Quản lý hộp thư đến và nhãn

2024 Tác giả: Geoffrey Carr | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2023-12-17 11:02

Trong bài học hôm nay, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách phân loại hộp thư đến của mình tốt hơn và sắp xếp thư của bạn với các nhãn và một số tab được xác định trước nhưng có thể định cấu hình.

TRƯỜNG HƯỚNG DẪN

Tìm hiểu về Gmail
Ứng dụng dành cho thiết bị di động, Soạn thư và cuộc trò chuyện
Quản lý hộp thư đến và nhãn
Bộ lọc thư và Hệ thống sao
Tệp đính kèm, chữ ký và bảo mật
Lời mời và Người trả lời kỳ nghỉ
Sử dụng Gmail làm Danh sách tác vụ
Nhiều tài khoản, phím tắt trên bàn phím và đăng xuất từ xa
Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
Mẹo điện và Gmail Labs

Sau khi tài khoản Gmail của bạn tăng một chút hơi nước và bạn bắt đầu nhận được một loạt các tin nhắn, bạn sẽ muốn học cách chế ngự torrent thành các luồng dễ quản lý hơn. Các bộ lọc của Gmail cho phép bạn quản lý các thư email đến của mình, giúp bạn giữ email ít quan trọng của mình tránh khỏi con đường của bạn và được lọc thành một nhãn. Trước khi bắt đầu tìm hiểu về các bộ lọc trong Bài học 4, bạn sẽ cần phải tìm hiểu cách tạo và nhãn, tương đương Gmail của các thư mục và đó là những gì chúng ta sẽ nói đến hôm nay.

Đầu tiên, chúng ta sẽ nói về giao diện tab tự động của Gmail, Hộp thư ưu tiên và tất cả các cài đặt mà chúng chứa.

Tự động phân loại Hộp thư đến của bạn bằng cách sử dụng tab có thể định cấu hình

Gmail hiện cung cấp các danh mục tự động được gắn thẻ cho hộp thư đến của bạn. Tính năng này phá vỡ hộp thư đến của bạn thành “Chính”, “Xã hội”, “Quảng cáo”, “Nội dung cập nhật” và “Diễn đàn”. Nếu bạn tham gia nhiều dịch vụ trực tuyến, tính năng này có thể hữu ích.

Về cơ bản, các thư nhận được cho một số loại trang web nhất định hoặc nội dung cụ thể, thư có thể được thu thập trong các phần khác nhau của hộp thư đến của bạn. Điều này có thể dẫn đến hộp thư lộn xộn hơn.

Chọn tab nào hiển thị trong hộp thư đến của bạn

Các tab này có thể định cấu hình cho phép bạn chọn tab nào bạn muốn có trong hộp thư đến của mình. Để thay đổi tab nào hiển thị, hãy nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở bên phải của các tab.

Hộp thoại “Chọn tab để bật” sẽ hiển thị. Chọn hộp kiểm cho các tab bạn muốn có sẵn trong hộp thư đến của bạn.

LƯU Ý: Nếu bạn ẩn một tab, thư từ danh mục đó sẽ hiển thị trong tab "Chính" của bạn thay thế. Ngoài ra, văn bản trên các tab không thể thay đổi được và bạn không thể thêm các tab tùy chỉnh. Thay vào đó, hãy sử dụng nhãn tùy chỉnh (được thảo luận trong phần tiếp theo) để phân loại thêm thông điệp của bạn.

Bạn cũng có thể chọn tab nào sẽ hiển thị trong hộp thư đến của mình trên tab "Hộp thư đến" trên màn hình "Cài đặt", trong phần "Danh mục".

Sắp xếp thư của bạn bằng cách sử dụng kiểu và cài đặt hộp thư đến

Kiểu hộp thư đến cho phép bạn sắp xếp hộp thư đến Gmail theo cách phù hợp nhất với bạn. Bạn có thể sắp xếp hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các tab có thể định cấu hình, như đã đề cập trước đó trong bài học này hoặc vào các phần như “Chưa đọc”, “Được gắn dấu sao” và “Quan trọng”.

Thay đổi loại hộp thư đến của bạn

Để thay đổi kiểu hộp thư đến khác, hãy mở màn hình "Cài đặt" và nhấp vào tab "Hộp thư đến".

