Giả sử bạn muốn đặt địa chỉ của mình ở chân trang tài liệu của bạn, nhưng địa chỉ thay đổi theo thời gian. Bạn có thể lưu trữ địa chỉ trong một tài liệu Word riêng biệt, phổ biến và sử dụng một trường trong báo cáo của bạn để kéo văn bản từ tài liệu chung và cập nhật bất cứ khi nào nó thay đổi. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện điều này.
Để bắt đầu, hãy tạo một tài liệu Word mới sẽ đóng vai trò là kho lưu trữ của bạn cho địa chỉ mà bạn muốn chèn vào các tài liệu Word khác. Lưu nó vào một vị trí mà các tài liệu khác có thể truy cập được. Ví dụ: không lưu nó trên một ổ đĩa mạng mà bạn không phải lúc nào cũng có quyền truy cập.
Chúng tôi sẽ sử dụng dấu trang để tham chiếu đến địa chỉ trong tài liệu chung của chúng tôi. Nhập chuỗi văn bản bạn muốn chèn vào các tài liệu khác (trong trường hợp của chúng tôi là địa chỉ). Tạo dấu trang bằng cách đánh dấu tên và chuyển đến Chèn> Dấu trang và đặt tên cho nó, như “Địa chỉ”. Xem hướng dẫn của chúng tôi để đánh dấu trong Word để biết thông tin về cách tạo chúng.
Lưu ý rằng tên dấu trang không được có bất kỳ dấu cách nào. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt tên của dấu trang ở trên từng mục trong tệp thông tin chung của bạn để bạn dễ dàng biết được tên nào sẽ sử dụng cho mục nào. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn dự định có nhiều mục có thể tái sử dụng trong tài liệu chung này. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã thêm địa chỉ của chúng tôi vào tài liệu thông tin chung và đặt tên dấu trang là “Địa chỉ”, phía trên mục.
LƯU Ý: Bạn không thể chỉ cần gõ dấu ngoặc bình thường xung quanh mã trường. Bạn phải sử dụng “Ctrl + F9” để chèn đúng loại dấu ngoặc.
Con trỏ được đặt tự động giữa các dấu ngoặc vuông. Nhập văn bản sau giữa các dấu ngoặc vuông, thay thế “”Với đường dẫn đầy đủ tuyệt đối đến từ chung của bạn có chứa tên bạn muốn chèn. Thay thế ”Với tên dấu trang bạn đã gán cho mục trong tài liệu chung.
INCLUDETEXT ''
LƯU Ý: Không nhập các dấu ngoặc trong mã trường.
Ví dụ, chúng ta đã gõ như sau ở giữa các cặp mã trường:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
LƯU Ý: Bạn phải sử dụng dấu gạch chéo ngược kép trong đường dẫn, như chúng tôi đã làm. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn sử dụng dấu ngoặc kép thẳng, không phải dấu ngoặc kép thông minh, khi nhập mã ở trên vào trường.
