Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi thư email trong Outlook

Mục lục:

Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi thư email trong Outlook
Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi thư email trong Outlook

Video: Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi thư email trong Outlook

Video: Cách lên lịch hoặc trì hoãn gửi thư email trong Outlook
Video: Belkin WeMo Insight Switch Review - Control Lights and Electronics with iPhone or Android and IFTTT! - YouTube 2024, Tháng Ba
Anonim
Khi bạn bấm vào Gửi trên một email, nó thường được gửi ngay lập tức. Nhưng nếu bạn muốn gửi nó sau này thì sao? Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi một tin nhắn đơn hoặc tất cả các tin nhắn email.
Khi bạn bấm vào Gửi trên một email, nó thường được gửi ngay lập tức. Nhưng nếu bạn muốn gửi nó sau này thì sao? Outlook cho phép bạn trì hoãn việc gửi một tin nhắn đơn hoặc tất cả các tin nhắn email.

Ví dụ: có thể bạn đang gửi cho ai đó một email thông báo muộn vào ban đêm và họ đang ở trong một múi giờ cách bạn 3 giờ. Bạn không muốn đánh thức họ dậy vào giữa đêm với một thông báo qua email trên điện thoại của họ. Thay vào đó, hãy lên lịch gửi email vào ngày hôm sau tại thời điểm bạn biết rằng họ sẽ sẵn sàng nhận email.

Outlook cũng cho phép bạn trì hoãn tất cả các email trong một khoảng thời gian nhất định trước khi gửi chúng. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách trì hoãn việc gửi một thư và cách tạo quy tắc để trì hoãn việc phân phối tất cả thư.

Làm thế nào để trì hoãn việc cung cấp một tin nhắn email

Để trì hoãn việc gửi một email, hãy tạo một thư mới, nhập địa chỉ email của người nhận, nhưng không nhấp vào "Gửi". Thay vào đó, nhấp vào tab "Tùy chọn" trên cửa sổ Thư.

Trong phần Tùy chọn khác, nhấp vào "Phân phối trễ".
Trong phần Tùy chọn khác, nhấp vào "Phân phối trễ".
Trong phần Tùy chọn phân phối trên hộp thoại Thuộc tính, hãy nhấp vào hộp kiểm “Không phân phối trước” để có dấu kiểm trong hộp. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp ngày và chọn một ngày từ lịch bật lên.
Trong phần Tùy chọn phân phối trên hộp thoại Thuộc tính, hãy nhấp vào hộp kiểm “Không phân phối trước” để có dấu kiểm trong hộp. Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp ngày và chọn một ngày từ lịch bật lên.
Nhấp vào mũi tên xuống trên hộp thời gian và chọn thời gian từ danh sách thả xuống.
Nhấp vào mũi tên xuống trên hộp thời gian và chọn thời gian từ danh sách thả xuống.
Sau đó, nhấp vào “Đóng”. Thông điệp email của bạn sẽ được gửi vào ngày và tại thời điểm bạn chọn.
Sau đó, nhấp vào “Đóng”. Thông điệp email của bạn sẽ được gửi vào ngày và tại thời điểm bạn chọn.

LƯU Ý: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3 hoặc IMAP, bạn phải để Outlook mở cho đến khi thư được gửi. Để xác định loại tài khoản bạn đang sử dụng, hãy xem phần cuối cùng trong bài viết này.

Image
Image

Cách trì hoãn gửi tất cả thư email bằng quy tắc

Bạn có thể trì hoãn việc gửi tất cả thư email theo một số phút nhất định (tối đa 120) bằng quy tắc. Để tạo quy tắc này, hãy nhấp vào tab "Tệp" trên cửa sổ chính của Outlook (không phải cửa sổ Thư). Bạn có thể lưu thư của mình dưới dạng bản nháp và đóng cửa sổ Thư hoặc để mở thư và nhấp vào cửa sổ chính để kích hoạt.

