Hầu hết các dịch vụ email cung cấp một cách để gửi trả lời tự động cho thư đến khi bạn không có mặt để kiểm tra email của mình. Dưới đây là cách thiết lập trả lời tự động cho các dịch vụ email phổ biến nhất.
Khi nói đến việc thiết lập trả lời tự động, bạn đang ở một trong số ít thuyền:
- Bạn có tài khoản Gmail, tài khoản Microsoft (outlook.com, live.com hoặc hotmail.com) hoặc tài khoản Yahoo hỗ trợ người trả lời.
- Bạn được kết nối với Microsoft Exchange Server và có thể sử dụng Trợ lý vắng mặt.
- Bạn có tài khoản email POP3 / IMAP không hỗ trợ người trả lời, có thể từ nhà cung cấp dịch vụ internet hoặc dịch vụ khác của bạn.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập trả lời tự động trong Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (cho tài khoản Microsoft), Outlook.com, Outlook dành cho Windows (cho tài khoản IMAP và POP3), Exchange và thậm chí trong Apple Mail dành cho Mac (đối với tài khoản IMAP và POP3).
Thiết lập trả lời tự động trong Gmail
Đối với những người bạn có địa chỉ Gmail hoặc thậm chí là chạy một công ty nhỏ sử dụng Google Apps, việc thiết lập tính năng tự động trả lời thư trong Gmail rất đơn giản. Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, nhấp vào menu Cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình và chọn Cài đặt. Khi trang Cài đặt mở trên tab mới, hãy cuộn xuống cho đến khi bạn thấy một phần có tên là Tự động trả lời thư. Các tùy chọn rất trực quan. Chỉ cần bật tính năng Tự động trả lời thư, chọn Ngày đầu tiên và Ngày cuối cùng (nếu có) và nhập Chủ đề và Tin nhắn. Nếu bạn không muốn thư trả lời đi nghỉ cho bất kỳ ai gửi email cho bạn, hãy chọn hộp "Chỉ gửi câu trả lời cho những người trong Danh sách liên hệ của tôi" để chỉ cho phép thư trả lời tự động đi tới những người trong danh sách Danh bạ Google của bạn.
Thiết lập trả lời tự động cho Yahoo
Để thiết lập thư trả lời tự động trong Yahoo Mail, mở trình duyệt và đăng nhập vào tài khoản Yahoo Mail của bạn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ trình duyệt và nhấp vào “Cài đặt” trong trình đơn thả xuống. Trên hộp thoại Cài đặt, nhấp vào "Phản hồi nghỉ" trong danh sách các tùy chọn ở bên trái và chọn hộp kiểm "Bật phản hồi tự động trong những ngày này (bao gồm)". Chọn ngày Từ và đến và nhập trả lời tự động bạn muốn gửi đi. Nếu bạn muốn một câu trả lời khác được gửi đến một hoặc nhiều miền cụ thể, hãy kiểm tra "Phản hồi khác nhau đối với email tạo một miền cụ thể", nhập tên miền và sau đó nhập thư được gửi tới email từ các miền đó.
Yahoo cũng cho phép bạn có các câu trả lời qua email khác nhau dựa trên những ai sẽ làm. Chỉ cần chọn hộp kiểm "Phản hồi khác nhau đối với email từ một miền cụ thể" và thêm vào các miền email bạn muốn có phản hồi khác.
Nhấp vào “Lưu” ở cuối hộp thoại Cài đặt khi bạn hoàn tất. Phản hồi kỳ nghỉ của bạn sẽ tự động được gửi trong những ngày được chỉ định.
Thiết lập trả lời tự động trong Windows 10 Mail cho tài khoản email Microsoft
Windows 10 Mail chỉ cho phép bạn thiết lập phản hồi kỳ nghỉ cho tài khoản email Microsoft, bao gồm tài khoản outlook.com, live, com, hotmail.com và Office 365. Để thiết lập thư trả lời tự động trong Windows 10 Mail, hãy mở ứng dụng và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc dưới bên trái của cửa sổ. Sau đó, nhấp vào “Trả lời tự động” trên ngăn Cài đặt xuất hiện ở bên phải và chọn tài khoản mà bạn muốn gửi trả lời tự động từ menu thả xuống “Chọn tài khoản”. Nhấp vào nút trượt "Gửi trả lời tự động" để nút này chuyển sang màu xám đậm và đọc Bật. Nhập tin nhắn bạn muốn gửi dưới dạng trả lời tự động vào hộp bên dưới nút thanh trượt. Nếu bạn muốn trả lời chỉ được gửi đến những người trong danh sách liên lạc của bạn, hãy chọn hộp "Gửi trả lời chỉ cho các liên hệ của tôi". Bạn có thể thiết lập trả lời tự động cho tất cả các tài khoản được hỗ trợ trong Thư, nhưng bạn phải làm như vậy một cách riêng biệt cho mỗi tài khoản.
Thiết lập trả lời tự động trên Outlook.com
Để thiết lập trả lời tự động trên Outlook.com, hãy truy cập https://www.outlook.com trong trình duyệt ưa thích của bạn và đăng nhập vào tài khoản email Microsoft mà từ đó bạn muốn gửi trả lời tự động. Sau đó, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của trang Outlook.com và chọn “Trả lời tự động” từ trình đơn thả xuống. Nhấp vào “Gửi trả lời tự động” trên ngăn trang trình bày ở bên phải cửa sổ. Đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc và nhập tin nhắn bạn muốn tự động gửi đi. Chọn bất kỳ tùy chọn nào khác mà bạn muốn, chẳng hạn như bạn có muốn gửi trả lời tự động chỉ cho những người trong danh sách Liên hệ của bạn hoặc tất cả những người gửi email cho bạn hay không.
