BCC là gì và nó đến từ đâu?
Có ba vị trí địa chỉ trong mỗi ứng dụng email: TO, CC và BCC, tương ứng với “[deliver] to”, “carbon copy” và “blind carbon copy”. Những ký hiệu này là một sự lưu giữ từ thế giới trước thư điện tử: các chữ cái và ghi nhớ.
Ví dụ, trong các bản ghi nhớ kinh doanh giữa thế kỷ, sẽ có một khe TO cho người nhận chính, một khe CC cho những người cần tham gia giao tiếp nhưng không phải là người nhận chính và vị trí thứ ba, BCC, cho những cá nhân cần phải tham gia vào quá trình giao tiếp, nhưng vì bất cứ lý do nào, danh tính của họ sẽ bị giữ lại từ các bản ghi nhớ được gửi đến người nhận trong các khe địa chỉ TO và CC.
Nếu những công ước này tồn tại trong nhiều thập kỷ trước khi sự ra đời của email và tiếp tục tồn tại trong nửa thế kỷ qua, hay vậy thì đâu có rắc rối phát sinh? Có hai hình thức lạm dụng BCC: sao chép carbon mù thụ động tích cực (dạng độc hại của sự cố) và bỏ bê sử dụng sao chép các-bon mù để bảo vệ sự riêng tư (rắc rối phát sinh từ sự thiếu hiểu biết). Chúng ta hãy xem làm thế nào và tại sao để tránh mỗi.
Nói không để thụ động sao chép carbon mù thụ động
Hình ảnh lịch sự của EC Comics.
Ví dụ, một nhân viên có thể đưa ông chủ của họ làm người nhận BCC trên email họ gửi cho một nhân viên khác để ông chủ của họ thấy rằng họ đang liên lạc với nhân viên khác hoặc nhân viên khác không đáp ứng được một số nghĩa vụ hoặc hạn chót. Loại thông tin liên lạc sóc bí mật này thường bị cau mày ở nơi làm việc và chúng tôi không chuẩn bị bất kỳ loại hành vi nào tạo ra một môi trường làm việc tích cực nhỏ nhặt và thụ động.
Lời khuyên duy nhất của chúng tôi về vấn đề này là: Dừng lại.
Trừ khi bộ phận nhân sự của bạn hoặc sếp của bạn một cách rõ ràng đến với bạn và hướng dẫn bạn BCC thông tin liên lạc của bạn, bạn nên tránh thực hành.
Nếu những người bên ngoài giao tiếp chính cần phải được giữ trong vòng lặp, thậm chí cao hơn, thực hành tốt nhất là bao gồm họ như là người bổ sung CC và thông báo cho TO addsesees như những người đã được bao gồm và vì lý do gì.
Điều này không chỉ tạo ra một hộp thoại trưởng thành hơn tại nơi làm việc, nó còn giúp bạn tránh một sự kiện đặc biệt đáng xấu hổ: nếu sếp của bạn hoặc người nhận BCC khác sử dụng chức năng trả lời-tất cả những gì họ đã tự giải thích và tiết lộ rằng họ đã được bảo mật của email trước. Hãy thử giải thích rằng một trong những đồng nghiệp bạn đã âm mưu chống lại ở nước mát.
May mắn thay, số lượng người sử dụng BCC một cách độc hại là nhỏ, điều này dẫn chúng ta đến những người tạo nên phần lớn sự lạm dụng: những người không muốn.
Bạn bè không Carbon sao chép bạn bè
Nếu đa số mọi người không sử dụng chức năng BCC một cách độc hại như là một phần của chiến dịch chiến tranh tâm lý chống lại đồng nghiệp của họ thì điều đó sẽ khiến chúng ta bỏ đi đâu? Nó để lại cho chúng tôihàng triệu của những người vô tình bỏ bê thậm chí sử dụng chức năng BCC ngay từ đầu.
Hình ảnh lịch sự của Thư viện công cộng Denver, Bộ sưu tập lịch sử phương Tây.
Tại sao chức năng BCC lại quan trọng như vậy? Nó cho phép bạn gửi email cho một người mà không có người đó nhìn thấy những người khác nhận email, bảo vệ hiệu quả thông tin cá nhân của họ. Đây là một email ví dụ về phía trước, được chọn lọc từ lưu trữ email của chính chúng tôi:
Bây giờ, bạn có thể tự hỏi mình Vì vậy, những gì? Nó có vấn đề gì?”Nó quan trọng vì nhiều lý do. Đầu tiên và quan trọng nhất, có vấn đề riêng tư đơn giản và xử lý sự riêng tư của những người trong danh sách liên lạc của bạn (họ là bạn bè, gia đình hoặc đối tác kinh doanh) một cách tôn trọng. Không cần phải nói rằng những người gửi email chuyển tiếp và hàng loạt với hàng chục bạn bè và cộng sự của họ không dành thời gian để liên lạc cá nhân với hàng tá người nhận đó và hỏi họ có muốn thông tin liên lạc của họ được chia sẻ với mọi người khác không danh sách người nhận. Hoàn toàn không tôn trọng để chia sẻ thông tin liên hệ mà không có sự cho phép của cá nhân được đề cập.
