hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu tiện dụng cho Outlook. Chúng tôi khuyên bạn nên đọc nó nếu Outlook hoàn toàn mới đối với bạn.
Nếu không, từ hộp thư đến Outlook, bạn có thể nhấp vào nút "Email mới" hoặc sử dụng "CTRL + N".
Một người liên hệ Refresher
Khi bạn soạn email mới, điều đầu tiên bạn có thể làm là nhập người nhận hoặc người nhận của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách chỉ cần gõ vào địa chỉ email của họ (es) hoặc bạn có thể nhấp vào "Để …" và chọn tên từ sổ địa chỉ của bạn.
Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn nhanh chóng chọn hai hoặc nhiều địa chỉ cùng lúc, hãy giữ CTRL và nhấp vào từng tên bạn muốn chọn, sau đó chọn tùy chọn địa chỉ của bạn: Tới và Cc (hoặc Bcc). Khi bạn đã chọn tất cả người nhận của mình, hãy nhấp vào “OK”.
Nếu bạn chưa có sổ địa chỉ, chúng tôi đã bảo bạn. Bạn có thể nhập danh bạ của mình vào Outlook từ Gmail hoặc dịch vụ e-mail tương tự.
Thay đổi địa chỉ trả lời
Giả sử bạn có nhiều tài khoản email được liên kết với Outlook. Làm thế nào để bạn gửi email từ các tài khoản khác của bạn?
Bạn sẽ nhận thấy rằng trên nút “Từ” có một mũi tên nhỏ. Nhấp vào nút đó và bạn sẽ thấy các tài khoản khác của mình trong danh sách thả xuống để bạn có thể chọn một tài khoản email khác.
Chữ ký và Văn phòng phẩm
Bạn có thể đã quen thuộc với khái niệm chữ ký, hoặc thậm chí bạn có thể sử dụng chúng. Về cơ bản, chữ ký là các bit văn bản được tạo trước đặc biệt mà bạn có thể thêm vào mọi thư. Đây có thể là chi tiết liên hệ của bạn, thông tin quan trọng về sản phẩm hoặc sự kiện mà bạn đang quảng cáo hoặc chỉ là một trích dẫn sâu sắc mà bạn thực sự thích.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ đính kèm chữ ký chi tiết các kế hoạch kỳ nghỉ trong tương lai. Chúng tôi sẽ đính kèm chữ ký này vào tất cả các email có nguồn gốc từ tài khoản công việc của chúng tôi, chứ không phải trả lời và chuyển tiếp.
Từ đây, cho đến khi bạn xóa chữ ký bằng các cài đặt này, cảnh báo kỳ nghỉ của bạn sẽ xuất hiện mỗi khi bạn soạn thư email mới.
Văn phòng phẩm?
Chữ ký dễ dàng đủ để tìm ra nhưng những gì về văn phòng phẩm? Miễn là nó ở ngay đó, chúng ta hãy tiếp tục và thảo luận về nó. Chẳng hạn như chữ ký, bạn có thể thấy email tĩnh ở dạng này hay dạng khác nhưng về cơ bản nó hoạt động như thế này: vì bạn đang gửi e-mail dưới dạng HTML, văn phòng phẩm chỉ cho phép bạn gán hình nền, kiểu phông chữ khác nhau và màu sắc cho bạn tin nhắn.
Trả lời và chuyển tiếp thư
Trả lời và chuyển tiếp thư rất đơn giản và bạn có thể đã nhận thấy các công cụ phản hồi trên Ribbon.
Nếu bạn nhấp vào "Cuộc họp" thì bạn có thể yêu cầu một cuộc họp khi bạn trả lời; kiểm tra tất cả các tùy chọn bạn nhận được khi bạn làm điều này.
Đặt tùy chọn trả lời và chuyển tiếp
Hãy bật mở câu trả lời và chuyển tiếp các tùy chọn để xem nhanh.Có một số cách bạn có thể thay đổi cách thư gốc trông như thế nào khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp hoặc liệu thư đó có được đính kèm dưới dạng tệp đính kèm hay không.
Bạn cũng có thể đặt cách trả lời và chuyển tiếp mở và liệu nhận xét của bạn có được bắt đầu bằng tên của bạn hay không.
Các tùy chọn thư còn lại của Outlook
Có rất nhiều thứ khác đang diễn ra trong các tùy chọn Mail, vì vậy trước khi chúng tôi rời khỏi bạn hôm nay, chúng tôi muốn dành thời gian nói về chúng.
Dưới đây là một số nội dung cơ bản như tùy chọn trình chỉnh sửa để thay đổi cách bạn soạn thư, tùy chọn chính tả và tự động sửa, cũng như các tùy chọn chữ ký và văn phòng phẩm mà chúng tôi đã chạm vào.
Các tùy chọn khác có một số tính năng hữu ích, như hiển thị tùy chọn dán (có thể gây phiền nhiễu) và có hiển thị liên kết tiếp theo và trước trong tiêu đề thư khi đọc qua nhiều thư trong hộp thư đến của bạn (có thể hữu ích).
Email là một phần không thể tách rời của Outlook, có rất ít thắc mắc có rất nhiều cách để cấu hình nó. Không cần phải nói, khi bạn học cách sử dụng Outlook, bạn sẽ thấy mình quay lại các tùy chọn nhân dịp thay đổi một số khía cạnh nhất định về cách định dạng và hoạt động của e-mail.
Chúng tôi chưa thực hiện khám phá Outlook, chúng tôi vẫn còn nhiều điều để cho bạn thấy, chẳng hạn như cách bạn xử lý việc gửi và nhận tệp đính kèm, lịch, công việc và nhiều thứ khác nữa. Tuy nhiên, trong thời gian này, chúng tôi muốn nghe nhiều hơn từ bạn, vì vậy hãy dành chút thời gian để gửi cho chúng tôi một ghi chú nhanh trong diễn đàn thảo luận của chúng tôi.
