Việc thay thế cho điện thoại di động và điện thoại cố định cá nhân là VoIP, hoặc Voice over IP, điều này sẽ mang đến cho công ty của bạn một cảm giác chuyên nghiệp hơn và một lợi thế cạnh tranh. Nếu bạn đang xem xét việc tách riêng điện thoại cá nhân của mình khỏi cơ quan, nhưng bạn không chắc đó có phải là quyết định tốt nhất hay không, hãy nhìn xa hơn. Chúng tôi sẽ xem xét một số lý do khiến bạn đã chọn đúng.
Cách truyền thống: Nhận một dòng riêng
Nếu bạn đã quyết định ngừng sử dụng điện thoại cá nhân cho doanh nghiệp của mình, cách truyền thống để có được một số mới chỉ đơn giản là nhận được một dòng riêng biệt. Điều đó có nghĩa là liên hệ với công ty điện thoại, yêu cầu họ chạy một dòng mới cho ngôi nhà của bạn (thường bao gồm phí thiết lập) và sau đó thanh toán thêm hàng tháng cho dòng mới - bạn sẽ phải trả $ 20-30 mỗi tháng vào cuối cho một dòng dân cư và trong phạm vi 60 đô la mỗi tháng cho một ngành nghề kinh doanh. Đây vẫn là một lựa chọn, nhưng vấn đề là bây giờ số điện thoại doanh nghiệp của bạn được gắn với nhà hoặc văn phòng của bạn, và chỉ có thể được trả lời nếu bạn đang ở đó. Ngay cả khi bạn có thể nhận được một điện thoại cố định giá rẻ, tùy chọn này thiếu sự tiện lợi.
Vì đó là năm 2018 và nhiều người hơn có điện thoại di động mà thậm chí không sở hữu một đường dây đất liền, lựa chọn thứ hai của bạn là chỉ cần mua một chiếc điện thoại thứ hai và mang theo bên mình. Tấn chủ doanh nghiệp nhỏ làm điều này, mang theo hai chiếc iPhone và liên tục chuyển đổi giữa chúng. Giải pháp này hoạt động và cho phép bạn trả lời đường dây điện thoại của doanh nghiệp từ mọi nơi, nhưng nó không phải là rất rẻ. Chi phí của một chiếc điện thoại đắt tiền cộng với số tiền cho dòng phụ tăng lên rất nhanh - ví dụ, một chiếc iPhone 699 đô la cộng với khoảng 30 đô la mỗi tháng cho một dòng phụ kết thúc là hơn 1000 đô la trong một năm. Không phải là cách tốt nhất để đi.
Cách tốt hơn: Thoại qua IP hoặc VoIP
Bây giờ chúng ta đang ở trong những ngày truy cập internet luôn được kết nối từ mọi thiết bị, bạn không cần phải sử dụng mạng điện thoại truyền thống nữa. Chúng tôi có thể thực hiện cuộc gọi điện thoại qua internet không chỉ rẻ hơn và không giới hạn, nhưng thực sự âm thanh rõ ràng hơn so với điện thoại truyền thống, vì vậy bạn có thể hiểu rõ hơn những gì khách hàng của bạn đang nói.
VoIP có thể không chỉ được sử dụng để cấp nguồn cho các điện thoại vật lý trên bàn, mà còn có thể được sử dụng như một ứng dụng trên điện thoại hiện tại cho phép bạn gọi và nhận cuộc gọi từ bất kỳ điện thoại hiện có nào, và tất cả chỉ bằng một phần chi phí.
Bạn cần nhiều hơn một đường dây điện thoại cho doanh nghiệp của mình? Nó không phải là một vấn đề với VoIP, bạn chỉ cần nâng cấp gói của bạn và cắm thêm điện thoại vào mạng của bạn, hoặc thiết lập các ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại của bạn.
Và nếu bạn đang nâng cấp doanh nghiệp của mình từ số điện thoại cố định hoặc số điện thoại di động, bạn thường có thể chuyển số hiện tại của mình sang hệ thống VoIP để danh bạ của bạn có thể liên lạc với bạn.
VoIP có lợi thế lớn so với điện thoại truyền thống
Chi phí là lý do lớn nhất mà mọi người chọn để chuyển sang VoIP, nhưng đây không phải là điều duy nhất cần cân nhắc - cũng có những tính năng tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. các doanh nghiệp nhỏ.
Các tập đoàn lớn có ngân sách để thiết lập và duy trì hệ thống PBX phức tạp với nhân viên tiếp tân và tiện ích mở rộng cho mỗi bàn làm việc. Nhưng bạn không cần phải bận tâm với tất cả những điều đó bằng cách sử dụng VoIP, trong đó có những tính năng và nhiều hơn nữa, được xây dựng ngay trong một khoản phí hàng tháng thấp.
- Chuyển hướng cuộc gọi có thể đổ chuông trên tất cả các thiết bị của bạn, có thể đổ chuông trên nhiều điện thoại cùng một lúc và bạn có thể đặt quy tắc chỉ chuyển tiếp cuộc gọi trong một số giờ nhất định.
- Nhân viên tiếp tân tự động làm cho âm thanh của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.
- Ghi âm cuộc gọi tự động có thể ghi lại tất cả các cuộc gọi đến và đi.