Trong phần “Loại hộp thư đến”, chọn loại hộp thư đến bạn muốn sử dụng từ danh sách thả xuống.

Mỗi loại hộp thư đến đều có cài đặt riêng. Khi bạn chọn “Loại hộp thư đến”, cài đặt cho loại đó hiển thị bên dưới lựa chọn “Loại hộp thư đến”. Thực hiện thay đổi của bạn đối với cài đặt và nhấp vào “Lưu thay đổi”.

Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi một số cài đặt kiểu hộp thư đến ngay trong hộp thư đến của mình bằng cách nhấp vào mũi tên xuống nằm ở ngoài cùng bên phải của từng tiêu đề mục.

Gmail Trợ giúp cung cấp mô tả về các loại hộp thư đến. Hãy thử nghiệm với các kiểu hộp thư đến khác nhau để xem những gì phù hợp nhất với bạn. Bạn luôn có thể chuyển về mặc định nếu bạn đổi ý.

Bạn cũng có thể nhanh chóng thay đổi kiểu hộp thư đến của mình bằng cách di chuột qua nhãn "Hộp thư đến" và nhấp vào mũi tên xuống hiển thị. Chọn kiểu hộp thư đến mong muốn từ menu thả xuống “Loại hộp thư đến”. Lưu ý rằng di chuyển chuột qua mỗi kiểu sẽ cung cấp mô tả ngắn về từng loại.

Sắp xếp và phân loại thư của bạn bằng cách sử dụng nhãn

Chúng tôi đã giới thiệu ngắn gọn cho bạn các nhãn trong Bài học 1 của loạt bài này. Nhãn cho phép bạn sắp xếp email của mình thành các danh mục. Chúng tương tự như các thư mục tuy nhiên, không giống như các thư mục, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một thư duy nhất.

CHÚ THÍCH: Gmail hỗ trợ tối đa 5.000 nhãn, bao gồm cả nhãn phụ. Nếu bạn vượt quá giới hạn này, bạn có thể thấy rằng trải nghiệm Gmail của mình chậm hơn và bạn có thể gặp phải lỗi. Loại bỏ các nhãn mà bạn có thể không sử dụng nữa. Xóa nhãn không xóa thư.

Tạo nhãn mới

Bạn có thể tạo nhãn tùy chỉnh của riêng mình để giữ cho hộp thư đến của bạn được sắp xếp và thậm chí di chuyển thư ra khỏi hộp thư đến vào nhãn của bạn (hoạt động dưới dạng thư mục). Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo nhãn được lồng trong nhãn khác, như thư mục con trong thư mục.

Để tạo nhãn tùy chỉnh mới sẽ là thư mục chính, hãy nhấp vào “Thêm” trong danh sách nhãn ở bên trái màn hình chính của Gmail.

Khi danh sách mở rộng, hãy nhấp vào liên kết “Tạo nhãn mới”.

Nhập tên cho nhãn trong hộp soạn thảo “Vui lòng nhập tên nhãn mới” trên hộp thoại “Nhãn mới”.Nhấp vào “Tạo” để hoàn tất việc tạo nhãn mới.

LƯU Ý: Vì đây là nhãn chính sẽ chứa nhãn phụ, chúng tôi sẽ không lồng nhãn này.

Để tạo nhãn phụ dưới nhãn chính mà bạn vừa tạo, hãy nhấp vào “Tạo nhãn mới” lần nữa.

Trên hộp thoại “Nhãn mới”, nhập tên của nhãn phụ bạn muốn tạo trong hộp soạn thảo “Vui lòng nhập tên nhãn mới”. Chọn hộp kiểm “Nhãn lồng bên dưới”, chọn nhãn chính bạn vừa tạo từ danh sách thả xuống và nhấp vào “Tạo”.

Bạn cũng có thể tạo nhãn lồng nhau bằng cách nhập nhãn chính, sau đó là dấu gạch chéo (/) rồi nhập tên nhãn lồng nhau - tất cả trong hộp chỉnh sửa “… tên nhãn mới”. Ví dụ: chúng tôi có thể nhập “Cá nhân / Bạn bè” vào hộp chỉnh sửa và không chọn hộp kiểm “Nhãn bên dưới”.

