TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Tìm hiểu về Gmail
- Ứng dụng dành cho thiết bị di động, Soạn thư và cuộc trò chuyện
- Quản lý hộp thư đến và nhãn
- Bộ lọc thư và Hệ thống sao
- Tệp đính kèm, chữ ký và bảo mật
- Lời mời và Người trả lời kỳ nghỉ
- Sử dụng Gmail làm Danh sách tác vụ
- Nhiều tài khoản, phím tắt trên bàn phím và đăng xuất từ xa
- Sử dụng tài khoản Gmail của bạn để truy cập các tài khoản khác
- Mẹo điện và Gmail Labs
Chúng tôi kết thúc mọi thứ bằng thông tin về cách bảo vệ tốt nhất dữ liệu tài khoản của bạn và cũng sao lưu dữ liệu cục bộ để bạn luôn có dữ liệu ngay cả khi bạn xóa tài khoản của mình.
Tệp đính kèm
Việc thêm tệp đính kèm vào email trong Gmail thật dễ dàng. Hay nhất của tất cả, với Gmail, bạn có thể tránh sự bối rối khi gửi email tiếp theo nếu bạn quên đính kèm tệp.
LƯU Ý: Các thư Gmail có thể có kích thước tối đa là 25 megabyte (MB). Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm trong thư khiến thư này lớn hơn 25MB, bạn có thể chèn tệp từ Google Drive. Không có giới hạn về số lượng tệp đính kèm được phép cho mỗi thư, miễn là bạn không vượt quá giới hạn kích thước 25MB.
Một cách là nhấp vào “Đính kèm tệp” ở cuối cửa sổ “Soạn thư”.
Bất kỳ cụm từ nào sau đây sẽ nhắc lời nhắc đính kèm hiển thị.
- xem tệp đính kèm
- xem đính kèm
- Xem các đính kèm
- được đính kèm vào email này
- Tôi đã gắn liền
- Tôi đã đính kèm
- Tôi đã bao gồm
- Tôi đã bao gồm
- tập tin đính kèm
Sử dụng kéo và thả để đính kèm tệp
Bạn cũng có thể kéo và thả tệp vào thư bạn đang soạn để đính kèm chúng. Chỉ cần kéo tệp từ cửa sổ Explorer vào thư bạn đang soạn.
Thiết lập Chữ ký email trong Gmail Mobile
Chữ ký email cho phép bạn tự động bao gồm một vài dòng thông tin liên hệ (hoặc bất kỳ thông tin nào khác) vào cuối mỗi thư email gửi đi, cho phép bạn dễ dàng quảng cáo doanh nghiệp của mình hoặc chính bạn.
Gmail cho phép bạn thiết lập chữ ký để đưa vào các thư bạn soạn.
Để thiết lập chữ ký sẽ tự động được thêm vào bất kỳ email nào bạn soạn trong Gmail, hãy nhấp vào nút bánh răng cài đặt và chọn “Cài đặt” từ trình đơn thả xuống. Ở trên tab “Chung”, cuộn xuống phần “Chữ ký” và chọn tùy chọn bên dưới “Không có chữ ký” để bật tính năng này.
LƯU Ý: Nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào chữ ký của mình, bạn cần sử dụng hình ảnh có sẵn công khai trên web. Ví dụ: để sử dụng biểu trưng của công ty bạn, bạn có thể tìm thấy nó trên trang web của công ty bạn và sao chép URL từ đó. Bạn cần một URL web để bao gồm một hình ảnh trong chữ ký của bạn. Nếu hình ảnh bạn muốn sử dụng chưa có sẵn trên web, bạn có thể sử dụng các trang web như Blogger và Google Sites để tạo một trang web đơn giản và tải hình ảnh của bạn lên đó. Hoặc, bạn có thể sử dụng dịch vụ lưu trữ hình ảnh.