- Tiện ích mở rộng cho phép bạn sử dụng một số chính duy nhất để tiếp cận tất cả mọi người (vẫn có những đường dây trực tiếp cho mỗi người).
- Hội nghị cho phép bạn cung cấp cho khách hàng của bạn một số để gọi để mọi người có thể được trên cùng một đường hội nghị dễ dàng.
- Thư thoại mạnh mẽ sẽ gửi cho bạn email với thư thoại và thậm chí có thể chuyển biên chúng thành văn bản.
- Gửi fax qua Internet chỉ trong trường hợp bạn cần phải đối phó với chính phủ hoặc một số ngành công nghiệp khác mà đã không bắt kịp với thời gian.
- Và theo nghĩa đen là hàng chục tính năng và tích hợp khác vào phần còn lại của doanh nghiệp của bạn.
Đó là năm 2018, mọi thứ sắp có trong đám mây, vậy tại sao điện thoại doanh nghiệp của bạn lại không? VoIP không chỉ là điều tốt nhất trên thị trường hiện nay, đó là tương lai của tất cả các điện thoại.
Cách chọn gói điện thoại doanh nghiệp
Bây giờ bạn đã biết tất cả về lợi thế của VoIP, đã đến lúc chọn gói dịch vụ điện thoại doanh nghiệp và đó là nơi mà nó trở nên phức tạp vì có rất nhiều giải pháp và không có giải pháp nào phù hợp với mọi người. Nhưng may mắn là chúng tôi có kinh nghiệm điều hành một doanh nghiệp, vì vậy, đây là các đề xuất của chúng tôi dựa trên những gì chúng tôi biết.
Nếu bạn làm việc cho một tập đoàn lớn, có thể bạn sẽ kết thúc với một giải pháp từ một công ty lớn như Cisco hay Avaya, nhưng những hệ thống này không hoạt động cho mọi người, và chắc chắn không phải là một lựa chọn tốt cho doanh nghiệp nhỏ.
Tổng thể tốt nhất: Văn phòng RingCentral
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tốt nhất với mức giá tốt nhất, RingCentral Office chắc chắn là giải pháp chúng tôi chọn. Và, trên thực tế, RingCentral là hệ thống điện thoại mà chúng tôi đã sử dụng trong nhiều năm tại How-To Geek HQ cho các hoạt động phụ trợ của chúng tôi. Khá hiếm khi chúng tôi trực tiếp đề xuất một dịch vụ, nhưng chúng tôi sử dụng nó.
Một trong những lợi ích khác của RingCentral là nó thực sự thuộc sở hữu của Cisco và AT & T, có nghĩa là nó không phải là một số dịch vụ bay qua đêm sẽ biến mất. Họ đang ở đây để ở lại.
RingCentral có tất cả các tính năng bạn mong đợi từ dịch vụ điện thoại, bao gồm số địa phương, cuộc gọi không giới hạn và tin nhắn, ứng dụng dành cho thiết bị di động cho iPhone và Android, thư thoại tới email, tiện ích mở rộng, người tham gia tự động và mọi tính năng khác mà bạn có thể cần.
Và nếu bạn muốn nâng cấp, bạn thậm chí có thể nhận được số 800 cho doanh nghiệp của mình, sử dụng điện thoại bàn và điện thoại hội nghị chất lượng cao từ Cisco và các nhà cung cấp khác hoặc tích hợp với Microsoft, Dropbox, Google, Box, Salesforce, Zendesk, desk.com, và nhiều hơn nữa.
Và với các kế hoạch bắt đầu từ $ 20 mỗi tháng với bản dùng thử miễn phí, nó thậm chí còn rẻ đủ cho một doanh nghiệp chỉ với một người.
Các lựa chọn khác: Vonage for Business, eVoice và Skype for Business
Có rất nhiều nhà cung cấp VoIP khác để lựa chọn, tất nhiên. Vonage for Business là một giải pháp thay thế khá vững chắc, mặc dù mô hình định giá của họ hơi khó hiểu hơn một chút và bạn sẽ cần được tư vấn. Họ có hầu hết các tính năng tương tự mà bạn cần và họ là một thương hiệu dễ nhận biết. Chúng tôi đã sử dụng Vonage trong quá khứ và không bao giờ gặp sự cố với dịch vụ.
Ngoài ra còn có eVoice, không có bất kỳ tùy chọn điện thoại phần cứng nào và thực sự đắt hơn để bắt đầu. Họ có rất nhiều tính năng khác, như tiện ích mở rộng, người tham dự tự động, 800 số và thư thoại để gửi email, nhưng nói chung bạn nên sử dụng RingCentral hoặc Vonage for Business vì các gói đó tốt hơn và cung cấp cho bạn điện thoại thực, thay vì chỉ là một ứng dụng đơn giản trên điện thoại của bạn.
Cuối cùng, bạn có thể thử sử dụng Google Voice hoặc Skype for Business, nhưng chúng không có tất cả các tính năng mà bạn mong đợi từ hệ thống điện thoại doanh nghiệp và bạn chỉ còn sử dụng ứng dụng để thực hiện tất cả các cuộc gọi của mình. Bạn mất các khía cạnh chuyên nghiệp của việc có một tiếp viên tự động, tiện ích mở rộng và khả năng mở rộng cho một loạt các dòng khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