LƯU Ý: Nhãn gốc phải tồn tại để tạo nhãn lồng nhau bên dưới nhãn đó. Bạn không thể tạo cả hai nhãn cùng một lúc. Trong ví dụ của chúng tôi, trước tiên chúng ta phải tạo nhãn "Cá nhân" trước khi tạo nhãn "Bạn bè" lồng nhau.

Nhãn lồng nhau trông giống như ví dụ sau.

Nhãn mẹ mới, với nhãn lồng nhau của nó, cũng được thêm vào danh sách các nhãn có sẵn trên nút hành động “Nhãn”, cũng như danh sách các nhãn có sẵn trên nút “Chuyển đến”.

Áp dụng nhãn cho thư

Có hai cách áp dụng nhãn cho thư. Bạn có thể áp dụng nhãn cho thư trong khi để lại thư trong hộp thư đến của mình. Bạn cũng có thể di chuyển thư vào nhãn khi bạn di chuyển chúng vào thư mục. Chúng tôi sẽ cho bạn thấy cả hai phương pháp.

Áp dụng nhãn cho thư trong khi rời khỏi thư trong hộp thư đến của bạn.

Phương pháp này cho phép bạn dễ dàng áp dụng nhiều nhãn cho một thư.

Để áp dụng nhãn cho thư trong khi vẫn giữ thư trong hộp thư đến của bạn, hãy chọn hộp kiểm ở bên trái thư để chọn thư đó (hoặc mở thư). Sau đó nhấp vào nút hành động “Nhãn” và chọn một hoặc nhiều nhãn từ trình đơn thả xuống.

Hãy nhớ rằng, bạn có thể áp dụng nhiều nhãn cho một thư. Menu "Nhãn" không biến mất khi bạn chọn nhãn của mình, vì vậy bạn có thể chọn nhiều nhãn cùng một lúc.

Để áp dụng các nhãn đã chọn cho thư, hãy nhấp vào “Áp dụng” ở cuối menu.

Các nhãn sau đó hiển thị ở bên trái dòng tiêu đề của thư.

Nếu bạn có danh sách nhãn dài, bạn có thể bắt đầu nhập tên của nhãn sau khi nhấp vào nút tác vụ “Nhãn” để tìm nhãn trong danh sách.

Áp dụng nhãn cho thư và di chuyển thư ra khỏi hộp thư đến của bạn

Để áp dụng nhãn cho thư và di chuyển thư ra khỏi hộp thư đến của bạn cùng một lúc, hãy kéo thư đến nhãn mong muốn trong danh sách ở bên trái. Khi bạn di chuyển chuột qua danh sách, nó sẽ mở rộng để hiển thị các nhãn hiện có thể bị ẩn.

Lưu ý rằng bạn có thể sử dụng phương pháp này để xác định thư là spam, ngoài việc sử dụng nút hành động “Báo cáo spam”. Chỉ cần kéo các thư vi phạm vào nhãn "Spam".

Di chuyển thư đến nhãn "Thùng rác" sẽ xóa thư. Điều này giống như việc chọn một tin nhắn, hoặc mở nó, và nhấp vào nút "Xóa" hành động.

Mở một Nhãn

Mở một nhãn giống như mở một thư mục. Tất cả thư được liên kết với nhãn đó được liệt kê. Để mở một nhãn, hãy nhấp vào nhãn mong muốn trong danh sách nhãn ở phía bên trái của màn hình Gmail chính. Nếu nhãn mong muốn không hiển thị, hãy nhấp vào “Thêm” để truy cập danh sách đầy đủ.

Tất cả thư được liên kết với nhãn đó sẽ được hiển thị. Chú ý cụm từ tìm kiếm trong hộp "Tìm kiếm". Gmail tự động điền vào hộp “Tìm kiếm” với bộ lọc thích hợp để hiển thị các thư đã chọn. Chúng ta sẽ thảo luận về các bộ lọc sau trong bài học này.

Lưu ý rằng nếu bạn áp dụng nhãn cho thư mà không di chuyển thư vào nhãn đó (và ra khỏi hộp thư đến) và sau đó bạn mở nhãn, nhãn "Hộp thư đến" hiển thị trên thư, cho biết thư vẫn nằm trong hộp thư đến.

Để quay lại hộp thư đến của bạn, nhấp vào nhãn "Hộp thư đến" trong danh sách ở bên trái.

