Hướng dẫn cho người mới tham gia OneNote trong Windows 10

Microsoft đã cải tiến nhiều ứng dụng nội bộ của mình để phù hợp với cả tính thẩm mỹ thiết kế và chức năng tăng lên trong Windows 10 và những gì chúng tôi đã có trong OneNote mới là không khác nhau.

Nếu bạn đang sử dụng OneNote (hoặc bất kỳ sản phẩm Office 365 nào khác) lần đầu tiên, bạn sẽ được nhắc với màn hình xác nhận rằng bạn sẽ bị giới hạn ở chế độ 'Chỉ đọc' cho đến khi bạn đăng ký miễn phí dùng thử hoặc thực hiện việc giảm giá và mua đăng ký hàng tháng với 6,99 đô la mỗi 30 ngày (9,99 đô la cho phiên bản "Trang chủ" cho phép bạn lưu trữ tối đa bốn người dùng trên cùng một tài khoản cùng một lúc).

Sau khi tài khoản được xác minh, bạn sẽ được đưa vào OneNote và sẵn sàng bắt đầu tạo ghi chú của chính bạn.

Mỗi Notebook có thể chứa một số “Phần” vô tận, mà bản thân chúng có thể chứa “Trang”, như bạn có thể thấy, làm cho độ sâu của từng Notebook giống như vô hạn.

Để tạo Ghi chú mới, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào dấu cộng bên cạnh “Ghi chú gần đây” hoặc chỉ cần nhấp vào giữa màn hình và Phần đầu tiên của bạn sẽ tự động xuất hiện.

Image

Ví dụ: bạn có thể thấy ở đây rằng chúng tôi đang làm việc trong một phần. Mỗi phần có thể được chia thành các trang, với mục đích của hướng dẫn này đã được dán nhãn là “Danh sách Việc cần làm”, “Công việc”, “Cửa hàng tạp hóa” và “Hội đồng Dự án”, theo đó.

Để thêm một trang mới vào phần chính, chúng tôi đã nhấp vào dấu cộng ở thanh bên trái, nơi trang có chữ “+ Trang”. Mỗi trang sau đó hoạt động như một không gian trống riêng của riêng mình, nơi bạn hoặc những người dùng khác có thể truy cập vào sổ ghi chép bất kỳ lượng nội dung nào.

Đó cũng là nơi bạn sẽ thấy menu “Nhãn”, được tìm thấy bằng cách nhấp vào mũi tên được đánh dấu ở đây:

Bạn có thể áp dụng nhãn cho bất kỳ loại nội dung nào trong OneNote (từ, hình ảnh, bản vẽ, v.v.) và trong ví dụ của chúng tôi, bạn có thể thấy rằng chúng tôi đã gắn nhãn phần văn bản giả với "Câu hỏi", "Liên hệ" và "Địa chỉ”Hình dán cho các dấu hiệu tổ chức trực quan tốt hơn.

Điều này giúp mọi người dễ dàng chia sẻ ghi chú để biết chính xác loại nội dung mà họ đang xem rơi vào, mà thậm chí không cần phải đọc nội dung đó trước tiên.

Sau khi hình ảnh được chèn, bạn sẽ có tùy chọn để cắt nó ra khỏi ghi chú, sao chép, dán, xóa, hoặc sửa đổi tệp nào được tải lên bằng menu được đánh dấu bên dưới.

Mọi văn bản được thêm vào sẽ bị ràng buộc vào một hộp sẽ siết chặt hoặc kéo dài tùy thuộc vào lượng nội dung bên trong. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn muốn tự tổ chức, bạn cũng có thể thay đổi kích thước theo cách thủ công bằng thanh trượt được tìm thấy ở góc trên cùng bên phải của mỗi mục nhập độc lập.

Image

Tab vẽ chứa một vài công cụ thô sơ mà bạn có thể sử dụng để đặt một số hình tượng trưng có thể phủ lên hình ảnh, hướng mọi người từ một đoạn này sang đoạn tiếp theo hoặc chỉ để lại thông điệp nhanh cho cộng tác viên trên cùng một dự án.

Tab Vẽ cũng chứa tùy chọn để đánh dấu văn bản, trong trường hợp có các phân đoạn cụ thể của một mục mà bạn cần phải nổi bật so với đám đông.