Nó càng trở nên thiếu tôn trọng và phiền phức thì càng có nhiều đám đông người bạn gửi email. Nếu bạn đang gửi email cho mười người trong một tổ chức dân sự nhỏ đã biết nhau, vấn đề có thể là tranh luận.Nếu bạn là giáo viên và bạn đang gửi email cho hàng chục học sinh (nếu không phải hàng trăm) tài liệu bổ sung, đột nhiên bạn đang chia sẻ thông tin liên hệ cá nhân của nhiều người với nhiều người khác mà họ có thể không muốn chia sẻ.
Tệ hơn nữa, nếu có ai đó vô tình truy cập "Trả lời tất cả" cho bất kỳ email nào bạn gửi đi với các vị trí TO và CC được tải đầy đủ,mỗi người trong danh sách người nhận ban đầu sẽ nhận được trả lời.Tốt nhất, điều đó tương đối vô hại nhưng chắc chắn sẽ lãng phí thời gian của mọi người khi họ mở email để xem có gì mới trong cuộc thảo luận. Tại tồi tệ nhất, như đã xảy ra nhiều lần trong các tập đoàn trên toàn thế giới, email có thể mất một cuộc sống của riêng mình như hàng trăm nhân viên trả lời, tranh luận, và nếu không tương tác với email. Những phản ứng dây chuyền trả lời như vậy có thể kéo dài hàng nghìn email và thậm chí có thể sinh ra các cuộc chiến tranh lửa (có một cuộc chiến tranh như vậy tại Tandem Computers vào cuối thế kỷ 20 đã kéo dài chonăm).
Thứ hai, và quan tâm thực tế hơn đối với những người có thể quan tâm đến các nghi thức email tốt và bảo vệ quyền riêng tư của bạn bè, các loại email hàng loạt này vô tình tạo ra một danh sách nhỏ các địa chỉ email gọn gàng cho phần mềm độc hại và những kẻ gửi spam. Nếu địa chỉ email của bạn kết thúc bằng một email khổng lồ được gửi đi xung quanh thế giới ngôn ngữ, bạn có thể yên tâm rằng ở đâu đó dọc theo dòng bạn sẽ kết thúc trên danh sách spam. Tệ hơn nữa, nếu một trong những người dùng kết thúc với email được chuyển tiếp của bạn nằm trong ruột của hộp thư đến của họ sẽ bị phần mềm độc hại truy cập thông qua danh sách liên hệ và địa chỉ email được tìm thấy trong hộp thư đến, bạn có thể sẽ kết thúc bằng email độc hại tìm đường cho bạn.
Sử dụng BCC một cách khôn ngoan
Đầu tiên, và trên hết, bạn bắt đầu bằng cách tự hỏi mình “Tôi có thực sự cần phải gửi email này đến tất cả mọi người trong danh sách liên lạc của mình không? Ba mươi trong số họ? Câu trả lời cho những câu hỏi đó cho hầu hết các email là: Không. Không, bạn không cần phải gửi email cá nhân hoặc chuyển tiếp tới tất cả mọi người trong danh sách liên lạc của bạn.
Thứ hai, khi bạnlàm tìm thấy chính mình với một lý do chính đáng để gửi email cho toàn bộ rất nhiều người cùng một lúc. Chẳng hạn như, bạn đang chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ email mới hoặc bạn muốn gửi địa chỉ gửi thư mới cho hàng trăm người bạn và người thân của mình, điều duy nhất phù hợp là đặt địa chỉ của họ vào khe BCC. Điều này đảm bảo rằng tất cả các tệ nạn gửi email TO / CC hàng loạt đều bị loại bỏ: địa chỉ email của tất cả người nhận được giữ kín, không có khả năng bot spam hoặc phần mềm độc hại trên máy tính của người nhận thu thập email của người nhận khác và nếu bất kỳ người nào trong số họ cần trả lời bạn để đặt câu hỏi hoặc câu hỏi đó, họ sẽ không đưa ra câu hỏi hoặc nhận xét của họ cho mọi người khác.
BCC tăng sự riêng tư, tăng tính bảo mật và giảm bớt lượng crud trong hộp thư đến mà bạn bè và các cộng sự của bạn phải lội qua. Hoàn toàn không có lý do gì để tránh sử dụng nó khi làm như vậy đơn giản như việc đặt địa chỉ vào một khe địa chỉ khác.