Nếu bạn muốn di chuyển thư trở lại hộp thư đến của mình, chỉ cần mở thư mục nhãn để truy cập thư và kéo thư trở lại hộp thư đến. Lưu ý rằng thư vẫn có nhãn được áp dụng cho nó.

Xóa nhãn khỏi thư

Nếu bạn quyết định không muốn một nhãn cụ thể được liên kết với thư, bạn có thể dễ dàng xóa nhãn đó.

Để làm như vậy, hãy chọn thư bằng cách sử dụng hộp kiểm ở bên trái thư hoặc mở thư. Nhấp vào nút tác vụ “Nhãn”, bỏ chọn nhãn trong trình đơn thả xuống mà bạn muốn xóa khỏi thư, sau đó nhấp vào “Áp dụng”.

LƯU Ý: Bạn có thể xóa nhiều nhãn khỏi một tin nhắn cùng một lúc. Chỉ cần chọn tất cả các nhãn bạn muốn xóa trong menu thả xuống “Nhãn” trước khi nhấp vào “Áp dụng”.

Thay đổi màu của nhãn

Bạn có thể gán màu cho nhãn của mình để bạn có thể dễ dàng nhận ra chúng trong hộp thư đến của mình. Theo mặc định, tất cả các nhãn được tô màu với nền xám nhạt và văn bản màu xám đậm. Nhãn "Cá nhân / Bạn bè" trong hình ảnh bên dưới sử dụng màu mặc định. Các nhãn khác, “HTG School” và “Admin”, có các màu khác được áp dụng cho chúng.

Để thay đổi màu trên nhãn, hãy di chuột qua nhãn mong muốn.Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải của nhãn để truy cập trình đơn thả xuống của nó.

Di chuột qua tùy chọn “Nhãn màu” và chọn kết hợp văn bản và màu sắc bằng cách nhấp vào nó.

Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn “Xóa màu” để xóa màu khỏi nhãn và hoàn nguyên về mặc định.

Nếu bạn không muốn bất kỳ kết hợp được hiển thị nào, bạn có thể chọn kết hợp tùy chỉnh bằng cách nhấp vào “Thêm màu tùy chỉnh”. Chọn “Màu nền” và “Màu văn bản” trên hộp thoại “Thêm màu tùy chỉnh” hiển thị.

Xem trước kết hợp được chọn, trong đó có cụm từ “Xem trước màu nhãn”.

Thiết lập quyền truy cập một lần nhấp vào nhãn Gmail chuẩn và tùy chỉnh

Bạn có thể dễ dàng tạo quyền truy cập một lần nhấp vào nhãn.

Để thực hiện điều này, hãy mở một nhãn như chúng ta đã thảo luận ở phần trước trong bài học này, sau đó kéo favicon của trang từ thanh địa chỉ vào thanh công cụ Bookmarks. Bây giờ, bạn có thể nhấp vào dấu trang này để truy cập tất cả thư của bạn được liên kết với nhãn này.

Ẩn và hiển thị nhãn trong Gmail

Nếu bạn có danh sách nhãn dài trong Gmail, bạn có thể muốn một số nhãn nhất định hiển thị mà bạn sử dụng thường xuyên hơn trong khi ẩn phần còn lại.

Ẩn nhãn

Để ẩn nhãn trong Gmail, nhấp vào nhãn bạn muốn ẩn trong danh sách nhãn bên dưới nút “Soạn thư” và kéo nhãn vào liên kết “Khác” bên dưới danh sách các nhãn hiển thị.

LƯU Ý: Liên kết “Khác” trở thành liên kết “Ít” hơn khi bạn di chuyển nhãn đến nó.

Nhãn được di chuyển để nó được liệt kê bên dưới "Danh mục", hiển thị khi bạn nhấp vào "Thêm" để mở rộng danh sách nhãn. Nếu liên kết “Ít” có sẵn thay vì liên kết “Khác”, thì “Danh mục” có thể được xem đơn giản bằng cách di chuyển chuột qua danh sách nhãn.

Tạo nhãn ẩn hiển thị

Để hiển thị nhãn ẩn, hãy nhấp vào “Thêm” (nếu cần) để hiển thị phần “Danh mục”. Nhấp và kéo nhãn mong muốn từ phần "Danh mục" vào nhãn "Hộp thư đến".

