CC và BCC là cả hai cách gửi bản sao của email cho những người khác. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gửi bản sao của email cho những người khác bằng cách chỉ định nhiều địa chỉ trong trường Đến.
Giải thích về sao chép carbon
Chữ viết tắt CC xuất phát từ “bản sao carbon”. Bằng cách đặt một tờ giấy carbon giữa hai mẩu giấy, áp lực từ việc viết trên mảnh giấy đầu tiên sẽ đẩy mực từ giấy cacbon xuống tờ giấy thứ hai, tạo ra một bản sao bổ sung của tài liệu. Giống như bản sao carbon vật lý, CC là cách gửi các bản sao bổ sung của email cho người khác. Một số người đề cập đến CC là "bản sao lịch sự", mô tả tốt hơn về CC thực sự là gì. CC thường được sử dụng như một động từ, như trong “Tôi CC anh ấy trên email.”
CC so với BCC
Khi bạn CC người trên một email, danh sách CC hiển thị cho tất cả những người nhận khác. Ví dụ, nếu bạn CC
và
trên một email, Bob và Jake cả hai đều biết rằng người kia cũng nhận được email.
BCC là viết tắt của “bản sao các-bon mù”. Không giống như CC, không ai nhưng người gửi có thể thấy danh sách những người nhận BCC. Ví dụ: nếu bạn có
và
trong danh sách BCC, cả Bob lẫn Jake đều không biết rằng người kia đã nhận được email.
Một người nào đó trong danh sách BCC có thể xem mọi thứ khác, bao gồm danh sách CC và nội dung của email. Tuy nhiên, danh sách BCC là bí mật - không ai có thể xem danh sách này ngoại trừ người gửi. Nếu một người nằm trong danh sách BCC, họ sẽ chỉ thấy email của họ trên danh sách BCC.
Để so với CC
Các trường Đến và CC hoạt động tương tự. Cho dù bạn đặt bốn địa chỉ email vào trường Đến hay đặt một địa chỉ email vào trường Đến và ba trong trường CC, bốn người sẽ nhận được cùng một email. Họ cũng sẽ có thể xem địa chỉ email của mọi người nhận khác trong các trường Đến và CC.
Khi nói đến nghi thức email, trường To thường dành cho những người nhận chính email của bạn. Trường CC là để gửi một bản sao cho các bên quan tâm khác để biết thông tin của họ. Đây không phải là quy tắc cụ thể và việc sử dụng To và CC thay đổi.
Ví dụ: giả sử sếp của bạn muốn bạn gửi email cho khách hàng để trả lời khiếu nại. Bạn sẽ đặt địa chỉ email của khách hàng vào trường Tới và địa chỉ email của ông chủ của bạn trong trường CC, vì vậy sếp của bạn sẽ nhận được một bản sao của email. Nếu bạn không muốn khách hàng nhìn thấy địa chỉ email của sếp của bạn, bạn sẽ thay thế địa chỉ của sếp của bạn vào trường BCC.
Thời điểm sử dụng CC và BCC
CC rất hữu ích khi:
- Bạn muốn người khác nhận bản sao email, nhưng họ không phải là một trong những người nhận chính.
- Bạn muốn người nhận tin nhắn biết những người khác đã được gửi tin nhắn.
BCC hữu ích khi:
- Bạn muốn người khác nhận email, nhưng bạn không muốn người nhận chính của email thấy bạn đã gửi cho người khác một bản sao. Ví dụ: nếu bạn đang gặp sự cố với một nhân viên, bạn có thể gửi cho họ một email về nó và BCC là phòng nhân sự. Nhân sự sẽ nhận được một bản sao cho hồ sơ của họ, nhưng nhân viên của bạn sẽ không nhận thức được điều này.
- Bạn muốn gửi một bản sao của một email cho một số lượng lớn người. Ví dụ: nếu bạn có danh sách gửi thư với số lượng lớn người, bạn có thể đưa họ vào trường BCC. Không ai có thể xem địa chỉ email của người khác. Thay vào đó, nếu bạn CC những người này, bạn sẽ hiển thị địa chỉ email của họ và họ sẽ thấy một danh sách dài các email CC trong email của họ. Bạn thậm chí có thể đặt địa chỉ email của chính mình vào trường Đến và bao gồm mọi địa chỉ khác trong trường BCC, ẩn địa chỉ email của mọi người với nhau.
Chủ đề BCC, Trả lời và Email
Lưu ý rằng BCC không hoạt động như CC khi nói đến chủ đề email. Ví dụ: nếu bạn gửi email đến
và BCC
Jake sẽ nhận được email gốc bạn gửi. Tuy nhiên, nếu Bob trả lời, Jake sẽ không nhận được một bản trả lời của Bob. Chương trình email của Bob không thể thấy rằng Jake đã từng nhận được email, vì vậy nó không gửi cho anh ta một bản trả lời.
Tất nhiên, bạn có thể tiếp tục với BCC Jake về các email trong tương lai hoặc chuyển tiếp cho anh ấy một bản trả lời. Cũng có thể Bob có thể xóa email của Jake khỏi trường CC và trả lời trực tiếp cho bạn nếu bạn CC Jake thay thế. Tuy nhiên, mọi người có nhiều khả năng nhận được tất cả thư trả lời trong chuỗi email nếu bạn CC họ. Bạn sẽ phải giữ chúng trong vòng lặp nếu bạn đang sử dụng chúng.
Trong thực tế, rất nhiều điều này có thể đi xuống để gửi email nghi thức và những người khác nhau sẽ sử dụng các trường này khác nhau - đặc biệt là các trường Đến và CC. Đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy chúng được sử dụng khác nhau.
