Điều này thường không phải là điều bạn nên lo lắng - Văn phòng làm điều đúng để đảm bảo các tài liệu cũ hoạt động bình thường và bạn có thể tiếp tục cộng tác với những người sử dụng các phiên bản Office cũ hơn. Nhưng bạn có thể rời khỏi Chế độ tương thích, nếu bạn muốn.
Chế độ tương thích là gì?
Các phiên bản Microsoft Office hiện đại đã giới thiệu các tính năng mới không tương thích với các phiên bản Microsoft Office cũ hơn. Các phiên bản Word, Excel và PowerPoint hiện đại cũng xử lý định dạng tài liệu hơi khác so với các phiên bản cũ hơn.
Khi bạn tạo tài liệu mới trong Office 2013 hoặc 2016, tài liệu này được tạo dưới dạng tài liệu hiện đại có quyền truy cập vào tất cả các tính năng mới này và kiểu định dạng mới nhất. Tuy nhiên, khi bạn mở tài liệu được tạo bằng Office 2010 hoặc phiên bản Office cũ hơn, tài liệu này được mở ở Chế độ tương thích để đảm bảo nó giống nhau trong các phiên bản cũ như trong năm 2013 hoặc 2016.
Chế độ tương thích cũng vô hiệu hóa quyền truy cập vào các tính năng mới. Ví dụ, nếu ai đó tạo một tài liệu trong Word 2007 và bạn mở nó trong Word 2016, Word 2016 sẽ ngăn bạn sử dụng các tính năng mà Word 2007 sẽ không hiểu. Sau đó, bạn có thể lưu tài liệu và gửi lại cho người gửi cho bạn mà không gặp sự cố. Nếu Word 2016 cho phép bạn sử dụng các tính năng hiện đại, người khác có thể không xem được toàn bộ tài liệu.
Chế độ này nhằm đảm bảo người dùng các phiên bản Microsoft Office khác nhau có thể tiếp tục làm việc cùng nhau và các tài liệu được tạo bằng các phiên bản Office cũ hơn sẽ không khác bất kỳ khi nào chúng được mở trong các phiên bản Office sau này.
Các tính năng chính xác bị tắt trong Chế độ tương thích phụ thuộc vào ứng dụng Office nào bạn đang sử dụng và loại tài liệu nào mà Chế độ tương thích đang sử dụng. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Word 2016 và bạn mở tài liệu ở Chế độ tương thích Word 2010, bạn sẽ không thể sử dụng Apps for Office hoặc nhúng video trực tuyến. Các tính năng này yêu cầu Word 2013 trở lên. Microsoft cung cấp một danh sách đầy đủ các tính năng Word không có trong Chế độ tương thích.
Cách tìm ra chế độ tương thích nào mà tài liệu đang sử dụng
Bạn có thể tìm ra chế độ tương thích với tài liệu. Để làm như vậy, hãy mở tài liệu ở Chế độ tương thích và nhấp vào Tệp> Thông tin> Kiểm tra vấn đề> Kiểm tra tính tương thích.
Cách cập nhật tài liệu và rời khỏi chế độ tương thích
Để lấy tài liệu ra khỏi Chế độ tương thích, hãy mở tài liệu đó trong ứng dụng Office phù hợp và nhấp vào Tệp> Thông tin> Chuyển đổi. Điều này sẽ chuyển đổi tài liệu cũ sang một loại tài liệu Office hiện đại.
Đừng làm điều này nếu bạn (hoặc người khác) cần làm việc với tài liệu bằng cách sử dụng phiên bản Office cũ hơn, như Office 2010 hoặc phiên bản cũ hơn. Nếu ai đó gửi cho bạn tài liệu ở Chế độ tương thích, bạn không nên cập nhật tài liệu trước khi gửi lại cho họ. Họ có thể cần nó ở định dạng cũ hơn.
Sau khi bạn đồng ý, “Chế độ tương thích” sẽ biến mất khỏi thanh tiêu đề. Bạn có thể muốn xem nhanh tài liệu để xác nhận rằng không có thay đổi bố cục nào bạn cần sửa. Bây giờ bạn có thể lưu tài liệu và tài liệu sẽ được lưu dưới dạng tài liệu Office hiện đại. Nó sẽ không còn mở trong Chế độ tương thích.
Việc cần làm nếu tài liệu mới ở chế độ tương thích
Nếu mọi tài liệu bạn tạo ở Chế độ tương thích, ứng dụng Office của bạn có thể được đặt để tạo tài liệu ở định dạng tệp cũ hơn.
Để kiểm tra điều này, hãy vào File> Options> Save. Nhấp vào hộp "Lưu tệp ở định dạng này" và đảm bảo được đặt thành loại tài liệu hiện đại. Ví dụ, chọn "Tài liệu Word (.docx)" cho Word. Nếu bạn chọn "Tài liệu Word 97-2003 (.doc)" ở đây thay vào đó, Office sẽ luôn lưu tệp vào định dạng tệp cũ hơn, có nghĩa là chúng sẽ luôn ở Chế độ tương thích theo mặc định.
Nếu bạn tạo tài liệu từ một hoặc nhiều mẫu, cũng có thể tài liệu mẫu ban đầu ở Chế độ tương thích. Mở chúng và chuyển đổi chúng như bạn sẽ làm một tài liệu khác.
Bạn không cần phải đi qua từng tài liệu của mình để cập nhật chúng. Chúng sẽ hoạt động tốt và bạn thậm chí sẽ không nhận thấy sự khác biệt trừ khi bạn cố gắng sử dụng một tính năng không hoạt động ở Chế độ tương thích. Nếu bạn cố gắng sử dụng một tính năng và không được phép làm như vậy, bạn sẽ được thông báo rằng bạn cần chuyển đổi tài liệu để truy cập tính năng đó và bạn có thể làm như vậy sau đó.