Nhãn được chuyển trở lại danh sách nhãn chính, theo thứ tự bảng chữ cái.

Ẩn các nhãn Gmail được đặt trước, chẳng hạn như Thư gắn dấu sao, Thư đã gửi, Thư nháp, Spam hoặc Thùng rác

Nhãn Gmail được đặt trước cũng có thể bị ẩn. Để ẩn bất kỳ nhãn nào trong số các nhãn này, hãy nhấp vào “Thêm” trong danh sách nhãn.

Nhấp vào “Quản lý nhãn” trong “Danh mục”.

Trong phần “Nhãn hệ thống”, tìm nhãn hệ thống bạn muốn ẩn và nhấp vào liên kết ẩn trong cột “Hiển thị trong danh sách nhãn”.

LƯU Ý: Nhãn không hoàn toàn bị ẩn, thay vào đó, nhãn đó được di chuyển trong liên kết "Khác".

Truy cập Nhãn Cài đặt trên Màn hình Cài đặt

Màn hình cài đặt “Nhãn” cũng có thể được truy cập bằng nút “Cài đặt”. Chúng tôi sẽ đề cập đến các phần khác nhau của màn hình Cài đặt trong suốt loạt bài này. Quy trình truy cập “Cài đặt” sẽ luôn giống nhau.

Để truy cập các công cụ lọc trên màn hình "Cài đặt", nhấp vào nút "Cài đặt" (bánh răng) ở góc trên bên phải của cửa sổ chính của Gmail.

Sau đó chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống.

Khi ở trên màn hình "Cài đặt", bạn có thể truy cập cài đặt cho "Nhãn", "Bộ lọc", "Hộp thư đến", "Chủ đề" và các phần khác cũng như các tính năng của Gmail.

Ẩn các nhãn không có thư chưa đọc tự động trong Gmail

Với khả năng ẩn nhãn và tự động chuyển trực tiếp thư vào các nhãn đó bằng bộ lọc (xem phần tiếp theo), bạn có thể tự hỏi làm thế nào để nhanh chóng biết liệu bạn có thư chưa đọc trong nhãn bị ẩn hay không. Bạn có thể dễ dàng chọn hiển thị nhãn ẩn khi có bất kỳ thư chưa đọc nào trong đó. Bằng cách đó, bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông điệp quan trọng nào.

Để thiết lập Gmail để ẩn nhãn trừ khi chúng chứa thư chưa đọc, hãy truy cập màn hình cài đặt “Nhãn” bằng một trong các phương pháp được đề cập trước đây.

Đối với mỗi hệ thống và nhãn tùy chỉnh bạn muốn ẩn nếu nó không chứa thư chưa đọc, hãy nhấp vào liên kết "Hiển thị nếu chưa đọc".

Lưu ý rằng trong danh sách nhãn "Hệ thống", bạn chỉ có thể ẩn nhãn "Nháp" và "Spam" nếu chúng không chứa bất kỳ thư chưa đọc nào. Tính năng này không áp dụng cho “Danh mục” và “Vòng kết nối”.

Bạn có thể nhanh chóng áp dụng cài đặt này cho tất cả các nhãn tùy chỉnh của mình bằng cách nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh “Hiển thị trong danh sách nhãn” ở đầu phần “Nhãn” và chọn “Hiển thị tất cả nếu chưa đọc” từ trình đơn thả xuống.

Sắp tới …

Điều này đưa chúng ta đến cuối Bài học 3. Bạn nên có một sự hiểu biết khá chắc chắn về cách giữ cho hộp thư đến của bạn được sắp xếp bằng cách sử dụng các tab, kiểu và cài đặt khác nhau. Hơn hết, bạn đang trên đường làm chủ email của mình bằng cách sử dụng nhãn!

Trong bài học tiếp theo, chúng tôi sẽ mở rộng thảo luận về các nhãn để bao gồm các bộ lọc - chẳng hạn như cách sử dụng các bộ lọc để tự động áp dụng nhãn cũng như cách thực hiện các bộ lọc hiện tại của bạn và xuất chúng sang tài khoản Gmail khác.

Sau đó, để kết thúc mọi thứ, chúng tôi giới thiệu hệ thống sao, giúp bạn theo dõi các email quan trọng.