Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn

Mục lục:

Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn
Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn

Video: Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn

Video: Cách giảm kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn
Video: Dùng iPhone đã lâu chưa chắc bạn đã làm chủ Trung tâm điều khiển - Control Center - YouTube 2024, Tháng Ba
Anonim
Tệp dữ liệu Outlook có thể nhận được rất lớn theo thời gian, đặc biệt nếu bạn nhận được rất nhiều tệp đính kèm. Ngay cả khi bạn xóa các thư cũ, kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn không bị giảm tương ứng.
Tệp dữ liệu Outlook có thể nhận được rất lớn theo thời gian, đặc biệt nếu bạn nhận được rất nhiều tệp đính kèm. Ngay cả khi bạn xóa các thư cũ, kích thước tệp dữ liệu Outlook của bạn không bị giảm tương ứng.

Tệp dữ liệu Outlook của bạn (tệp.pst và.ost) bao gồm tất cả email của bạn (trong tất cả các thư mục của bạn, bao gồm email đã gửi), danh bạ, cuộc hẹn lịch, công việc và ghi chú cũng như tệp đính kèm được đính kèm của chúng. Khi bạn gửi và nhận nhiều email và tệp đính kèm hơn, hãy thêm nhiều cuộc hẹn vào lịch của bạn và tạo thêm nhiều công việc và ghi chú, tệp dữ liệu Outlook của bạn có thể dễ dàng tăng lên vài gigabyte. Tôi là một gigabyte, nhưng nó vẫn còn khá lớn.

Image
Image

Ngay cả khi bạn làm trống thư mục Deleted Items, hoặc nó đã tự động làm trống khi bạn thoát Outlook, không gian chiếm đóng trong tệp dữ liệu sẽ không được giải phóng. Tuy nhiên, bạn có thể lấy lại không gian đó bằng cách sự nén tệp dữ liệu Outlook của bạn. Đây là cách để làm điều đó.

Bước một: Kiểm tra tài khoản của bạn và xóa những gì bạn không cần

Trước khi thực hiện quá trình nén, bạn sẽ muốn đi qua Outlook và xóa bất kỳ thứ gì bạn không cần. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra xem các thư mục khác nhau của bạn lớn đến mức nào, vì vậy bạn biết những mặt hàng nào sẽ giải phóng được nhiều không gian nhất. Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể xóa các mục lịch, tác vụ và ghi chú ngoài email. Để kiểm tra kích cỡ của các thư mục của bạn, hãy chọn Hộp thư đến (hoặc bất kỳ thư mục nào khác) trong tài khoản (tệp dữ liệu Outlook) mà bạn muốn nén và nhấp vào tab "Tệp".

Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Công cụ” và chọn “Dọn hộp thư” từ trình đơn thả xuống.
Trên màn hình hậu trường, nhấp vào “Công cụ” và chọn “Dọn hộp thư” từ trình đơn thả xuống.
Trên hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư, bấm vào "Xem Kích thước Hộp thư".
Trên hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư, bấm vào "Xem Kích thước Hộp thư".
Hộp thoại Kích thước thư mục hiển thị cho bạn kích thước của mỗi thư mục trong tài khoản hiện được chọn. Cuộn qua và xem thư mục nào lớn hơn, nơi bạn có thể muốn xóa các mục. Nhấp vào “Đóng” khi bạn hoàn tất.
Hộp thoại Kích thước thư mục hiển thị cho bạn kích thước của mỗi thư mục trong tài khoản hiện được chọn. Cuộn qua và xem thư mục nào lớn hơn, nơi bạn có thể muốn xóa các mục. Nhấp vào “Đóng” khi bạn hoàn tất.
Để xem kích cỡ của thư mục Các mục đã xóa, hãy nhấp vào “Xem các mục đã xóa”.
Để xem kích cỡ của thư mục Các mục đã xóa, hãy nhấp vào “Xem các mục đã xóa”.
Thư mục khoản mục đã xóa của chúng tôi không phải là rất lớn, nhưng chúng ta nên dọn sạch nó trước khi nén tập tin dữ liệu của chúng tôi. Nhấp vào “Đóng”.
Thư mục khoản mục đã xóa của chúng tôi không phải là rất lớn, nhưng chúng ta nên dọn sạch nó trước khi nén tập tin dữ liệu của chúng tôi. Nhấp vào “Đóng”.
Bạn được trả về hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư. Nếu bạn muốn xóa các mục khác khỏi tài khoản của mình, hãy nhấp vào “Đóng” để quay lại tài khoản của bạn. Chọn bất kỳ email, lịch, tác vụ và ghi chú nào bạn không muốn và nhấn Xóa. Bạn cũng có thể nhấn Shift + Delete để xóa vĩnh viễn các mục đã chọn, bỏ qua thư mục Các mục đã xóa.
Bạn được trả về hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư. Nếu bạn muốn xóa các mục khác khỏi tài khoản của mình, hãy nhấp vào “Đóng” để quay lại tài khoản của bạn. Chọn bất kỳ email, lịch, tác vụ và ghi chú nào bạn không muốn và nhấn Xóa. Bạn cũng có thể nhấn Shift + Delete để xóa vĩnh viễn các mục đã chọn, bỏ qua thư mục Các mục đã xóa.

Bước hai: Làm trống thư mục mục đã xóa

Bạn cũng sẽ muốn dọn sạch thùng rác hoặc thư mục “Mục đã xóa”, trước khi tiếp tục. Nếu vẫn còn các mục trong thư mục Mục đã xóa, có hai cách bạn có thể làm trống thư mục. Một cách là bằng cách nhấp vào “Rỗng” trên hộp thoại Dọn hộp thư, nếu nó vẫn mở.

Hộp thoại xác nhận hiển thị đảm bảo bạn muốn xóa vĩnh viễn các mục trong thư mục Mục đã xóa. Nhấp vào "Có".
Hộp thoại xác nhận hiển thị đảm bảo bạn muốn xóa vĩnh viễn các mục trong thư mục Mục đã xóa. Nhấp vào "Có".
Nếu hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư không mở, bạn cũng có thể làm trống thư mục Mục đã Xoá trực tiếp trong tài khoản của mình trên ngăn Thư. Để thực hiện việc này, trước tiên hãy đảm bảo ngăn Thư đang hoạt động. Nhấn Ctrl + 1 để mở ngăn Thư, nếu không. Sau đó, nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items trong tài khoản bạn muốn thu gọn và chọn “Empty Folder” từ menu popup. Hộp thoại xác nhận giống như hình trên màn hình.
Nếu hộp thoại Dọn dẹp Hộp thư không mở, bạn cũng có thể làm trống thư mục Mục đã Xoá trực tiếp trong tài khoản của mình trên ngăn Thư. Để thực hiện việc này, trước tiên hãy đảm bảo ngăn Thư đang hoạt động. Nhấn Ctrl + 1 để mở ngăn Thư, nếu không. Sau đó, nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items trong tài khoản bạn muốn thu gọn và chọn “Empty Folder” từ menu popup. Hộp thoại xác nhận giống như hình trên màn hình.
Image
Image

Bước ba: Thu gọn dữ liệu Outlook của bạn

Bây giờ bạn đã xóa các mục bạn không muốn và làm trống thư mục Các mục đã xóa, đã đến lúc thu nhỏ tệp dữ liệu Outlook của bạn. Trong cửa sổ chính của Outlook, nhấp lại vào tab “Tệp”. Sau đó, đảm bảo màn hình Thông tin tài khoản đang hoạt động. Nếu không, hãy nhấp vào “Thông tin” trong danh sách các mục ở bên trái. Nhấp vào “Cài đặt tài khoản” và sau đó chọn “Cài đặt tài khoản” từ trình đơn thả xuống.

Đề xuất: