Sắp xếp các cuộc họp nhóm là một nhiệm vụ khó khăn, đặc biệt khi người tổ chức thấy không có thời điểm tốt khi mọi người có thể gặp nhau. Tuy nhiên, vấn đề có thể được giảm thiểu ở mức độ thông qua Outlook tính năng mới được tung ra được gọi là Đề xuất thời gian mới. Người dùng đang chạy các phiên bản Máy tính để bàn của Microsoft Outlook có thể quen thuộc với tính năng này. Đây là một tính năng cho phép người tham dự kiểm tra khi nào mọi người, kể cả bản thân họ, được tự do để cuộc họp có thể được sắp xếp dễ dàng và không có nhiều rắc rối của người tổ chức.
Tất cả những người tham dự phải làm là từ chối lịch sự thời gian được đề xuất để họp và đề xuất thời gian thích hợp khác cho người tổ chức cuộc họp để xem xét. Sau đó, người tổ chức có thể chấp nhận đề xuất thời gian mới tốt nhất và nhanh chóng lên lịch lại cuộc họp.
Tính năng Propose New Time hoạt động như thế nào trong Outlook
Đầu tiên, một người tổ chức cuộc họp gửi yêu cầu tới tất cả những người tham dự. Khi nhận được yêu cầu họp, tatendees có thể tìm thấy các tùy chọn khác nhau (Dự kiến, Từ chối và Thời gian mới đề xuất) được liệt kê cùng với nút ‘Chấp nhận’ thông thường trong phần ‘Thư’.
Nếu có xung đột về thời gian được đề xuất cho cuộc họp. Một người tham dự có thể chỉ cần nhấp vào nút Đề xuất thời gian mới trên lời mời hoặc trên chính sự kiện lịch.
- Chấp nhận và đề xuất thời gian mới
- Dự kiến và đề xuất thời gian mới
- Từ chối và đề xuất thời gian mới.
Khi bạn đã chọn một trong ba tùy chọn Đề xuất thời gian mới, chế độ xem sắp xếp hợp lý của trợ lý lập lịch sẽ mở ra.
Khi một thời gian mới được chọn cho cuộc họp, một người tổ chức có thể gửi lời mời cập nhật tới tất cả người tham dự.
Nguồn.