Image

Ở đây là nơi bạn có thể thực hiện một trong ba điều sau: thay đổi zoom (vào hoặc ra), thay đổi mức độ phóng đại, hoặc thêm các dòng cai trị vào dự án của bạn để thực sự cho nó cảm giác “notebook đại học”. Đơn giản, sạch sẽ và hiệu quả, bạn có được chính xác những gì bạn cần ở đây và không có gì khác ở giữa.

Từ đây, biểu tượng “Cài đặt” sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái.

Nhấp vào đây và bạn sẽ được đưa đến menu sau sẽ bật lên từ bên phải của cửa sổ OneNote chính.

Trong tab Tùy chọn, bạn sẽ tìm thấy các cài đặt để thay đổi tài khoản OneDrive mà tất cả Ghi chú của bạn đồng bộ hóa. Điều này quan trọng vì email này là nơi tất cả Sổ tay của bạn và các trang sẽ tự động đồng bộ hóa với đám mây mỗi khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Đảm bảo mọi thứ trên tài khoản này được kiểm soát chặt chẽ và cấu hình bảo mật của bạn được đặt ở mức mặc định tối đa, nếu không, Ghi chú của bạn sẽ được cung cấp công khai cho bất kỳ ai cũng sử dụng bộ nhớ đám mây đó từ máy khác.

Điều đó nói rằng, cũng có sự lựa chọn để tắt quá trình đồng bộ hóa tự động, trong trường hợp bất kỳ lưu bạn thực hiện sẽ được gắn với máy tính cục bộ và tải lên đám mây sẽ chỉ xảy ra mỗi khi bạn lưu thủ công.

Cuối cùng trong Tùy chọn và đồng bộ hóa là nút chuyển đổi thành “Đồng bộ hóa tất cả các tệp và hình ảnh”. Khi bật, cài đặt này sẽ chỉ làm cho bất kỳ ghi chú nào bạn truy cập từ máy khác tải nhanh hơn vào lần khởi động tiếp theo, bằng cách tải xuống các tệp và hình ảnh lớn hơn vào hệ thống bạn đang thực hiện thay vì tải lại chúng từ máy chủ bên ngoài mỗi lần tệp được đóng hoặc mở lại.

Từ đây chỉ một cửa sổ sẽ bật lên, với danh sách người dùng đã được gắn với tài khoản Office 365 đã đăng ký của bạn và tùy chọn thêm một tài khoản khác.

Nếu bạn chọn thêm tài khoản khác, bạn sẽ chỉ có thể làm như vậy bằng địa chỉ email của doanh nghiệp (cơ quan) hoặc trường học đã trả tiền cho đăng ký Office 365 của chính nó.

Image

Mặc dù hầu hết những gì được giám sát bởi cài đặt này là tương đối vô hại ("vấn đề ổn định" và "cấu hình hệ thống" chỉ là những gì họ nghe), "các tính năng bạn sử dụng thường xuyên nhất" thống kê là một trong đó làm cho ngón chân của chúng tôi curl.

Chỉ cần an toàn khi có mức độ thông tin được gửi qua dây dẫn với một lần nhấp liên tục (và để tiết kiệm pin trong khi chỉnh sửa trên máy tính xách tay), nên luôn luôn tắt công tắc này.

Mặc dù Microsoft không đưa ra bất kỳ chi tiết cụ thể nào về những gì họ muốn dữ liệu này hoặc những gì họ làm với nó ngoài "cải thiện Office", chúng tôi khuyên bạn nên trừ khi bạn cần nó vì một lý do nào đó các tùy chọn đã tắt.

Image

Trong trường hợp này, chúng ta có thể chia sẻ thông qua ứng dụng Windows Mail, tới Facebook, thông qua Gmail trực tiếp hoặc tới một chủ tài khoản OneNote riêng biệt trên một máy tính khác.

Tương tự, bất kỳ trang hoặc sổ ghi chép nào bạn muốn chia sẻ cũng có thể được sao chép dưới dạng liên kết trực tiếp trong khay nhớ tạm của bạn nếu bạn đã cấp quyền cho bất kỳ ai nhấp vào đó. Để thực hiện việc này, hãy tìm nội dung bạn muốn chia sẻ và sau đó nhấp chuột phải vào nó để hiển thị menu con sau.

Chọn tùy chọn để "Sao chép liên kết đến trang" và bạn sẽ kết thúc với một liên kết trông giống như thế này. Từ cổng trực tuyến được liên kết, bạn có thể kiểm soát quyền chỉnh sửa với bất kỳ ai có quyền truy cập vào ghi chú cũng như cộng tác thông qua các tính năng vẽ chung, tải lên hình ảnh và chia sẻ văn bản.