![Đã chèn liên kết. Khi con trỏ nằm trên bất kỳ văn bản được liên kết nào, các tùy chọn bổ sung sẽ hiển thị. Bạn có thể “Chuyển đến liên kết [the],“Thay đổi”liên kết hoặc“Xóa”liên kết. Để ẩn các tùy chọn này, hãy nhấp vào “X” ở bên phải của hộp hoặc nhấp vào bất kỳ văn bản không được liên kết nào khác trong chữ ký.](https://i.technology-news-hub.com/images/school/attachments-signatures-and-security-7-p.webp "Đã chèn liên kết. Khi con trỏ nằm trên bất kỳ văn bản được liên kết nào, các tùy chọn bổ sung sẽ hiển thị. Bạn có thể “Chuyển đến liên kết [the],“Thay đổi”liên kết hoặc“Xóa”liên kết. Để ẩn các tùy chọn này, hãy nhấp vào “X” ở bên phải của hộp hoặc nhấp vào bất kỳ văn bản không được liên kết nào khác trong chữ ký.")
Thiết lập Chữ ký email trong Gmail Mobile
Ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động cho phép bạn thiết lập chữ ký để sử dụng trong ứng dụng tách biệt với chữ ký bạn thiết lập trong Gmail trong trình duyệt.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chữ ký trên điện thoại Android.Để thêm chữ ký trong ứng dụng Gmail trên điện thoại Android, hãy nhấp vào nút menu của điện thoại và chọn “Cài đặt” từ trình đơn bật lên.
LƯU Ý: Bạn có thể nhấn “Enter” trong chữ ký để đặt văn bản chữ ký của mình trên nhiều dòng, tuy nhiên, bạn không thể thêm siêu liên kết vào văn bản trong chữ ký của mình trong ứng dụng Gmail.
Thiết lập nhiều chữ ký
Bạn chỉ có thể thêm một chữ ký trong Gmail. Tuy nhiên, có một cách xung quanh giới hạn này trong trình duyệt. Nếu bạn cần nhiều chữ ký trong Gmail, bạn có thể tạo thêm chữ ký bằng cách sử dụng tính năng "Câu trả lời soạn trước" trong Gmail Labs.
Chúng tôi sẽ đề cập đến tính năng này trong Bài 10 khi chúng ta nói về các tính năng nâng cao trong Gmail Labs.
Giữ tài khoản và dữ liệu của bạn an toàn
Chúng tôi muốn chuyển đổi bánh răng một chút cho phần còn lại của bài học này để tập trung vào bảo mật tài khoản và sao lưu dữ liệu của bạn. Vì bạn sẽ giữ rất nhiều cuộc sống của mình trong (danh bạ, lịch, công việc, v.v.) tài khoản Gmail của bạn, bạn cần biết cách giữ an toàn, bảo mật và nếu cần, cách sao lưu dữ liệu của bạn trong trường hợp, ví dụ: bạn đã từng quyết định muốn xóa tài khoản của mình.
Bảo mật dữ liệu của bạn bằng cách sử dụng cài đặt tài khoản Google
Bạn có thể thay đổi mật khẩu, tùy chọn khôi phục tài khoản và thông báo trong phần "Bảo mật" của phần "Tài khoản".
Để truy cập màn hình “Tài khoản”, nhấp vào nút “Cài đặt” và chọn “Cài đặt” từ danh sách thả xuống. Nhấp vào “Tài khoản” ở đầu màn hình “Cài đặt”.
Thay đổi mật khẩu Gmail của bạn
Bạn nên thay đổi mật khẩu của mình một lần trong một thời gian để ngăn truy cập trái phép vào tài khoản trực tuyến của mình, bao gồm cả Gmail. Nếu bạn nghi ngờ ai đó có thể đã có quyền truy cập vào tài khoản Gmail của mình, bạn nên thay đổi mật khẩu ngay lập tức.
Để thay đổi mật khẩu của bạn, truy cập màn hình chính "Tài khoản" như mô tả ở trên. Trong phần “Thay đổi cài đặt tài khoản”, nhấp vào liên kết “Thay đổi mật khẩu”.
Khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu Gmail của bạn nếu bạn quên nó
Nếu bạn quên mật khẩu Gmail của mình, có một số cách bạn có thể khôi phục hoặc đặt lại mật khẩu.
Truy cập phần “Tài khoản” trên màn hình “Cài đặt”, như đã thảo luận ở trên. Nhấp vào liên kết "Thay đổi tùy chọn khôi phục mật khẩu" trong "Thay đổi cài đặt tài khoản".
Bạn có thể cung cấp số “Số điện thoại di động” để giúp bảo vệ tài khoản của mình, “Địa chỉ email khôi phục” cho phép Google liên hệ với bạn về các thay đổi đối với tài khoản của bạn và “Địa chỉ email thay thế” cung cấp địa chỉ email khôi phục khác một phương thức đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn cho tùy chọn khôi phục tài khoản của mình và nhấp vào "Lưu" khi bạn hoàn tất.
Nhận thêm lớp bảo mật bằng xác minh 2 bước
Phần “Bảo mật” của màn hình “Tài khoản” cũng cho phép bạn áp dụng xác minh 2 bước cho tài khoản của mình để cung cấp thêm một lớp bảo mật bằng điện thoại di động của bạn.
Tóm lại, khi bạn chọn thêm xác minh 2 bước vào tài khoản Google của mình, khi nhập mật khẩu, Google sẽ gửi một mã số tới điện thoại di động của bạn. Sau đó, bạn xác minh danh tính của mình bằng cách nhập mã vào màn hình tiếp theo, tức là bước thứ hai.
Xem bài viết của chúng tôi về cách bảo vệ tài khoản Google của bạn bằng xác minh 2 bước để biết thông tin chi tiết về cách thiết lập tính năng này.
Bảo vệ quyền riêng tư của bạn bằng cách sử dụng tùy chọn hình ảnh bên ngoài
Cho đến bây giờ theo mặc định, Gmail luôn hỏi bạn trước khi hiển thị hình ảnh trong email. Một số người gửi có thể cố gắng sử dụng hình ảnh để phân phối vi-rút hoặc phần mềm độc hại cho máy tính hoặc thiết bị di động của bạn, ảnh hưởng đến bảo mật của nó.
Kể từ tháng 12 năm 2013, Google đã thay đổi cách Gmail xử lý hình ảnh trong email. Trong trình duyệt của bạn, Gmail sẽ tự động hiển thị hình ảnh trong thư của bạn ngay bây giờ. Thay đổi này sẽ được triển khai cho Gmail dành cho Android và iOS “vào đầu năm 2014.”
Tuy nhiên, thư Gmail sẽ tiếp tục được an toàn. Thông thường, hình ảnh được phân phối trực tiếp từ các máy chủ lưu trữ bên ngoài ban đầu. Tuy nhiên, hiện tại Gmail sẽ phân phát tất cả hình ảnh thông qua các máy chủ proxy bảo mật của riêng Google. Điều này bảo vệ bạn theo các cách sau:
- Người gửi không thể sử dụng tải hình ảnh để nhận thông tin như địa chỉ IP hoặc vị trí của bạn.
- Người gửi không thể đặt hoặc đọc cookie trong trình duyệt của bạn.
- Gmail kiểm tra hình ảnh của bạn về các vi-rút hoặc phần mềm độc hại đã biết.
Gmail sẽ tiếp tục quét mọi thư cho nội dung đáng ngờ và nếu Gmail xem xét người gửi hoặc thư đáng ngờ hoặc có khả năng gây hại, hình ảnh sẽ không được hiển thị và bạn sẽ được hỏi xem bạn có muốn xem hình ảnh không.
Vì vậy, Google sẽ vẫn chịu trách nhiệm về tính bảo mật của hình ảnh nhận được thông qua Gmail. Theo Google, "email của bạn bây giờ sẽ an toàn hơn, nhanh hơn và đẹp hơn bao giờ hết."