Khi bạn đã hoàn tất thiết lập trả lời tự động, hãy nhấp vào “OK” ở đầu cửa sổ. Thông báo tùy chỉnh của bạn giờ sẽ tự động xuất hiện trong khoảng thời gian bạn đặt để phản hồi các email nhận được đáp ứng các yêu cầu bạn đã đặt.
LƯU Ý: Bạn chỉ có thể sử dụng Outlook.com với các tài khoản email Microsoft-live.com, outlook.com, hotmail.com và msn.com.
Thiết lập một phản hồi thư của Microsoft Exchange Server trong Outlook
Nếu bạn đang kết nối với một Microsoft Exchange Server (tại nơi làm việc của bạn, thông thường), bạn sẽ có thể tận dụng lợi thế của Out Of Office Assistant, đó là điều tương tự như một Responder Vacation.Để thiết lập điều này, hãy nhấp vào tab "Tệp" để vào chế độ xem hậu trường và nhấp vào nút "Trả lời tự động".
Thiết lập trả lời tự động cho tài khoản IMAP hoặc POP3 trong Outlook cho Windows
Nếu bạn chưa kết nối với máy chủ Exchange tại nơi làm việc của mình, nhưng có thể đang sử dụng Outlook ở nhà, bạn có thể thiết lập trả lời tự động ngay qua triển vọng. Tuy nhiên, điều này chỉ hoạt động nếu PC của bạn vẫn hoạt động và chạy trong khi bạn vắng mặt, vì vậy tốt nhất là kiểm tra xem liệu tài khoản email của bạn có hỗ trợ người trả lời thư trên dịch vụ email trực tuyến của họ hay không. Nếu không, Outlook sẽ làm trong một pinch.
Để thiết lập trả lời tự động trong Outlook cho Windows, trước tiên bạn phải thiết lập mẫu email với thư bạn muốn gửi. Để tạo mẫu email, về cơ bản bạn tạo một email mới, nhập thông báo bạn muốn lưu (không có Tới, Cc, Bcc hoặc Chủ đề), rồi lưu thư dưới dạng Mẫu Outlook. Khi bạn đã tạo mẫu email của mình, hãy tạo quy tắc sẽ tự động gửi mẫu email đó đến các email nhận được trong một phạm vi ngày cụ thể.
Bây giờ khi ai đó gửi cho bạn một email, mẫu bạn đã chọn sẽ tự động được gửi đến chúng trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định.
Thiết lập một văn phòng trả lời trong Apple Mail cho Mac (IMAP hoặc POP3)
Apple Mail không có tính năng tích hợp để trả lời vắng mặt, nhưng bạn có thể thiết lập một hoặc nhiều quy tắc để tự động gửi trả lời tùy chỉnh cho email đến cho bất kỳ tài khoản IMAP hoặc POP3 nào bạn đã thêm vào ứng dụng. Để thiết lập trả lời vắng mặt cho một tài khoản email trong Apple Mail, hãy thiết lập quy tắc trên màn hình Quy tắc trên hộp thoại Tùy chọn (chuyển đến Thư> Tùy chọn, sau đó nhấp vào nút "Quy tắc"), chỉ định các điều kiện cần được đáp ứng (tài khoản mà bạn muốn gửi trả lời tự động) và hành động sẽ được thực hiện (trả lời tin nhắn với văn bản tin nhắn cụ thể). Bạn cũng có thể thêm các điều kiện khác, chẳng hạn như kiểm tra xem người gửi có nằm trong danh bạ của bạn hay không hoặc kiểm tra xem trường Đến có địa chỉ email cụ thể không.
Quy tắc trả lời vắng mặt bạn tạo có thể được kích hoạt hoặc không hoạt động trên màn hình Quy tắc bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc. Vì bạn không thể đặt phạm vi ngày cho quy tắc, bạn phải bật quy tắc theo cách thủ công khi bạn muốn quy tắc chạy và sau đó tắt quy tắc khi bạn không muốn quy tắc chạy nữa. Vì vậy, hãy chắc chắn bạn bỏ chọn hộp cho quy tắc trên hộp thoại Tùy chọn khi bạn quay lại từ kỳ nghỉ hoặc chuyến công tác của mình.
Miễn là quy tắc hoạt động, mọi email nhận được đáp ứng các điều kiện đã chọn đều được trả lời bằng thông báo tùy chỉnh mà bạn đã thiết lập. Mỗi người gửi sẽ nhận được trả lời tự động mỗi lần họ gửi email cho bạn.
LƯU Ý: Bạn phải để Apple Mail mở trên máy Mac của mình để quy tắc chạy. Nếu bạn đóng Apple Mail, các thư trả lời tự động sẽ không được gửi đi, nhưng chúng sẽ là khi bạn mở lại Apple Mail và nhận thư email trong hộp thư đến của bạn cho tài khoản được chọn trong quy tắc. Sẽ tốt hơn nếu bạn thiết lập tính năng tự động trả lời thư trong cài đặt email trực tuyến của dịch vụ email, nếu có, vì vậy bạn không phải rời khỏi máy tính của mình.
