Để chia sẻ ghi chú và sổ tay của bạn trong OneNote 2016 với những người khác, hãy đảm bảo sổ ghi chép của bạn được đồng bộ hóa với tài khoản OneDrive trực tuyến của bạn, để những người khác có quyền truy cập vào tài khoản đó. Điều này sẽ đồng bộ hóa nó với internet, nhưng không làm cho nó tự động có sẵn cho người khác. Để làm điều đó, bạn phải chia sẻ nó theo cách thủ công với người khác để họ có thể xem nó và nếu bạn muốn, hãy chỉnh sửa nó.
Để truy cập vào các công cụ khác nhau để chia sẻ ghi chú và sổ tay trong OneNote 2016, hãy nhấp vào tab "Tệp".
Cách chia sẻ sổ ghi chép với người nào đó qua email
Bạn có thể mời mọi người xem hoặc chỉnh sửa sổ ghi chép của mình bằng cách gửi email cho họ bằng tùy chọn Chia sẻ với mọi người trên màn hình Chia sẻ sổ ghi chép. Chỉ những người bạn mời cụ thể mới có thể truy cập sổ ghi chép của bạn. Tùy chọn Chia sẻ với mọi người là tùy chọn mặc định, vì vậy tùy chọn này được chọn tự động trên màn hình Chia sẻ sổ ghi chép.
Khi bạn chia sẻ sổ ghi chép với người khác, bạn có thể chọn cho phép họ xem sổ ghi chép hoặc cho phép họ chỉnh sửa sổ ghi chép. Để xác định liệu họ có thể chỉnh sửa sổ ghi chép hay không, hãy chọn “Có thể chỉnh sửa” hoặc “Có thể xem” từ danh sách thả xuống ở bên phải của hộp Nhập tên hoặc địa chỉ email.
Nếu bạn muốn bao gồm một tin nhắn cho người nhận email, hãy nhập ghi chú vào hộp bên dưới địa chỉ email.
Nhấp vào "Chia sẻ" để gửi liên kết tới những người bạn đã chọn chia sẻ sổ ghi chép.
Cách chia sẻ sổ ghi chép bằng liên kết
Chia sẻ sổ tay OneNote bằng liên kết tương tự như chia sẻ với mọi người qua email. Điểm khác biệt chính là khi bạn chia sẻ sổ ghi chép với mọi người qua email và sau đó quyết định bạn muốn thu hồi quyền truy cập vào sổ ghi chép, bạn phải xóa riêng từng người dùng, như được thảo luận trong phần trước. Tuy nhiên, việc chia sẻ sổ ghi chép bằng liên kết cho phép bạn thu hồi quyền truy cập vào tất cả những người mà bạn đã chia sẻ sổ ghi chép với một cú nhấp chuột.
Để nhận liên kết chia sẻ, truy cập màn hình Chia sẻ sổ ghi chép như đã thảo luận ở đầu bài viết. Nhấp vào “Nhận liên kết chia sẻ” trong phần Chia sẻ.
Cách chia sẻ sổ ghi chép ở định dạng PDF
Trong cả hai trường hợp trên, những người bạn chia sẻ sổ ghi chép đều có quyền truy cập vào toàn bộ sổ ghi chép. Có thể bạn chỉ muốn chia sẻ một phần nhất định hoặc chỉ một số ghi chú trong sổ ghi chép. Bạn có thể tạo tệp PDF chứa ghi chú, mục hoặc toàn bộ sổ ghi chép và gửi tệp đó cho bất kỳ ai bạn muốn chia sẻ sổ ghi chép. Nhấp vào liên kết đó để biết hướng dẫn về cách xuất ghi chú sang định dạng PDF.
Cách chia sẻ sổ ghi chép với cuộc họp
Bạn không phải tự ghi chép trong cuộc họp nữa. Bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép OneNote với những người tham dự cuộc họp khác và yêu cầu họ ghi chú. Bằng cách đó, bạn có thể chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ một mục hành động quan trọng hoặc một quyết định quan trọng được đưa ra trong cuộc họp.
Nếu tham dự một cuộc họp trực tuyến trong Skype hoặc Lync đã được lên lịch sử dụng Outlook, bạn có thể chia sẻ sổ ghi chép với những người tham dự cuộc họp khác bằng cách sử dụng tùy chọn Chia sẻ với cuộc họp trên màn hình Chia sẻ sổ ghi chép. Khi bạn nhấp vào nút Share ÄúShare with Meeting‚Äù và chọn cuộc họp bạn đang theo học, một liên kết đến sổ ghi chép sẽ được gửi đến tất cả những người tham dự cuộc họp. Họ có thể truy cập sổ ghi chép và mọi người có thể thêm vào sổ ghi chép cùng một lúc.
Bạn cũng có thể sử dụng một trong các phương pháp được thảo luận trong các phần trước để chia sẻ sổ ghi chép OneNote với những người khác trong cuộc họp.
Cách di chuyển sổ tay dùng chung
Nếu bạn đã chia sẻ sổ ghi chép và bây giờ bạn cần phải di chuyển sổ ghi chép đó đến một vị trí khác, bạn có thể di chuyển sổ ghi chép, nhưng nó không dễ dàng như việc chọn một vị trí mới. Bạn cần phải thông báo cho mọi người rằng bạn đã chia sẻ sổ ghi chép và thực hiện theo quy trình này để thực sự di chuyển sổ ghi chép đến một vị trí mới.