Chọn Tự động hiển thị hình ảnh trong Cài đặt
Nếu bạn không muốn hình ảnh được hiển thị tự động, bạn vẫn có thể chọn hiển thị hình ảnh trên cơ sở mỗi tin nhắn.
Xem bài viết của chúng tôi về Cách-Để Geek để tìm hiểu thêm về tính năng này và về cách thay đổi cài đặt để bạn có thể quyết định hiển thị hình ảnh cho từng thư riêng biệt.
Sao lưu dữ liệu của bạn
Bạn luôn được dạy rằng bạn nên sao lưu dữ liệu của mình, chẳng hạn như tài liệu, ghi chú, v.v. và các email, dữ liệu lịch và danh sách liên hệ tương tự.
Giờ đây, bạn có khả năng xuất bản sao dữ liệu của mình từ các sản phẩm khác nhau của Google, chẳng hạn như Lịch và Danh sách liên hệ và bạn sẽ sớm có khả năng xuất bản sao các thư Gmail của mình.
Mỗi dịch vụ của Google được lưu trữ ở định dạng khác. Để biết thông tin về từng định dạng có sẵn cho các dịch vụ khác nhau, hãy xem trang trợ giúp của Google.
Để lưu trữ Dữ liệu Google của bạn, hãy nhấp vào nút "Cài đặt" và chọn "Cài đặt" từ trình đơn thả xuống và nhấp vào tab "Tài khoản" trên màn hình "Cài đặt".
Trên màn hình "Tải xuống bản sao dữ liệu của bạn", hãy nhấp vào "Tạo bản lưu trữ".
Bạn cũng có thể nhấp vào liên kết “Lưu trữ của tôi” ở góc trên bên phải để truy cập lưu trữ của bạn và tải chúng xuống máy tính của bạn.
Sao lưu tài khoản Gmail của bạn bằng các phương pháp khác
Bạn cũng có thể sử dụng công cụ nguồn mở có tên GMVault để tải xuống bản sao lưu tài khoản Gmail của bạn. Đây là một công cụ dòng lệnh có thể được sử dụng trong Windows, Linux và Mac OS X.
Nếu bạn không cảm thấy thoải mái khi sử dụng công cụ dòng lệnh, bạn có thể sử dụng trình khách email miễn phí Thunderbird để tải xuống và sao lưu email của bạn từ tài khoản Gmail của bạn.
Nếu bạn sử dụng Ubuntu, chúng tôi đã mô tả cách sử dụng một chương trình có tên Getmail để sao lưu tài khoản Gmail của bạn.
Bạn thậm chí có thể sao lưu thư Gmail của mình bằng cách tự động chuyển tiếp thư đến một địa chỉ email khác. Trợ giúp của Google mô tả cách thực hiện việc này. Lưu ý rằng phương pháp này sẽ chỉ sao lưu email mà bạn nhận được, chứ không phải thư đã gửi của bạn.
Sắp tới …
Thêm tệp đính kèm vào thư Gmail rất nhanh và tuyệt vời nhất, nếu bạn là loại quên, hệ thống sẽ nhắc bạn. Đó là tin tốt, đặc biệt nếu bạn đã thêm chữ ký tìm kiếm chuyên nghiệp và bạn không muốn làm mình xấu hổ bằng cách quên bao gồm một tệp.
Quan trọng hơn, bây giờ bạn có một sự hiểu biết tốt hơn về các tùy chọn bảo mật có sẵn cho bạn và cách tốt nhất bạn có thể giữ an toàn cho tài khoản của mình đồng thời duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu có giá trị.
Bài học tiếp theo sẽ thảo luận về lời mời và người trả lời kỳ nghỉ để bạn không bao giờ bỏ lỡ một sự kiện quan trọng và bạn có thể cho phép mọi người nhanh chóng biết khi nào bạn ra khỏi văn phòng và khi bạn trở lại.