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Quản lý quy tắc & cảnh báo”.
Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Quản lý quy tắc & cảnh báo”.
Hộp thoại Rules and Alerts hiển thị. Đảm bảo tab Quy tắc E-mail đang hoạt động và nhấp vào "Quy tắc mới".
Hộp thoại Rules and Alerts hiển thị. Đảm bảo tab Quy tắc E-mail đang hoạt động và nhấp vào "Quy tắc mới".
Hộp thoại Rules Wizard hiển thị. Trong Bước 1: Chọn phần mẫu, bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, chọn “Áp dụng quy tắc trên thư tôi gửi”. Quy tắc hiển thị trong Bước 2. Nhấp vào “Tiếp theo”.
Hộp thoại Rules Wizard hiển thị. Trong Bước 1: Chọn phần mẫu, bên dưới Bắt đầu từ quy tắc trống, chọn “Áp dụng quy tắc trên thư tôi gửi”. Quy tắc hiển thị trong Bước 2. Nhấp vào “Tiếp theo”.
Nếu có bất kỳ điều kiện nào bạn muốn áp dụng, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn điều kiện. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc này cho tất cả thư email, hãy nhấp vào “Tiếp theo” mà không chọn bất kỳ điều kiện nào.
Nếu có bất kỳ điều kiện nào bạn muốn áp dụng, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn điều kiện. Nếu bạn muốn áp dụng quy tắc này cho tất cả thư email, hãy nhấp vào “Tiếp theo” mà không chọn bất kỳ điều kiện nào.
Nếu bạn nhấp vào "Tiếp theo" mà không chọn bất kỳ điều kiện nào, hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị hỏi xem bạn có muốn áp dụng quy tắc cho mọi thư bạn gửi hay không. Nhấp vào "Có".
Nếu bạn nhấp vào "Tiếp theo" mà không chọn bất kỳ điều kiện nào, hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị hỏi xem bạn có muốn áp dụng quy tắc cho mọi thư bạn gửi hay không. Nhấp vào "Có".
Trong Bước 1: Chọn danh sách tác vụ, chọn hộp kiểm “trì hoãn phân phối theo số phút”. Hành động được thêm vào hộp Bước 2. Để xác định số phút trì hoãn việc gửi tất cả thư email, hãy nhấp vào liên kết “số một” trong Bước 2.
Trong Bước 1: Chọn danh sách tác vụ, chọn hộp kiểm “trì hoãn phân phối theo số phút”. Hành động được thêm vào hộp Bước 2. Để xác định số phút trì hoãn việc gửi tất cả thư email, hãy nhấp vào liên kết “số một” trong Bước 2.
Trên hộp thoại Phân phối hoãn lại, nhập số phút để trì hoãn phân phối thư email trong hộp chỉnh sửa hoặc sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để chọn số tiền. Nhấp vào “OK”.
Trên hộp thoại Phân phối hoãn lại, nhập số phút để trì hoãn phân phối thư email trong hộp chỉnh sửa hoặc sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để chọn số tiền. Nhấp vào “OK”.
Liên kết “một số” được thay thế bằng số phút bạn đã nhập. Để thay đổi số phút một lần nữa, hãy nhấp vào liên kết số. Khi bạn hài lòng với cài đặt quy tắc, hãy nhấp vào “Tiếp theo”.
Liên kết “một số” được thay thế bằng số phút bạn đã nhập. Để thay đổi số phút một lần nữa, hãy nhấp vào liên kết số. Khi bạn hài lòng với cài đặt quy tắc, hãy nhấp vào “Tiếp theo”.
Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn ngoại lệ. Chúng tôi sẽ không áp dụng bất kỳ ngoại lệ nào, vì vậy chúng tôi nhấp vào “Tiếp theo” mà không chọn bất kỳ điều gì.
Nếu có bất kỳ ngoại lệ nào đối với quy tắc, hãy chọn chúng trong hộp danh sách Bước 1: Chọn ngoại lệ. Chúng tôi sẽ không áp dụng bất kỳ ngoại lệ nào, vì vậy chúng tôi nhấp vào “Tiếp theo” mà không chọn bất kỳ điều gì.
Trên màn hình thiết lập quy tắc cuối cùng, nhập tên cho quy tắc này trong hộp chỉnh sửa “Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này”, sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.
Trên màn hình thiết lập quy tắc cuối cùng, nhập tên cho quy tắc này trong hộp chỉnh sửa “Bước 1: Chỉ định tên cho quy tắc này”, sau đó nhấp vào “Hoàn tất”.
Quy tắc mới được thêm vào danh sách trên tab Quy tắc email. Nhấp vào “OK”.
Quy tắc mới được thêm vào danh sách trên tab Quy tắc email. Nhấp vào “OK”.

Tất cả các email bạn gửi bây giờ sẽ ở trong Hộp thư đi cho số phút bạn chỉ định trong quy tắc và sau đó sẽ được gửi tự động.

LƯU Ý: Như với việc trì hoãn một tin nhắn đơn, các tin nhắn IMAP và POP3 sẽ không được gửi vào thời gian được chỉ định trừ khi Outlook đang mở.

Image
Image

Cách xác định loại tài khoản email bạn đang sử dụng

Nếu bạn muốn tìm hiểu loại tài khoản bạn đang sử dụng, hãy nhấp vào tab "Tệp" trên cửa sổ chính của Outlook, sau đó nhấp vào "Cài đặt tài khoản" và chọn "Cài đặt tài khoản" từ trình đơn thả xuống.

Tab E-mail trên hộp thoại Cài đặt tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản bạn đã thêm vào Outlook và loại của từng tài khoản.
Tab E-mail trên hộp thoại Cài đặt tài khoản liệt kê tất cả các tài khoản bạn đã thêm vào Outlook và loại của từng tài khoản.
Image
Image

Bạn cũng có thể sử dụng bổ trợ để lên lịch hoặc trì hoãn thư email, chẳng hạn như SendLater. Có một phiên bản miễn phí và một phiên bản chuyên nghiệp. Phiên bản miễn phí bị giới hạn, nhưng nó cung cấp một tính năng không có sẵn trong các phương thức tích hợp trong Outlook. Phiên bản SendLater miễn phí sẽ gửi email IMAP và POP3 vào thời gian đã chỉ định ngay cả khi Outlook không mở.

Đề xuất: