Chúng tôi luôn khuyên bạn nên sử dụng trình quản lý mật khẩu - nó cho phép bạn không chỉ sử dụng mật khẩu mạnh, phức tạp mà bạn không cần phải nhập theo cách thủ công mà còn sử dụng mật khẩu duy nhất cho tài khoản trực tuyến đơn giản.
Keepass là một trình quản lý mật khẩu nguồn mở miễn phí, giúp bạn quản lý mật khẩu một cách an toàn. Bạn có thể đặt tất cả mật khẩu của mình vào một cơ sở dữ liệu bị khóa bằng một khóa chính hoặc một tệp khóa hoặc cả hai. Nếu bạn bắt đầu, bạn có thể xem hướng dẫn giới thiệu về Keepass của chúng tôi.
Sắp xếp mật khẩu thành các nhóm hoặc thẻ
Số lượng mật khẩu mà người dùng phải nhớ tiếp tục tăng và người dùng Internet thông thường được ước tính có hơn 20 tài khoản trực tuyến riêng biệt. Khi bạn tiếp tục thêm nhiều tài khoản hơn, mật khẩu của bạn sẽ trở nên áp đảo hơn một chút để quản lý. Keepass cho phép bạn sắp xếp mật khẩu thành các nhóm hoặc thẻ. Bạn có thể thêm bao nhiêu nhóm tùy thích và sử dụng chúng để sắp xếp tất cả thông tin đăng nhập của bạn theo bất kỳ thứ tự nào có ý nghĩa đối với bạn.
Để tạo một nhóm mới, trước tiên hãy chọn trong ngăn nhóm nơi nhóm sẽ đi, hoặc tên cơ sở dữ liệu hoặc trong một nhóm hiện có. Nhấp chuột phải để hiển thị menu nhóm và chọn “Thêm nhóm”. Hoặc, nhấp vào “Chỉnh sửa” từ trình đơn trên cùng và chọn “Thêm nhóm” từ danh sách thả xuống.
Các nhóm có thể được chia thành các nhóm nhỏ hơn trong một tổ chức giống cây. Để tạo nhóm phụ, hãy nhấp chuột phải vào nhóm mong muốn và chọn “Thêm nhóm”. Đó là một cách khác để giữ cho mật khẩu của bạn được tổ chức tốt hơn và dễ truy cập hơn. Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là kéo và thả bất kỳ mục nhập nào bạn muốn lưu trữ trong nhóm này. Các mục nhập mật khẩu được nhóm lại với nhau thành các nhóm bạn nhìn thấy ở bên trái. Do đó, tùy thuộc vào nhóm bên trái bạn đã chọn, nhóm sẽ hiển thị cho bạn các mục nhập trong nhóm này ở chế độ xem phù hợp.
Ngoài việc tạo các nhóm mật khẩu của bạn, bạn cũng có thể gắn thẻ các mục nhập của bạn làm mục ưa thích. Chọn mục nhập yêu thích, nhấp chuột phải vào chúng và nhấp vào "Mục nhập đã chọn> Thêm thẻ> Thẻ mới" và nhập ví dụ: "Yêu thích".
Xóa mục nhập khỏi nhóm
Theo thời gian, có thể bạn sẽ có một số tài khoản mà bạn không còn sử dụng nữa. Chọn bất kỳ mục nhập nào từ nhóm, nhấp chuột phải và chọn “Xóa mục nhập”. Khi bạn xác nhận, mục nhập của bạn sẽ được chuyển đến nhóm “Thùng rác”. Mật khẩu của bạn thực sự vẫn ở đó, nhưng chỉ bị ẩn khỏi chế độ xem trong nhóm mà bạn thường sẽ không kiểm tra. Nếu bạn vẫn muốn sử dụng mục nhập thì chỉ cần kéo và thả mục đó vào thư mục nhóm. Nếu bạn hoàn toàn chắc chắn rằng bạn không còn cần mục nhập đó, hãy xóa nó khỏi thùng rác.
Sắp xếp và định cấu hình cột danh sách mục nhập
Sắp xếp các mục nhập của bạn theo nhóm hoặc thẻ là đủ nếu bạn chỉ mới bắt đầu với ứng dụng hoặc muốn phân loại chúng theo các loại và tầm quan trọng như ứng dụng, đăng nhập web, đăng nhập trang web, đăng nhập trang web mua sắm, trang web giáo dục hoặc giải trí và Sớm.
