TRƯỜNG HƯỚNG DẪN
- Sử dụng mẫu để đảm bảo bố cục và định dạng chung
- Theo dõi các thay đổi được thực hiện cho một tài liệu
- Sử dụng nhận xét để chỉ ra các thay đổi trong tài liệu
- Hạn chế và bảo vệ tài liệu và mẫu
- Phiên bản, so sánh và kết hợp tài liệu
Khi bạn thay đổi tài liệu có “Theo dõi thay đổi” được bật, mọi thay đổi bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ hiển thị dưới dạng đánh dấu màu, mỗi người đánh giá được chỉ định một màu khác.
Văn bản đã xóa không biến mất - nó bị gạch chéo và thêm các dòng chữ được gạch dưới. Điều này cho phép bạn xem tất cả các thay đổi trong tài liệu trước khi đặt chúng vĩnh viễn và chọn chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chấp nhận và từ chối các thay đổi sau trong bài học này.
Trong bài học này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bật tính năng “Theo dõi thay đổi” và sử dụng các chế độ xem khác nhau. Để đảm bảo những người đánh giá khác theo dõi thay đổi của họ, bạn có thể khóa tính năng “Theo dõi thay đổi”. Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện, mỗi thay đổi phải được xem xét. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách chấp nhận và từ chối các thay đổi. Tùy chỉnh tính năng “Theo dõi thay đổi” bằng nhiều tùy chọn có sẵn.
Bật theo dõi thay đổi
Để bật “Theo dõi thay đổi”, hãy nhấp vào tab Đánh giá và nhấp vào “ Theo dõi thay đổi.”
Thay đổi chế độ xem đánh dấu và ẩn các thay đổi được theo dõi
Khi bạn bật “Theo dõi thay đổi”, có nhiều cách khác nhau để xem đánh dấu. Chế độ xem “Tất cả đánh dấu” hiển thị tất cả các bản sửa đổi thực tế trong tài liệu của bạn, như được hiển thị ở trên. Đây là chế độ xem mặc định cho các tài liệu được mở bằng "Theo dõi thay đổi". Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều sửa đổi trong tài liệu, có thể bạn sẽ thấy khó hiểu khi đọc tất cả các bản sửa đổi hiển thị.
Để cải thiện khả năng đọc tài liệu của bạn, bạn có thể sử dụng chế độ xem “Đánh dấu đơn giản”, ẩn các đánh dấu phức tạp. Lưu ý rằng mỗi thay đổi được đánh dấu bằng một thanh dọc ở bên trái của văn bản. Nhấp vào thanh này để chuyển từ chế độ xem “Tất cả đánh dấu” sang chế độ xem “Đánh dấu đơn giản”.
LƯU Ý: Việc chuyển đổi chế độ xem đánh dấu ảnh hưởng đến tất cả các thay đổi được theo dõi trong tài liệu, không chỉ là thay đổi mà bạn đã nhấp vào thanh dọc.
LƯU Ý: Tùy chọn “Không đánh dấu” và “Bản gốc” cũng giúp khi in tài liệu đã đánh dấu các thay đổi trong đó. Nếu bạn ẩn các thay đổi được theo dõi, chúng sẽ không in.
Hiển thị sửa đổi trong Balloons thay vì Inline
Theo mặc định, hầu hết các bản sửa đổi đều hiển thị nội tuyến, với chính văn bản được đánh dấu. Tuy nhiên, bạn có thể chọn hiển thị bản sửa đổi trong bóng bay, điều này sẽ di chuyển hầu hết các sửa đổi vào lề phải. Điều này có thể làm cho tài liệu dễ đọc hơn và các bong bóng cung cấp thông tin chi tiết hơn về một số đánh dấu.
Để hiển thị các bản sửa đổi trong bóng bay, hãy nhấp vào tab "Đánh giá" và sau đó nhấp vào "Hiển thị đánh dấu" trong phần "Theo dõi". Chọn "Balloons" và sau đó "Show Revisions in Balloons" từ trình đơn thả xuống.