Tuy nhiên, cũng rất quan trọng để có cái nhìn tổng quan về một mục cụ thể như thời gian tạo, ngày sửa đổi cuối cùng và các thẻ. Thời gian tạo và ngày sửa đổi cuối cùng đặc biệt quan trọng vì nó cung cấp cho bạn ước tính thời gian bạn đã sử dụng cùng một mật khẩu đó cho tài khoản và khi bạn tạo nó.
Keepass cho phép bạn sắp xếp và cấu hình các cột theo yêu cầu của bạn. Chọn “View” từ menu trên cùng và nhấp “Configure Columns.” Để ẩn mật khẩu, chọn “Password” và bật dấu chọn “Hide data using asterisks.” Tương tự, bạn có thể áp dụng thủ tục cho tên người dùng hoặc tiêu đề nhạy cảm. Điều này được khuyến khích nếu bạn định sử dụng Keepass trong môi trường công cộng như quán cà phê hoặc văn phòng mở.
Các plugin để nâng cao tính thẩm mỹ của các cột
Keepass có một khuôn khổ plugin. Plugin có thể cung cấp chức năng bổ sung, như hỗ trợ các định dạng tệp khác để nhập / xuất, chức năng mạng, tính năng sao lưu và hơn thế nữa. Để cài đặt plugin, hãy tải xuống plugin từ trang của tác giả và giải nén tệp ZIP vào thư mục bạn chọn. Sao chép các tệp plugin chưa được giải nén vào thư mục Keepass (nơi tệp thực thi Keepass) hoặc thư mục con của nó. Khởi động lại Keepass để tải plugin mới.
Thông tin được hiển thị trong cột là đủ cho các nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, hai điều vẫn còn thiếu. Chi tiết "Chất lượng Mật khẩu" và "Favicon" của mục nhập cụ thể đó bị thiếu trong cột. Mật khẩu chất lượng sẽ cho thấy sức mạnh của mật khẩu trong bit, và Favicon sẽ làm tăng tính thẩm mỹ của mục nhập.
Từ trang Keepass plugins, tải xuống cột Quality và plugin Favicon Downloader và cài đặt chúng. Bạn sẽ thấy một cột mới được gọi là "Chất lượng Mật khẩu" trong danh sách các mục nhập cột.
Trình tải xuống Favicon sẽ tải xuống các biểu tượng từ các trang web trong các mục Keepass của bạn, do đó làm cho các mục trông độc đáo về mặt thẩm mỹ. Bạn có thể sử dụng plugin này để tải xuống Favicon cho một mục nhập riêng lẻ, toàn bộ nhóm hoặc lựa chọn các mục nhập tùy ý. Để làm cho plugin này hoạt động, hãy điền vào mục nhập URL, nhấp chuột phải và chọn "Tải xuống Favicon."
Tổ chức các loại bí mật khác với Keepass
Bạn có thể sử dụng Keepass cho các dữ liệu khác cần bảo mật không chỉ là tài khoản trực tuyến, trang web hoặc mật khẩu mạng. Nó có thể được sử dụng để lưu trữ các khóa đăng ký phần mềm và số sê-ri, nội dung ví như thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ, số an sinh xã hội, bảng sao kê ngân hàng, ghi chú an toàn và các chi tiết khác. Để sử dụng đầy đủ Keepass cho mục đích này, hãy đảm bảo giữ riêng các nhóm, thêm biểu tượng và ghi chú để được hướng dẫn chi tiết, nếu có.
Thêm chi tiết giấy phép phần mềm trong Keepass
Bạn biết đấy, tất cả những ứng dụng bạn đã mua trong những năm qua, hoặc tất cả những giấy phép đa người dùng mà bạn phải theo dõi cho doanh nghiệp của bạn? Thay vì để lại các chi tiết đó trong một bảng tính hoặc các thư mục thư ngẫu nhiên, bạn có thể giữ chúng an toàn trong Keepass.
Giả sử bạn vừa mua bản quyền của Windows 8 PRO. Tạo một mục trong nhóm "Giấy phép Phần mềm" và đặt tên cho tiêu đề là "Windows 8 PRO" với liên kết trong "trường URL". Vì giấy phép cho Windows là vĩnh viễn trừ khi bạn muốn nâng cấp, không cần phải thêm " Ngày hết hạn."
Một số giấy phép phần mềm có giá trị trong một năm. Trong trường hợp này, bạn có thể đặt “Ngày hết hạn” trong nhóm này. Khi đạt đến ngày này, mục nhập sẽ tự động được đánh dấu là đã hết hạn (sử dụng biểu tượng chữ thập đỏ trong cửa sổ chính và hiển thị thông tin mục nhập bằng cách sử dụng phông chữ bị gạch ngang). Mục nhập sẽ không bị xóa khi nó hết hạn. Với tính năng này, bạn sẽ biết rằng giấy phép của mình đã hết hạn và sẽ được gia hạn.
Giờ hãy chuyển đến “Tab nâng cao” và bạn sẽ thấy hai phần.
Để nhập tệp dưới dạng tệp đính kèm, hãy nhấp vào “Đính kèm” rồi chọn “Đính kèm Tệp.” Một cửa sổ mới sẽ bật lên. Từ đó chọn bản sao nhận của Windows 8 PRO và bấm “OK.”
Nếu định dạng tệp không được hỗ trợ (ví dụ: tệp PDF), thì Keepass sẽ trích xuất tệp đính kèm vào tệp tạm thời (được mã hóa EFS) và mở tệp bằng cách sử dụng ứng dụng mặc định. Sau khi xem xong / chỉnh sửa, bạn có thể chọn giữa nhập hoặc loại bỏ bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tệp tạm thời. Trong mọi trường hợp, Keepass xóa an toàn tệp tạm thời.
Thêm ghi chú an toàn trong Keepass
Keepass cho phép bạn lưu trữ an toàn thông tin có thể không phù hợp với bất kỳ danh mục nào khác hoặc bạn muốn bảo vệ khỏi những con mắt tò mò. Ghi chú an toàn là nơi tuyệt vời để lưu trữ thông tin hữu ích nhưng không thường được sử dụng như khóa khôi phục xác thực hai yếu tố, số nhận dạng xe, số chính sách bảo hiểm, số liên lạc khẩn cấp hoặc tạm thời, v.v.
Tạo một mục trong "Nhóm ghi chú" và đặt tên là biểu mẫu Đăng ký Hộ chiếu. Thêm "Số tệp" trong các chuỗi trường tùy chỉnh. Trong phần đính kèm tệp, bấm vào "Đính kèm" và sau đó chọn "Tạo tệp đính kèm trống." Tệp RTF sẽ được tạo và được liên kết với ghi chú đó. Vì Keepass hỗ trợ cả tệp.TXT và.RTF, bạn có thể xem / chỉnh sửa chúng trong nội bộ.
Đối với các tệp TXT, trình chỉnh sửa tích hợp sẵn hỗ trợ các hoạt động chuẩn như cắt, sao chép, dán, hoàn tác, thêm từ và hơn thế nữa. Đối với các tệp RTF, các lệnh định dạng chuẩn bổ sung có sẵn: chọn phông chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch dưới, màu văn bản và màu nền, v.v.
Khi bạn đã có mật khẩu và các mục nhập bí mật khác trong cơ sở dữ liệu Keepass, bạn muốn đảm bảo dễ dàng nhận các chi tiết đó trên tất cả máy tính và điện thoại thông minh của mình cho dù bạn đang ở đâu và bạn có thiết bị nào.
Rất nhiều tính năng tiện lợi có mặt trong Keepass. Nếu bạn chỉ mới bắt đầu với ứng dụng thì có thể mất chút thời gian để làm quen với giao diện và các công cụ có sẵn. Việc tổ chức và quản lý các bí mật với Keepass rất dễ dàng nhưng đòi hỏi một quy trình làm việc tốt và những gì bạn muốn đạt được với nó. Nếu bạn cần bất kỳ sự trợ giúp hoặc có bất kỳ hoặc phương pháp nào bạn muốn chia sẻ, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới.
